1.1. Algemene beschrijving van het programma.

De bedoeling van deze handleiding is u een leidraad ter beschikking te stellen bij het uitvoeren van taken in Rent+. De meeste taken worden uitgelegd aan de hand van een chronologische beschrijving van de handelingen die u zal verrichten en wat de mogelijke gevolgen zijn. Het is zeker niet de bedoeling om in detail alle vensters te gaan overlopen. Deze handleiding is opgesplitst in 7 grote blokken:

• Inleiding
• Algemene beschrijving van de verhuuradministratie
• Gedetailleerde beschrijving van de dagdagelijkse werking van het programma
• Module logistiek
• Beheer basisbestanden en routines
• Technische bijlage
• Web services

1.1. Description générale du programme

Ce manuel est destiné à vous accompagner dans l'exécution des tâches de Rent+. La plupart des tâches sont expliquées au moyen d'une description chronologique des opérations à affectuer et de leurs conséquences possibles. L'objectif n'est pas de parcourir en détail les différents écrans. Ce manuel se compose de trois grandes parties.

Dans la première partie, vous vous familiariserez avec les sujets suivants:

Les objectifs du programme, expliqués au moyen de la description très générale de l'administration d'une location.

• L'utilisation générale.
• L'agencement de base des écrans.
• La configuration et les paramètres du programme.

La deuxième partie examine en détail la gestion de la location et toutes les tâches qui s'y rapportent.

Enfin, la dernière partie du manuel aborde la mise à jour des fichiers de base et des routine automatiques.

1.2. Technische support

Voor gebruikersvragen en ondersteuning kunt u steeds terecht bij ons support team. Wij staan 24u op 24u en 7 dagen op 7 ter beschikking voor al uw vragen, zowel via e-mail als telefonisch!

Rent+ Support:

email: support@quadronics.odoo.com

Tel:  +32 1 614 06 28

Indien nodig brengen wij een verbinding tot stand met uw PC om u de desbetreffende functionaliteit te tonen of om in te grijpen in de databank bij eventuele problemen.

1.2. Assistance technique

Pour toute question relative à l'utilisation du logiciel ou si vous avez besoin d'assistance, n'hésitez pas à nous contacter. Veillez à regrouper vos questions et à nous les transmettre par télécopie, ou depuis le formulaire disponible sur le site web. Cela nous permettra de préparer nos réponses avant de vous recontacter.

Assistance Rent+:

email: support@quadronics.odoo.com

Tel:  +32 1 614 06 27

En cas de besoin, nous pouvons établir une connexion avec votre PC pour vous montrer la fonctionnalité concernée ou pour intervenir dans la base de données.

1.3. Algemene achtergrond

De basis van Rent+ werd in 1992 ontwikkeld. Sindsdien biedt Rent+ een totaaloplossing voor verhuuradministraties in volgende sectoren:

• Beurs- en feestartikelen
• Kantoormeubilair
• Licht en geluid
• Audiovisueel materiaal
• Informatica materiaal
• ...

Het programma en alle aanvullende applicaties zijn eigendom van Quadronics BV.

1.3. Contexte général

La base de Rent+ a été établie en 1992. Depuis, Rent+ offre une solution pour la gestion de la location dans les secteurs suivants:

• Son, Lumière, Vidéo, Evénementiel
• Accessoires pour salons et festivités
• Mobilier de bureau
• ...

Le programme et les modules suplementaire sont la propriété de Quadronics BV.

1.4. Algemeen woordgebruik

• Artikel: Een artikel is iets dat door uw firma wordt aangeboden om te verhuren of te verkopen. Dit kan zowel een onderdeel zijn, een samenstelling, een commerciële set of zelfs diensten.
• Bon: Als er gesproken wordt over een bon, bedoelen we het document waarop de klantinformatie, de huurperiode en de verhuurde of verkochte artikels worden genoteerd en dit in de meest algemene zin. Een "bon" kan dus lopen van een offerte tot het document dat wordt gebruikt om de verhuur of de verkoop af te sluiten. Vanaf versie 6.46 zijn de mogelijkheden van de verkoopbon uitgebreid.
• Offerte: Een verzamelnaam voor bonnen in de status "offerte" (zonder reservatie in de stock) en Optie (prijsvoorstel met een reservatie in de stock, beperkt tot een verder te bepalen datum).
• Serienummer: Elk onderdeel, waarvan u bijvoorbeeld 5 stuks van bezit, kan op zijn beurt uniek geïdentificeerd worden via een serienummer.
• Magazijn: Een magazijn in Rent+ kan een extra firma zijn, een extra center waaruit u bonnen beheert of een extra magazijn waar enkel materiaal wordt gestockeerd. Deze definities worden door elkaar gebruikt en zijn afhankelijk van de wijze waarop u een magazijn definieert.
• Transponder: Een tag, transponder of emitter is een label dat een signaal uitzend. Dit staat algemeen ook gekend onder de noemer RFID (Radio Frequency Identifier). Dit signaal is uniek voor deze transponder en kan gebruikt worden om een serienummer te identificiëren.

1.4. Terminologie générale

• Entité: Une entité est ce que votre entreprise propose en location ou en vente. Il peut s'agir d'un article du stock, d'un produit composé de plusieurs articles de location, d'un ensemble commercial (set), de services de personnel, de transport ou de ressources.
• Bon: Terme générique utilisé depuis le devis jusqu'à la clôture de l'affaire. Un bon comporte les informations relatives au client, à la période de location et aux entités louées ou vendues quel que soit son l'état d'avancement. Le terme de 'bon' est.
• Dossier: Objet Rent+ qui permet de regrouper plusiers bons. Pour éviter tout confusion, le terme "répertoire" ou "chemin" est employé plutôt que "dossier" quand il s'agit de l'arborescence Windows.
• Devis: Désigne indifféremment les status de bon "Offre" (devis sans réservation) et "Option" (devis avec réservation limitée dans le temps).
• Numéro de série: Identification unique que vous pouvez associer à chaque article de votre stock afin de l'identifier individuellement. Ce numéro peut être associé au n° de série du constructeur.
• Magasin: Dans Rent+, un magasin peut être une société de votre groupe, un service de votre entreprise, un entrepôt supplémentaire dans lequel du matériel est stocké, une subdivision logique destinée à différencier la location et la vente de matériel, ou le catalogue d'un partenaire de sous-location. Ces définitions sont utilisées indifféremment et dépendent de la façon dont vous déffinissez un magasin.

1.5. Technisch woordgebruik

• Bestand: Een bestand is een verzameling van gegevens van hetzelfde type. Denk hierbij aan het klantenbestand, artikelbestand, e.d.
• Chb: Chb staat als afkorting van 'checkbox'. Dit is een aan/uit of Ja/Nee situatie die actief is als het bijbehorend vakje aangekruist staat.
• Record: Een geselecteerd item uit een lijst.
• Item: Een geselecteerde lijn, een record, iets.
• Sleutel of Key: Een sleutel of key is een verkorte naam die uniek aan een klant of een artikel wordt toegekend. Deze biedt de mogelijkheid om snel en op een gestructureerde wijze een code te koppelen aan klanten en artikels. De bedoeling is hier dat men in de verkorte naam snel een geheugensteun vindt voor het soort van artikel of voor de naam die men opzoekt. Bijvoorbeeld voor namen van klanten:
• • C.M.I.S. - CMIS
  • Van De Borre - VDBORRE
  • Garage Paeshuyzen - PAESHUY_G
• Browser: Een browser, of bladerscherm, is een overzicht waar gelijksoortige zaken in worden getoond. Dit overzichtsscherm biedt u dus steeds meer als één item, gesorteerd volgens de keuze van de gebruiker zo mogelijk.
• Modaal: Een functie die u MOET afsluiten voor dat u met een volgende taak kan doorgaan.
• Tabblad: Een tabblad is een deelscherm in een hoofdscherm. Als u in een scherm teveel informatie krijgt om te verwerken, wordt deze informatie opgedeeld in tabbladen. Deze tabbladen hebben in de meeste Windows programma's het uiterlijk van een steekkaart in een fichebak.
• Toolbar: De balk met functieknoppen of functiebar.
• Treeview: Een treeview wordt gebruikt om bij elkaar horende items in een boomstructuur voor te stellen. Deze boomstructuur wordt dan gekenmerkt door een plus of een minteken voor een naam. Een plus teken kan opengeklapt worden waardoor meerdere elementen in deze blok zichtbaar worden. Dit soort object wordt ook gebruikt in de Windows Verkenner.
  

1.5. Terminologie technique

• Fichier: Ensemble de données du même type (ex: clients, articles, etc...).
• Enregistrement: Ensemble de données structurées caractérisant un objet dans une liste.
• Liste: Ecran récapitulatif contenant des éléments similaires. Il comporte donc toujours plusieurs éléments triés ou filtrés lorsque c'est possible selon le choix de l'utilisateur.
• Clé: Codification unique propre à un client ou à un entité. Elle permet d'attribuer rapidement et de manière structurée un code aux clients et aux entités. L'objectif de cette clé es de fournir rapidement un moyen mémotechnique permettant de retrouver l'objet recherché. Examples de clients:
• • C.M.I.S. - CMIS
  • Van De Borre - VDBORRE
  • Garage Paeshuyzen - PAESHUY_G
• Filtre: Un filtre est une restriction apliquée à une collection d'objets. Le filtre a pour effet de limiter les enregistrements visualisés aux critères de filtrage dépendant des objets auxquels ils s'appliquent. Dans Rent+ les filtres sont accessibles par l'icôn de filtrage ou par le raccourci "F8". Depuis la version 6.25, les mécanismes d'application des filtres ont été optimisés pour les clients qui utilisent Advantage Database Server. L'objectif es de diminuer le temps d'application des filtres en reportant en amont le filtrage des données vers le serveur de données plutôt que de laisser Rent+ traiter les critères de filtres.
• Modale: Fonction que vous DEVEZ fermer avant de pouvoir effectuer une autre action.
• Onglet: L'onglet est un élément d'un masque de saisie. Si un écran contient beaucoup d'informations, ces dernières sont réparties sur plusiers onglets. Comme dans la plupart des programmes Windows, ces onglets ont l'aspect de fiches constituant un classeur.
• Barre d'outils: Zone délimitée d'un écran contenant les boutons de fonction ou des icônes.
• Arborescence: L'arborescence est une structure dans laquelle les éléments interconnectés sont représentés sous la forme d'un arbre. Cette structure en forme d'arbre est alors marquée de signes + et - devant chaque nom. La sélection d'un signe + provoque l'apparition des éléments contenus dans ce bloc. Ce type d'objes également utilisé dans l'explorateur Windows.
  

1.6. Systeemvereisten

1.6.1. Lokale installaties

Gezien de aard van de applicatie en de hoeveelheid van controles en transacties die uitgevoerd moeten worden bij de dagdagelijkse verwerking moet men rekening houden met de volgende minimale specificaties:

• Rent+ is bruikbaar op werkposten met Windows 7, 8, 10 en 11. Als u werkposten combineert met Windows moet u steeds de Advantage Database Server (ADS) gebruiken, zelfs al werkt u maar met één post tegelijkertijd.
• Ook het werken via sessies op een Windows server 2012, 2016, 2019 en 2022 wordt ondersteund. Ook hier is een Advantage Database Server (ADS) steeds nodig.
• Vanaf Rent+ versie 6.25 dient de Advantage Database Server (ADS) minimaal versie 11.1 te zijn.
• De ondersteuning voor Windows XP werd beëindigd in april 2014. Zie hiervoor ook de Microsoft LifeCycle Policy.
• Daarnaast is het van belang dat u uw besturingssystemen onderhoudt door systematisch de betreffende Windows updates uit te voeren voor alle essentiële updates die Microsoft ter beschikking stelt. Dit is een vereiste in de dagdagelijkse evoluerende informatica omgeving.

1.6.2. Netwerk installaties

Server:

• Harde schijf: Ultra Wide SCSI of vergelijkbaar.
• Doorvoersnelheid netwerk: 100 Mbit/s. 
• Zodra u een netwerk opbouwt met meerdere gebruikers, ook als deze niet allen Rent+ gebruikers zijn, kan een switch installatie de voorkeur krijgen boven een hub.
• Windows server 2012, 2016, 2019 en 2022.

Werkstations:

• Zie onder 1.6.1.
• Netwerkkaart: 100 Mbit.
• Het gebruik van Rent+ via een draadloze netwerkverbinding (WiFi) is enkel technisch ondersteund indien de toepassing via een terminal sessie wordt gebruikt. Een client/server verbinding via het draadloze netwerk kan beïnvloed worden door het tijdelijk wegvallen van de verbinding of een te lage bandbreedte. Hierdoor kunnen corrupties in de database ontstaan.

1.6.3. Databank software

Vanaf 4 gebruikers is er een noodzaak om een database beheersysteem te installeren. Vanaf drie gebruikers is deze zeker sterk aan te raden. Het gebruik van de databank door meerdere personen tegelijkertijd vraagt immers veel van het besturingssysteem. Om dit in goede banen te leiden, is een installatie van een Advantage Database Server nodig. Deze installatie betreft een gelicentieerde software, waarvoor de prijs afhankelijk is van uw netwerkplatform en van het aantal gebruikers die tegelijk aan het werken zijn. Dit is een noodzaak om de correcte werking van Rent+ te kunnen garanderen. Dit is een rechtstreeks gevolg van de evolutie van de Microsoft producten om zich op te stellen als Applications Servers en niet meer als File Servers. Bestand gebaseerde applicaties zullen in een omgeving waar men met meerdere personen tegelijkertijd werkt op dezelfde documenten niet voldoende ondersteuning meer krijgen vanuit het besturingssysteem.

Rent+ zal bij het opstarten zoeken naar een aanwezige database server. Als deze gevonden wordt, zal die gebruikt worden. Rent+ beheert deze keuze zelf, om de parametrage zo eenvoudig mogelijk te maken. Als er een nood bestaat om toch op te starten zonder databank server, terwijl u wel de beschikking heeft over deze server, zal u eerst deze service moeten stoppen.

Rent+ kan dus probleemloos overschakelen van het werken met of zonder database server. Hierop is één uitzondering. Als u de zoeksleutels heeft aangemaakt op de database server via een bepaalde karakter codetabel (standaard ASCII, DUTCH) en deze instelling is anders tussen het gebruik van een databank server of geen databank server, zullen eerst de zoeksleutels gewist moeten worden voor u kan opstarten.

Als u een heterogene werkpost omgeving gebruikt (verschillende Windows versies), is het gebruik van de Advantage Database Server verplicht, ongeacht het aantal gebruikers. De Windows Operating Systemen zijn niet in staat om de file sharing correct te beheren in zulke gemengde situaties.

Ten slotte zal een licentie van de database motor Advantage Database Server evenals de bijhorende Internet connector noodzakelijk zijn indien men de Rent+ gegevens via web services wil benaderen.

Belangrijk: Vanaf versie 6.25 dient ADS 11.1 of hoger gebruikt te worden.

1.6. Spécifications du système

1.6.1. Installations locales

Etant donné la nature de l'application et la quantité des contrôles et des transactions qui doivent être réalisés dans le cadre des opérations quotidiennes, il faut tenir compte des spécifications minimales suivantes:

Matériel:

• PC Pentium IV 2.4GHz
• 1Go RAM minimum
• Taille de la base de données: de 60 à 150 Mo pour les installations de +/- 10.000 bons par an

Système d'exploitation

Rent+ est utilisable sur des postes de travail utilisant Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10 ou Windows 11. Si les systèmes d'exploitation utilisés par les différents postes de travail postes de travail de votre réseau ne sont pas homogènes (combinaison de différentes versions de Windows), il est toujours nécessaire de fair l'acquisition d'une licence Advantage Database Server, y compris pour une licence 1 utilisateur utilisée depuis différents postes du réseau utilisant des versions de Windows Différentes.

De même, il est nécessaire de faire l'acquisition d'une license Advantage Database Server pour exécuter Rent+ sur un serveur Windows Server 2012, Windows Server 2016, Windows Server 2019 ou Windows Server 2022, comme c'est le cas lors de l'utilisation de Rent+ dans une session Terminal Services.

Rent+ utilise largement la structure de fichier XML pour léchange des données entre les applications. Cette technologie récente n'est pas prise en charge par les anciens systèmes d'exploitation et rend impossible l'utilisation de Windows 95, Windouws 98 ou Windows Me. Le support dus système d'exploitation Windows XP a expiré en avril 2014.

Il est indispensable que vous assuriez la maintenance de votre système d'exploitation par le téléchargement et l'installation des mises à jour de Windows essentielles mises à disposition par Microsoft. C'est une exigence absolue dans un environnement informatique qui évolue quotidiennement.

1.6.2. Installations en réseau

Serveur:

• Disque dur: Ultra Wide SCSI ou de type similaire.
• Vitesse de fonctionnement du réseau: 100 Mbit/s. 
• Dès que vous élaborez un réseau à plusieurs utilisateurs, même si tous n'accèdent pas à Rent+, une installation commutée (par un switch) est préférable à un hub.
• Windows server 2012, 2016, 2019 ou 2022.

Postes de travail:

• Voir point 1.6.1.
• Carte réseau: 100 Mbit.
• L'utilisation de Rent+ par une connexion sans fil (WiFi) est uniquement acceptable à l'intérieur d'une session de type Terminal Server. Une connexion directe aux données par un réseau sans fil, ne garantit pas la permanence de la connexion aux données et risque de corrompre celles-ci en cas d'interruption au cours d'une écriture.

1.6.3. Logiciel de gestion de base de données

L'évolution des produits Microsoft, est de se positionner comme Serveurs d'Applications et non plus implement en tant que Serveurs de fichiers. Les applications basées sur l'utilisation de fichiers partagés ne sont plus supportées par les systèmes d'exploitation Microsoft. En conséquence, il est impératif d'installer le logiciel de gestion de base de données "Advantage Database Server" à partir de 4 utilisateurs. Ce logiciel garantit le bon fonctionnement de Rent+ en prenant en charge le partage des données entre les différents utilisateurs. Ce serveur de base de données est édité par la société Sybase.

L'installation de ce logiciel est recommandée à partir de 2 utilisateurs. Le prix de la licence dépend de votre plate-forme réseau et du nombre d'utilisateurs simultanés.

Il devient impératif d'installer le logiciel de gestion de base de données "Advantage Database Server dans plusieurs cas:

• A partir de 4 utilisateurs simultanés
• En cas d'utilisation de Rent+ sur des ordinateurs utilisant des versions différentes de Windows
• En cas d'exécution de Rent+ sur ordinateur fonctionnant avec un système d'exploitation Windows Server.

Au cour du démarrage, Rent+ recherchera si un serveur de données est disponible sur le réseau. Si celui-ci est trouvé, Rent+ fonctionnera en mode serveur de données. A défaut, Rent+ utilisera un mode d'accès direct aux données. Ce chois est fait automatiquement pour rendre le paramétrage aussi simple que possible. Si vous avez besoin de lancer Rent+ sans serveur de données, et que celui-ci soit installé, ce service doit être arrêté avant le lancement de Rent+

Rent+ peut donc passer sans problème d'un fonctionnement avec ou sans serveur de données. Il sera nécessaire de veiller à un paramétrage similaire des deux mode, faute de quoi la structure des index sera defférente et il sera nécessaire de la récréer avant de basculer d'un mode à l'autre.

Enfin, il sera nécessaire d'installer la licence Advantage Database Server ainsi que le composant Sybase Internet Connector dès qu'on voudra gérer des accès multiples aux données de Rent+ au moyen de Web Services.

Important: A partir de la version 6.25, le serveur de données Advantage Database Server version 11 soit être installé sur le serveur pour que Rent+ puisse fonctionner. La mise à jour du logiciel Advantage Database Server doit être faite avant d'effectuer la mise à jour de Rent+. Faute de quoi, après mise à jour, Rent+ ne parviendra pas se connecter à Advantage Database Server.

1.7. Personaliseren van Rent+

Tijdens de implementatiefase zijn normaal reeds een groot gedeelte van de configuratie instellingen behandeld. Er zijn steeds een aantal opties, die mogelijkerwijze enkel door Quadronics aangepast of ingesteld kunnen worden. Meestal zijn dit de  zaken die ofwel commercieel tot een andere module behoren of die bij wijziging een controle van de databank vragen.

Daarnaast zijn er een aantal functies waarvoor u steeds beroep kan of moet doen op Quadronics en waarvoor wij onze diensten in betalende regie aanbieden, d.w.z. buiten de modaliteiten van het onderhoudscontract:

• Personaliseren van de rapporten of afdrukken. Dit geldt niet enkel voor de lay-out van de offertes, huurcontracten of facturen, maar kan ook voor u van dienst zijn voor extra lijsten of selectiemogelijkheden, of gepersonaliseerde rapporten en statistieken. Dit loopt steeds via het aanvragen van een offerte. U krijgt van ons een prijsbepaling en pas na overeenkomst wordt deze taak uitgevoerd.
• Personaliseren van de security.
• Personaliseren van de synchronisatie met Outlook.
• Personaliseren van de link met uw boekhoudingpakket.
• Bij de opstart van Rent+, het importeren van artikels, klanten, leveranciers en mogelijk andere data.
• Rent+ beschikt over de mogelijkheid om serienummers via RFID te verwerken voor klaarzetten, retour en wachtrij.

1.7. Personnalisation de Rent+

Une grande partie des paramètres de configuration est normalement mise en place à l'occasion de l'installation du système. Il y a toujours un certain nombre d'options dont l'installation ou l'adaption sont éventuellement réservées à votre distributeur Rent+. En général, il s'agit d'éléments qui, soit appartiennent, commercialement parlant, à une autre extension ou qui requièrent un contrôle de la base de données du fait d'une modification.

A cela s'ajoutent plusieurs fonctionnalités qui permettent ou nécessitent l'intervention de votre distributeur Rent+, effectuée dans le cadre de services en régie.

• La personnalisation des rapports ou des impressions, qui ne s'applique pas uniquement à la mise en page des devis, des contrats de location ou des factures, mais également à la mise en forme de listes ou d'extraction d'informations supplémentaires. Le processus passe par une demande de devis que vous adresserez à votre distributeur. Le travail sera exécuté après réception de votre accord éventuel sur la proposition qui vous aura été faite. Tous ler rapports produit par Rent+ utilisent le moteur d'impression SAP Crystal Reports 2013. Les clients quie personnalisent eux-mêmes leurs rapprt devront faire l'acquisition d'une mise à jour du logiciel Crystal Reports en version 2013.
• La personnalisation de la gestion des droits des groupes d'utilisateurs.
• La personnalisation de l'export des contacts Rent+ vers Outlook
• La personnalisation du lien avec le logiciel de compatibilité
• A la mise en place de Rent+, votre distributeur peut vous proposer d'importer vos clients, fournisseurs et vos articles

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