De module logistiek heeft als functie het beheren van de aankopen en inhuringen die bij leveranciers of collega bedrijven worden gedaan. Hier wordt bijgehouden welke bestellingen geplaatst werden, bij welke leverancier op welke datum en voor welke prijs.

In deze menuopties vindt u een overzicht van de lopende aankoopbonnen en inhuurbonnen. Vanuit de overzichten hebt u toegang tot de verschillende functies die u kan toepassen op deze bonnen. Bonnen die volledig zijn afgewerkt, kan u terug vinden in de historiek. 

In deze overzichten maakt u nieuwe bonnen aan, wijzigt u bestaande bonnen of punt u deze af bij levering. Deze overzichten zijn ook te beschouwen als echte werkoverzichten daar u via deze schermen direct zicht heeft op de inhuringen of aankopen die u vandaag moet ontvangen of ophalen en op de inhuringen die u eventueel moet terugbrengen naar uw leverancier.

U kan enkel inhuur- en aankoopbonnen maken voor leveranciers. Een bedrijfsfiche die enkel aangeduid staat als ‘Klant’, kan u niet selecteren bij aanmaak van de inhuur- of aankoopbon.  Inhuringen en aankopen hebben rechtstreeks invloed op uw beschikbaarheid. Afpunten van aankoopbonnen heeft ook een definitieve stockmanipulatie tot gevolg. Het gebruik van het aankoopbeheer via deze module biedt u dus de mogelijkheid om enerzijds uw aankoop te informatiseren en uw kosten te kennen, alsook de stock op te volgen.

Het gebruik van inhuringen en aankopen in Rent+ zelf heeft het immens voordeel dat uw beschikbaarheid van de artikels hiermee rekening kan houden. U bent toch gehouden aan het voeren van een administratie rond dit gebeuren. Een geïntegreerd systeem biedt u als extra op deze handelingen een real-time beïnvloeding van uw beschikbaarheid. U vermijdt hierdoor het gebruik van ongekende huur- of koopartikels. 

4.0.1. Nummering van logistieke bonnen

Een bonnummer wordt automatisch toegekend aan een logistieke bon.  Deze nummering staat los van de huurbonnen.  De nummering wordt evenwel gedeeld door de inhuur- en de aankoopbonnen.  Deze kunnen dus niet hetzelfde bonnummer hebben. 

4.0.2. Overzicht van logistieke bonnen

Het overzicht bevat afzonderlijke lijsten voor de inhuurbonnen, aankoopbonnen en hun respectievelijke historiek.  Deze lijst laat toe om de logistieke bonnen te consulteren en te wijzigen.  Tevens kan hier het materiaal behandeld en de bon afgepunt worden als het materiaal geleverd is of bij inhuur dient teruggezonden te worden.  

Dit overzicht biedt verschillende sorteermogelijkheden, aangeduid door een vette pijl in de kolomnaam:

• S: Commerciële status van de bon:
• • PA: Prijsaanvraag
  • BE: Bestelling
  • AN: Annulatie
  • X: Afgepunt
  • FA: Afgepunt en gefactureerd
• Cr en Wz: Initialen van de gebruiker die verantwoordelijk is voor de creatie en laatste wijziging van de bon
• Uit en In: Blokkeringsdatums van de inhuurbon
• Huurbon: Nummer van gekoppelde huurbon, indien gebruikt

4.0.3. Status van logistieke bonnen

De cyclus van een logistieke bon verschilt van de cyclus van een verhuurbon. Een logistieke bon kan de volgende status hebben :

• Prijsaanvraag: Gelijkaardig aan een verhuurbon, heeft de prijsaanvraag geen invloed op de beschikbaarheid. Ze dient om een aanvraag te doen bij een leverancier. Prijsaanvragen die niet bevestigd zijn, worden gearchiveerd volgens dezelfde instelling in de configuratie als voor de verhuurbonnen. Afkorting PA
• Bestelling: Deze status heeft een directe invloed op de beschikbaarheid van een verhuurartikel. Dit geldt voor de periode bepaald door de blokkeringsdatums. Afkorting BE
• Annulatie: Hiermee kunnen geannuleerde aanvragen en bestellingen aangeduid worden. Deze bonnen hebben vanzelfsprekend geen invloed meer op de beschikbaarheid. De status kan zowel in de bon aangeduid worden via de listbox, als via het menu (Bewerken - Annulatie) in het overzicht. Een geannuleerde bon kan terug actief gemaakt worden, zolang hij niet gearchiveerd is. Geannuleerde bonnen worden tevens gearchiveerd door de routines. Afkorting AN
• Afgepunt: Deze status is het resultaat van het behandelen van de bon. Ze maakt een einde aan de cyclus van de logistieke bon. Na het afpunten kan een logistieke bon niet meer gewijzigd worden. Enkel facturatiegegevens kunnen worden toegevoegd. Afpunten is verschillend voor een inhuurbon en een aankoopbon. Voor een inhuurbon markeert het afpunten het terugbrengen van het materiaal naar zijn leverancier. Voor een aankoopbon duidt het afpunten de levering van de bestelde goederen aan. Afkorting X
• Gefactureerd: Deze status verschijnt als de facturatiegegevens ingevuld zijn. Deze bestaan uit factuurnummer leverancier, datum factuur en een leveranciersreferentie. Deze bonnen worden automatisch gearchiveerd door de routines. Afkorting FA

4.0.4. Inhoud van een logistieke bon

Logistieke bonnen bevatten normaal enkelvoudige artikels, varia-artikels of generische artikels. Vanaf versie 6.23 kunnen ook producten op een logistieke bon gebruikt worden.  Dit laat toe om eerder vanuit het standpunt van een functionaliteit dan vanuit een artikel te werken.  

Het product op een logistieke bon voorziet in de aanpassing van de beschikbaarheid van zijn onderdelen en dus automatisch ook voor het product gebruikt op een verhuurbon.  

Vanaf versie 6.23 is de beschikbaarheid consulteerbaar binnen een logistieke bon met dezelfde aangepaste interface als bij de inhuurbon: onmiddellijk bij overlopen van de kolom 'aantal' en via de functietoets F11.  Per definitie bevat een generisch of een varia artikel geen beschikbaarheid.

Vanaf versie 6.28 is tevens de beschikbaarheid van verkoopartikels consulteerbaar binnen een logistieke bon.  Vanaf deze versie is het echter niet meer mogelijk om een verkoopartikel op een inhuurbon te plaatsen.  Hiervoor dient een aankoopbon gebruikt te worden. 

4.0.5. Koppeling van een logistieke bon aan een inhuurbon

Een logistieke bon kan aan een inhuurbon gekoppeld worden en dit aan zowel een actieve bon als een bon in historiek. Bij het zoeken in het veld huurbon opent zich een overzicht van bonnen. Wanneer de checkbox ‘his’ aangevinkt staat, wordt het historiek overzicht van bonnen getoond.  

Wanneer een logistieke bon gekoppeld wordt aan een inhuurbon, stelt Rent+ voor om de datumgegevens van de inhuurbon over te nemen.  

Bij het bewaren van de logistieke bon verifieert Rent+ telkens of de gekoppelde bon nog actief is of reeds gearchiveerd is.  Indien de bon gearchiveerd is, wordt ‘his’ automatisch aangevinkt.   Wanneer de bon niet meer terug te vinden is, verschijnt de boodschap dat de bon niet meer gevonden kan worden.  Het is aan de gebruiker om te bepalen of de bon dient geannuleerd te worden of om een andere koppeling te maken. 

4.0.5.1 Selectie van artikels bij een gekoppelde inhuurbon

Om de opmaak van de logistieke bon te vergemakkelijken, worden bij een gekoppelde bon als artikelselectie enkel de artikels van de gekoppelde inhuurbon getoond in plaats van de volledige lijst van artikels.   

Het blijft evenwel mogelijk om een artikel uit de volledige lijst toe te voegen, via de menuoptie ‘Acties, bonnen, artikellijst ...’ of via de taakbalklinks 'acties, artikellijst ...'

Voor een logistieke bon gelden vanaf versie 6.23 dezelfde principes van copy/paste, invoegen en multi-selectie bij selectie en wissen van artikels zoals voor de inhuurbon. Ook kunnen de artikels toegevoegd worden door copy/paste vanuit een andere bon. 

Generische artikels, verkoopartikels, varia artikels en producten zijn bruikbaar op een logistieke bon. 

4.1. Aankoopbonnen.

Een aankoopbon is een document van een bestelling die bij een leverancier geplaatst wordt om materiaal aan te kopen.

Elke aankoopbon krijgt automatisch zijn eigen nummer, onafhankelijk van de nummers van de verhuurbonnen, wel rekening houdend met de inhuurbonnen. Een aankoop- of een inhuurbon kan dus niet hetzelfde nummer krijgen. De artikelen die in een aankoopbon voorkomen, worden vanaf de leveringsdatum van die bon, vermeld in de kolom beschikbaarheid op de artikelfiche van dat artikel. Dit gebeurt echter in een aparte kolom: ‘Aank.‘

Het activeren van de module logistiek,  biedt twee extra kolommen aan in het beheer van de beschikbaarheid. Een kolom ‘Inh’ en een kolom  ‘Aank ‘die staat voor de geplande aankopen.  De kolom beschikbaar wordt hierdoor beïnvloed. 

Van zodra de artikelen afgepunt worden, wordt het totaal aantal van deze artikels verhoogd met de aangekochte artikelen.

Een aankoopbon kan afgedrukt worden zoals elke bon in Rent+.

4.1.1. Nieuwe Aankoopbon

Op een aankoopbon wordt de volgende data ingegeven:

• Key en/of naam: Sleutel (code) of naam van de  leverancier (de leverancier moet reeds aangemaakt zijn in de Databank). De leverancier kan dus op twee manieren gezocht worden.
• Contactpersoon: Selectie uit de contactpersonen die bij deze leverancier gekend zijn. Een contactpersoon toevoegen, doe je wel via de leveranciersfiche, niet via het beheer van de aankoopbonnen.
• Besteldatum, leveringsdatum, blokkeringsdatum, transportdatum: De verschillende datums die betrekking hebben op deze bestelling.
• • De besteldatum is informatief en wordt ingevuld met de datum van creatie van de bon.  Rent+ voert geen controles uit op deze datum en deze wordt ook niet gebruikt bij beschikbaarheid of stock berekening.
  • De leveringsdatum is de datum waarop de levering of de exploitatie wordt voorzien.
  • Blokkeringsdatum is de datum vanaf de beschikbaarheid van de artikels berekend wordt, als de bon in status bestelling staat.   De andere statussen hebben geen invloed op de beschikbaarheid.  De blokkeringsdatum is beschikbaar vanaf versie 6.23. (bij vorige versies werd de stockmanipulatie op de transportdatum uitgevoerd).
  • Transportdatum.  Deze is informatief en is toegevoegd aan de transportgegevens onder de tab ‘transport’.  Transportdatum en –uur uit (te interpreteren als datum en uur vanuit de leverancier).
• Type Aankoopbon: U kan ofwel een prijsaanvraag plaatsen ofwel een echte bestelling. Als u een prijsaanvraag plaatst, gebeurt dit zonder stockmanipulatie. Enkel een bestelling heeft invloed op de beschikbare stock.  Vanaf versie 6.23 is ook de status ‘annulatie’ beschikbaar.  Deze heeft ook geen invloed op de beschikbaarheid. 
• Magazijn:Het magazijn dat de beschikking krijgt over dit artikel.
• Huurbon: Eventuele huurbon waarop deze aankoop betrekking heeft. Dit is puur informatief, er bestaat geen directe link tussen de lijnen van de huurbon en deze van de aankoopbon.  De artikels op een aankoopbon verhogen de beschikbaarheid in het algemeen en niet specifiek van de gekoppelde huurbon. Wel kan dan de informatie van de inhuur- of aankoopbon mee worden afgedrukt en kan Rent+ ook voorstellen of de datums van deze bon als leidraad mogen dienen voor de datums van de logistieke bon. 
• Betalingstermijn: Informatie die mee overkomt uit de leveranciersfiche en op de aankoopbon kan gewijzigd worden. 
• Factuurnummer, factuurdatum, referentie leverancier: Info over de factuur en de referenties van de leverancier kunnen ook beheerd worden. Eens een aankoopbon is afgepunt, kan enkel nog de factuurdatum, factuurnummer en referentie gewijzigd worden. Daaronder kan U een referentie invullen voor deze bon (ref.) en ook de verschillende gegevens i.v.m. de factuur van de leverancier. (factuurnummer/referentie/datum)
• Prijsafspraak: Zoals op een inhuurbon, kan u ook voor de aankoopbon een afgesproken prijs bepalen. Als u het vinkvakje afkruist, zal er geen prijs meer berekend worden, maar kan u zelf de totaal prijs, excl. BTW  bepalen. Het totaal bedrag voor deze bon kan hier aangepast worden indien zo’n afspraak bestaat met de leverancier. 

Tabblad Transport:

Hier wordt het leveringsadres ingegeven voor deze artikelen.

U kan aanduiden of het transport door U zelf wordt verzorgd of niet. Zo ja, dan vult Rent+ automatisch het adres in van de leverancier. Zo niet, dan vult Rent+ automatisch het adres in van uw firma. Het ingevulde adres kan nadien nog gewijzigd worden. 

Tabblad Artikelen:

De artikelen die U wenst aan te kopen kan U hier registreren op dezelfde manier zoals bij een verhuurbon.

Opgelet: de artikelen moeten reeds bestaan in uw databank, U kan hier geen nieuwe artikelen creëren. In de kolom met hoofding ‘IN’ houdt U bij of een artikel reeds geleverd werd of niet. Deze kolom gebruikt u niet bij het aanmaken van de aankoopbon, U gebruikt deze enkel bij het wijzigen of afpunten van de bon. 

Selectie artikels na keuze van de leverancier:

Als u eerst een keuze hebt gemaakt van de leverancier, zal Rent+ voor elk artikel de mogelijke laatste aankoopprijs voorstellen. De leveranciersinformatie wordt ingevuld in de kolommen van de browser met de hoofdingen ‘Art. ref’, ‘Artikelnaam’, ‘Prijs Aank.’, ‘Percentage korting’ en de datum laatste aankoop. Deze zones kunnen niet gewijzigd worden en worden opgehaald uit de artikelfiche. 

4.1.2. Wijzigen van een aankoopbon

Zolang een bon niet afgepunt is, kan om het even welk gegeven wijzigen, zelfs de leverancier. Als een bon is afgepunt, kan u enkel nog informatie met betrekking tot de factuur van de leverancier wijzigen. Factuurnummer, referentie leverancier en de datum van de factuur.

De eerste kolom onder de kolomhoofding ‘In’ kan enkel beheerd worden tijdens het afpunten. Bij een gewone wijziging staat deze functie niet ter beschikking. 

4.1.3. Afpunten van artikelen aankoopbon

Van zodra bepaalde artikelen geleverd of door U zelf werden opgehaald kan U deze afpunten. U kan dit op twee manieren:

Dit kan vanuit het bonoverzicht, via het menu “bewerken” en keuze “afpunten” of via de knop in de werkbalk.

U kan direct alle artikels afpunten door de actie ‘Alles afpunten’ te selecteren. Ofwel geeft u in de kolom ‘In’ de aantallen in die reeds binnenkomen.  Deze kolom staat enkel ter beschikking als u de bon hebt geopend voor afpunten. 

Tijdens het afpunten kunnen de bestelde aantallen niet meer gewijzigd worden.  Wel kunnen de prijzen nog worden aangepast.

Als de levering volledig is, kan de bon in één beweging worden afgepunt via het actie menu. Als de levering onvolledig is, dienen de ontvangen artikels aangeduid in de kolom ‘In’.

Als U de bon registreert met afgepunte artikelen wordt er automatisch een nieuwe bon gecreëerd met de resterende artikelen. Op de bon met de reeds afgepunte artikelen kunnen vanaf dan de artikelen niet meer aangepast worden.

Het afpunten dient vanaf nu te gebeuren op de nieuw gecreëerde bon.

In het veld: backorder vindt U altijd het bonnummer van de voorgaande of volgende gerelateerde aankoopbon terug.

Van zodra de artikelen afgepunt worden, wordt het totaal aantal van deze artikels in de artikelfiche verhoogd met het aantal van de aangekochte artikelen. Uw beschikbaar aantal blijft dus gelijk, tenzij uw leveringsdatum wijzigt, maar de aantallen die u zag staan in de kolom ‘Aank’ verdwijnen en het aantal in de kolom '#st' van het startaantal wordt vanaf leveringsdatum verhoogd. Vanaf dat moment maken deze artikels effectief deel uit van uw stock.

4.2. Inhuurbon

Een inhuurbon is een bon die bijhoudt welke artikelen U heeft ingehuurd bij een leverancier voor een bepaalde periode.  Elke Inhuurbon krijgt zijn eigen nummer, onafhankelijk van de verhuurbonnen, maar niet van de aankoopbonnen. Inhuurbonnen, zullen dus nooit dezelfde nummer krijgen als een aankoopbon. 

Een inhuurbon kan huur- of varia artikels bevatten.  Verkoopartikels zijn uitgesloten op de inhuurbon vanaf versie 6.28, dit om de beschikbaarheid van verkoopartikels correct te kunnen berekenen. 

Voor de artikels die op deze bon voorkomen wordt de beschikbaarheid aangepast voor de periode die

ligt tussen beide blokkeringsdatum.   U vindt dit aantal terug in de kolom ‘Inh’ bij de tab beschikbaarheid voor dit artikel en ook bijgeteld bij het aantal beschikbaar voor deze periode.

4.2.1 Nieuwe inhuurbon

Een inhuurbon is bijna identiek aan een aankoopbon, hieronder worden enkel de velden besproken die verschillend zijn.

• Inhuurperiode, blokkeringsdatums, transportdatums: De inhuurperiode bepaald het begin en het einde van de exploitatie van het ingehuurde materiaal. De blokkeringsdatums bepalen de beschikbaarheidsperiode van het ingehuurde materiaal. Vanaf versie 6.23 hebben de transportdatums geen invloed meer op de beschikbaarheid van het ingehuurde materiaal.    Zij dienen enkel nog om de transportinformatie van het materiaal aan te duiden.  Deze informatie is nu gegroepeerd onder de tab ‘transport’.
• Gebruiker: De initialen van de Rent+ gebruiker verantwoordelijk voor deze bon.   Tevens kan een gebruiker verantwoordelijk voor de levering en de retour van het ingehuurde materiaal aangeduid worden.  Deze informatie wordt door Rent+ niet automatisch ingevuld. De verantwoordelijke voor het transport is per definitie niet dezelfde als de gebruiker die de bon opmaakt. 

4.2.1.1. Kolommen inhuurbon

Tab artikels.  Deze tab bevat de details van de inhuurbon.

Informatie betreffende de artikels op de inhuurbon

Prijsinformatie, inhuurprijs, kortingspercentage en eindbedrag met korting en aantal verrekend Artikelinformatie zoals gekend bij de leverancier van het artikel.  Deze informatie is afkomstig van de laatste bestelling geplaatst bij deze leverancier.  Deze informatie is beschikbaar onder de tab leverancier van de artikelfiche. 

Vanaf versie 6.23 is het ‘aantal op bon’ toegevoegd.  Dit verwijst naar het aantal van dit artikel gebruikt op een gekoppelde bon. De beschikbaarheid is tevens consulteerbaar op de inhuurbon wanneer de kolom ‘aantal’ geselecteerd wordt.  In dit scherm is ook het aantal inhuur en aankoop toegevoegd.  Via F11 kan tevens het volledige scherm van beschikbaarheid opgeroepen worden.

4.2.1.2. toegang tot de gekoppelde bon vanuit de inhuurbon

Vanaf versie 6.23 is de gekoppelde bon toegankelijk vanuit de inhuurbon via de lijst van acties: ‘open gekoppelde huurbon’.   Dit laat toe om de inhuurbon te consulteren en gegevens te kopiëren en vervolgens te plakken in de inhuurbon.  Enkel de actuele bonnen kunnen op deze manier geopend worden, niet de bonnen in historiek.

4.2.2. Wijzigen van een inhuurbon

Zolang een bon niet afgepunt is, kan om het even welk gegeven gewijzigd worden, inclusief de leverancier. Als een bon is afgepunt, kan u enkel nog informatie met betrekking tot de factuur van de leverancier wijzigen. Factuurnummer, referentie leverancier en de factuurdatum.

4.2.3 Afpunten van artikelen inhuurbon

Afpunten van artikelen gebeurt op identiek dezelfde wijze als bij een aankoopbon.  Deze handeling dient te gebeuren bij het terugbrengen van de ingehuurde artikels bij de leverancier. 

Er worden hier echter geen permanente aanpassingen gedaan van het stockaantal in de artikelfiche, de verhoging van het aantal beschikbaar geldt enkel voor de inhuurperiode.

4.2.4. Het beheer van de inhuurbonnen

Inhuurbonnen verwachten wel een consequent beheer qua terugbrengen van materiaal. In dit overzicht hebt u zicht op alle lopende inhuringen. Het is belangrijk dat u hier de zone ‘Datum terug’ in respecteert, want anders zullen uw inhuringen langer lopen dan u heeft afgesproken met uw leverancier. 

4.3. Historiek

Zowel de aankoopbonnen als de inhuurbonnen worden automatisch naar een historiek lijst overgebracht gedurende de nachtroutines. Op voorwaarde dat ze volledig zijn afgepunt.

We kunnen deze historiek bonnen terugvinden in twee verschillende overzichten: historiek aankoopbonnen en historiek inhuurbonnen

Daar de mogelijkheden in beide overzichten gelijk zijn, behandelen we ze hier samen. In beide schermen staan de volgende functies ter uwer beschikking: 

• Opzoeken en raadplegen van de gemaakte bonnen.
• Afdrukken van een bon.
• Kopiëren van een bestaande bon om een nieuwe aan te maken.
• Filteren van dit overzicht per magazijn (firma)
• Verwijderen van een bon uit de databank

L’extension logistique a pour fonction de gérer les commandes fournisseurs d'achats et de sous-locations. Il permet le suivi des commandes qui ont été passées, des fournisseurs de ces commandes, des dates et des prix commandés.

Les bons de sous-location et d’achat peuvent uniquement être rattachés à des fournisseurs. Il ne sera pas possible de sélectionner une société pour laquelle seul le statut "Client" a été coché.

Les commandes d'achat et de sous-location ont une influence directe sur la disponibilité du matériel. Le pointage des bons d'achat aura pour conséquence d'enregistrer un mouvement de stock lors du pointage de la réception du matériel. L'utilisation de la gestion des achats par cette extension donne donc la possibilité de connaître vos coûts d'achats et de faire un suivi informatisé des entrées en stock.

4.0.1 Numérotation des bons logistiques

Un n° de commande est automatiquement affecté à la création du bon logistique. La numérotation des commandes fournisseur est indépendante de vos propres bons client. Elle est partagée par les bons d'achat et de sous-location. Un bon d'achat et un bon de sous-location ne pourront donc jamais porter le même numéro.

4.0.2 Listes des bons logistiques

Ce menu contient les listes des bons d'achat et des bons de sous-location en cours et en historique. Ces listes vous donnent accès aux différentes fonctions utilisables pour chaque type de commande. Les commandes fournisseur qui ont été complètement traitées peuvent être retrouvées dans leurs historiques respectifs. 

Les listes de commandes en cours permettent de créer et de modifier les commandes ainsi que de les pointer quand le matériel a été livré ou restitué. Ces listes sont conçues pour être un outil de travail qui donne une visibilité immédiate sur les sous-locations et les achats avec leurs dates de livraison - et de restitution au fournisseur concernant les souslocations.

Colonnes ajoutées aux listes de bons logistiques afin d’en faciliter le suivi en version 6.23 : 

• Statut: Initiales du statut du bon logistique (DP: Demande de prix / CO: Commande / AN: Annulation / X: Pointé / FA: Pointé et Facturé)
• Créateur: initiale du créateur du bon
• Modificateur: initiales du dernier modificateur du bon
• Dates de blocage du bon logistique

Les listes de bons logistiques peuvent être triées 

• Par n° de bon logistique
• Par fournisseur
• Sur le bon rattaché au bon logistique
• Sur les dates de blocage
• Sur les dates de transport 

La plupart de ces critères sont accessible par les entêtes de colonnes et l’écran de tri <F4>

Pour une raison technique liée à la définition des heures, le tri sur les dates de transport est uniquement accessible depuis l’écran de tri

4.0.3 Statuts des bons logistiques

Le cycle d’un bon logistique est différent du cycle d’une affaire. Les bons logistiques peuvent avoir les statuts suivants : 

• Demande de Prix: Tout comme l’offre dans le cycle des affaires, la demande de prix n’a pas d’incidence sur la disponibilité des articles de location. Elle est destinée à mémoriser une demande faite à un fournisseur.  Les demandes de prix qui n’ont pas été confirmées seront archivées lors des routines de nuit après dépassement de la date de début d’exploitation et expiration du délai d’archivage défini dans la configuration. Ces bons apparaitront avec les initiales « DP » dans la liste des bons logistiques.
• Commande: Le statut « Commande » a une incidence directe sur la disponibilité générale d’un article de location en venant enrichir la quantité disponible à partir de la date de début de blocage. Ces bons apparaitront avec les initiales « CO » dans la liste des bons logistiques.
• Annulation: Ce statut est destiné à mémoriser les commandes fournisseurs qui ont été annulées. Un bon logistique dans ce statut n’a aucune incidence sur la disponibilité des articles de location. Ce statut peut être sélectionné lors de la modification du bon par sélection dans la liste des statuts ou depuis la liste des bons logistiques dans le menu « Edition ». Il est possible de réactiver un bon logistique en statut « Annulation » tant qu’il n’a pas été archivé dans l’historique. Ces bons apparaitront avec les initiales « AN » dans la liste des bons logistiques. Ces bons seront archivés par les routines de nuit après dépassement de la date de début d’exploitation et expiration du délai d’archivage défini dans la configuration.
• Pointé: Ce statut est le résultat d’une opération de comptage. Il met fin au cycle d’exploitation d’un bon logistique. Un bon logistique n’est plus modifiable après pointage. Après pointage du bon logistique, seules les données de facturation restent modifiables dans un écran limité. Le sens de l’opération de pointage est différent pour une sous-location ou pour un bon d’achat.   - Pour une sous-location, il marque la restitution du matériel au fournisseur. Pour un bon d’achat il marque la réception du matériel par le magasin. A partir de la version 6.23, un paramètre permet de maintenir les bons logistiques pointés dans la liste des commandes en cours tant que les données de facturation fournisseur n’ont pas été remplies. Ces bons apparaitront avec les initiales « PT » dans la liste des bons logistiques. Un bon logistique en statut « Pointé » sera automatiquement archivé par les routines de nuit après expiration du délai d’archivage.
• Facturé: Ce statut apparait automatiquement si les données de facturation d’un bon « Pointé » ont été remplies. Les données de facturation fournisseur se limitent à un n° de facture fournisseur et une date de facture fournisseur. Avant pointage, il est possible de saisir les données de facturation dans l’écran de saisie du bon logistique. Un commentaire facultatif peut être saisi pour compléter les informations da facturation fournisseur.  Ces bons apparaitront avec les initiales « FA » dans la liste des bons logistiques. Ces bons seront archivés par les routines de nuit après expiration du délai d’archivage défini dans la configuration.

4.0.4 Contenu des bons logistiques

Avant la version 6.23, les bons logistiques pouvaient uniquement contenir des articles simples du stock, des articles divers définis et des articles génériques. Depuis la version 6.23, il est possible d’ajouter des produits de location dans des bons logistiques et d’améliorer la cohérence des commandes fournisseur en raisonnant en fonction plutôt qu’en composant.

L’ajout d’un produit dans un bon logistique de sous-location ou d’achat augmente la disponibilité des différents composants du produit et par conséquent du produit auquel ils sont rattachés.

Depuis la version 6.23, La disponibilité est consultable dans les bons logistiques pendant et après la sélection des entités. Comme dans les bons, un pop-up de disponibilité est affiché au survol de la colonne « Quantité » des différentes lignes du bon. Comme dans les autres bons seule la disponibilité des articles de location référencés est prise en compte. Par définition, la disponibilité d’un article « générique » n’est pas connue.

A partir de la version 6.28, la disponibilité des articles de vente est également consultable lors de la rédaction des bons logisriques.

Pour garantir une bonne gestion des mouvements de stocks lors du pointage, il n’est plus possible de mettre un article de vente dans un bon logistique de sous-location à partir de la version 6.28.

4.0.5 rattachement d’un bon logistique à une affaire

Un bon logistique peut être rattaché à un bon des « Affaires en cours » ou de l’ « historique des bons »

Le rattachement d’un bon est fait par sélection du bon dans la liste des bons en cours. Si la case « His » est cochée, la sélection affiche la liste des bons de l’historique afin de permettre un rattachement tardif à une affaire déjà archivée.

Lors du rattachement du bon, RENT+ propose d’utiliser les dates du bon rattaché dans le bon logistique.

Lors de toute modification du bon logistique, RENT+ vérifiera si le bon rattaché est encore dans les affaires en cours ou s’il a été entretemps archivé dans l’historique. Si c’est le cas, la case « His. » sera automatiquement cochée.

Si le bon rattaché n’est trouvé ni dans l’en-cours d’affaires ni dans l’historique, RENT+ affichera le message « Bon inexistant » lors de l’enregistrement du bon et interrompt l’enregistrement du bon. Il revient à l’utilisateur de prendre la décision d’annuler le bon logistique ou de sélectionner un autre bon à rattacher au bon logistique.

4.0.5.1 Sélection des articles dans un bon logistique rattaché à une affaire

Afin de faciliter la rédaction des commandes fournisseur, dès qu’un bon logistique est rattaché à un bon, la sélection est proposée dans les articles du bon plutôt que dans la liste générale des articles. Il reste possible d’ajouter un article provenant de la liste générale en sélectionnant « Liste des articles » dans la barre de tâches afin de traiter des cas marginaux.

Comme pour le contenu des affaires en cours, il est possible de faire des sélections multiples de lignes dans un bon logistiques en vue de les Couper/Copier – Coller/Insérer dans le même bon ou dans un autre bon ou de supprimer une collection de lignes d’un bon logistique en une seule opération.

Il est possible d’insérer des lignes dans un bon logistique.

Les articles génériques de location, de vente et de service sont utilisables dans les bons logistiques.

Un bon logistique peut être rempli par saisie directe ou par « collage » après une opération « Copier » effectuée dans les lignes d’un autre bon.

Le principal avantage de l'utilisation des sous-locations et des achats dans RENT+ est la prise en compte dans le calcul de la disponibilité des articles. Elle nécessite cependant une gestion de ces commandes. Un mécanisme intégré prend en compte en temps réel ces actions dans le calcul de vos disponibilités. Cela vous évite d'avoir à utiliser des articles de location et d'achat non référencés.

L'activation de l’extension logistique fera apparaître deux colonnes supplémentaires dans les différents aperçus de disponibilité. Une colonne "S-loc" pour les sous-locations en cours et une colonne "Ach." Pour les achats en cours. Voir les explications détaillées ci-dessous 

4.1. Bons d'achat

Un bon d'achat est un document de commande pour l'achat de matériel de location, de matériel de vente ou de prestation chez un fournisseur.

Les articles présents sur les bons d'achat apparaîtront dans la colonne "Achat" dans les différents aperçus de disponibilité jusqu'au pointage de leur livraison. 

La quantité en stock sera augmentée de la quantité réceptionnée au fur et à mesure du pointage de la réception des articles commandés.

Comme n'importe quel bon RENT+, il est possible d'imprimer des documents spécifiques aux bons d'achat. Ces documents peuvent être personnalisés selon vos besoins.

4.1.1. Création de bon d'achat

Les données suivantes peuvent être saisies sur un bon d'achat :

• Clé/Nom: Clé / nom du fournisseur. Le fournisseur doit être créé dans la base de données des fournisseurs. Le fournisseur peut être recherché indifféremment pas sa clé ou par son nom.
• N° Bon:​ N° du bon d'achat
• Contact: Sélection du contact fournisseur à rattacher à la commande. Le contact doit être ajouté depuis la fiche fournisseur. Il ne peut pas être créé à partir du bon d’achat.
• Date de commande: ​Date à laquelle la commande (ou la demande de prix) est réputée avoir été passée. Cette date est modifiable sans contrôle par RENT+. Ce champ est rempli par défaut avec la date du jour lors de la création du bon. RENT+ ne fera plus de modification par la suite. La date de commande est fournie à titre indicatif. Elle n’a pas d’incidence que la disponibilité ou les quantités en stock.
• Exploitation: Date à partir de laquelle le matériel doit être exploité
• Blocage: ​Date à partir de laquelle sera calculée la disponibilité des articles du bon d’achat en statut « Commande ». Rappel : Les demandes de prix et le bons d’achat annulés n’ont aucune incidence sur la disponibilité.
• Type de bon d'achat: Les 3 types sélectionnables sont : Demande de prix, Commande et Annulation. Au contraire d’une commande, une demande de prix ou un bon d’achat en statut. « Annulation » n’aura pas d’incidence sur la disponibilité et ne génèrera pas de mouvement de stock lors du pointage. 
• Magasin: Initiales de la société qui est à l'origine de la commande.
• Bon de loc: N° de l'affaire qui est rattaché au bon d'achat. Ce rattachement est purement administratif, il n'existe pas de lien direct entre les lignes du bon rattaché et les lignes du bon d'achat. Les quantités commandées sur le bon d'achat augmentent la disponibilité générale des articles et non spécifiquement celles du bon auquel il est rattaché. Ce lien permet cependant d'imprimer les commandes rattachées à une location ainsi que les dates de transport sur les bons de préparation. Un mécanisme de recherche permet de sélectionner le bon à rattacher dans la liste des affaires en cours.
• Conditions de règlement: Cette information provient de la fiche fournisseur et peut être modifiée pour chaque bon d’achat. 
• Réf: Référence de la commande que vous adressez à votre fournisseur.
• N° Facture Fournisseur / Réf Facture Fournisseur / Date Facture fournisseur: Ces informations permettent d'enregistrer de manière simplifiée les données de facturation du fournisseur. Il est encore possible d'enregistrer ces informations après pointage du bon d'achat, mais il ne sera plus possible de les saisir après archivage du bon d'achat dans l'historique des bons d'achat.
• Forfait: Comme pour le bon de sous-location, il est possible de spécifier un montant forfaitaire pour un bon d’achat. Si cette case est décochée, le total du bon ne sera plus recalculé en fonction du contenu du bon d’achat. Le montant total devra être rempli en fonction de la négociation faite avec votre fournisseur.

Onglet Transport:

Cet onglet contient l'adresse à laquelle doivent être livrés / enlevés ces articles. A droite de l'adresse, un bouton radio permet d'indiquer si le transport sera assuré par vos soins

• Si oui: RENT+ remplit alors automatiquement le cadre d'adresse avec celle de votre fournisseur.
• Si non: RENT+ remplit alors automatiquement le cadre d'adresse avec l'adresse du magasin rattaché à la commande.

Vous avez cependant la possibilité de remplacer l'adresse proposée par RENT+ par une autre adresse. 

Onglet Articles:

Liste des articles commandés. Les champs de cette liste sont similaires à celle d'un bon.

• "Ret": Ce champ n'est pas destiné à être utilisé à la création du bon d'achat. Il permet de faire le pointage des articles qui ont été réceptionnés. 

Attention: Les articles commandés doivent exister dans la base de données. Il n'est pas possible de créer de nouveaux articles depuis cette liste.

Sélection des articles après sélection du fournisseur. 

Si le fournisseur est rattaché au bon d’achat avant la sélection des articles, RENT+ proposera pour chaque article sélectionné les dernières données de prix connues pour ce fournisseur (Prix, remise et date de dernier enregistrement) Ces données proviennent des fiche entité et ne sont pas modifiables. Les données fournisseur pour le bon d’achat sont remplies dans les champs "Ref Fournisseur" et "Désignation fournisseur", ‘Prix Achat’ et "% remise" 

4.1.2. Modification d'un bon d'achat

Toutes les données du bon d'achat – y compris le fournisseur peuvent être changées tant que la réception du matériel n'a pas été pointée. Après pointage du bon d'achat, seules les données de facturation du fournisseur pourront être remplies. (Voir ci-dessus) La colonne avec l’entête “Ret” peut uniquement être remplie lors du pointage. Elle n’est donc pas accessible pendant la modification du bon d’achat 

4.1.3. Pointage des articles / du bon d’achat

Le pointage de la réception des articles du bon d’achat peut être fait dès qu'une partie des articles a été livré ou enlevé. Ce pointage peut être effectué par la fonction "Pointage" du menu "Edition".

Cette fonction ouvrira le bon d’achat pour effectuer le pointage.

A cette étape, les quantités commandées ne sont plus modifiables. Les données de prix peuvent encore être adaptées.

• Si la livraison est complète, vous pouvez pointer le bon en une seule opération par la sélection de l’action "Pointer le bon en totalité" dans le menu Actions de la barre de tâches.
• Si la livraison est incomplète, vous pouvez également indiquer uniquement quantités réceptionnées pour chaque article du bon dans la colonne "Ret.". 

A l'enregistrement du bon d'achat, un bon de reliquat sera automatiquement créé avec les articles restant à fournir. Le bon contenant les articles pointés ne pourra plus être modifié.

A partir de ce moment, le pointage sera fait sur le bon de reliquat.

Le champ "Reliquat de" contient le n° du bon dont provient le bon d'achat.

Dès qu'un article est pointé, sa quantité en stock est augmentée de la quantité pointée. La quantité disponible reste la même à moins que la date de réception soit antérieure à la date de livraison prévue, mais la quantité qui a été pointée est déduite de la colonne "Achat" en proportion de l'augmentation de la colonne "Stock" à partir de la date du pointage. 

4.1.4. Recherche dans la liste des bons d’achat

Les mécanismes de recherche sont les mêmes que partout ailleurs dans RENT+. Des critères de recherche indexés ont été ajoutés en version 6.18 pour les bons logistiques.

La fonction de recherche (F2) permet de rechercher un bon d’achat à partir des critères suivants : 

• N° bon / Doc: Numéro du bon d’achat
• N° bon rattaché: N° de l’affaire rattachée au bon d’achat.
• Clé: Clé du fournisseur rattaché aux bons d’achat.  - Nom : Nom du fournisseur.
• Date de livraison: Date de début d’exploitation convenu avec votre client.
• Date de transport: Date d’enlèvement / de livraison convenue avec votre fournisseur.

4.2. Bons de sous-location

Un bon de sous-location est un document de commande qui contient des articles loués chez un fournisseur pour une période définie.

Un n° de commande est automatiquement affecté à chaque bon de sous-location (évidemment indépendant de vos propres bons client). La numérotation des commandes fournisseurs est partagée par les bons d'achat et de souslocation. Un bon d'achat et un bon de sous-location ne pourront donc jamais porter le même numéro. 

Un bon de sous-location peut contenir des articles de location, des produits de location ou des articles divers (services, personnel, transport, ressources).

La sélection d’articles de vente référencés n’est pas autorisée sur un bon de sous-location de manière à ne pas fausser le calcul de disponibilité et la mise à jour des quantités en stock lors du pointage du bon de sous-location.

Les articles présents sur les bons de sous-location viendront augmenter la disponibilité de vos articles de location pendant la période comprise entre les dates de blocage. La quantité sous-louée apparaîtra dans la colonne "S-L" des différents aperçus de disponibilité. 

4.2.1 Création d'un bon de sous-location

La création d'un bon de sous-location est similaire à celle d'un bon d'achat. Seuls les champs supplémentaires seront décrits ci-dessous.

• Dates d'exploitation: Ces deux dates déterminent la période d'exploitation du matériel communiquées au fournisseur (début et fin d'exploitation).
• Dates de blocage: Comme dans une affaire, les dates de blocage définissent la période d’indisponibilité du matériel
• Dates et heures de transport: Depuis la version 6.23, les dates de transport n’ont plus d’incidence sur la disponibilité Elles sont uniquement destinées à indiquer les dates et heures d'approvisionnement et de restitution du matériel. A cette occasion, elles ont été déplacées dans l’onglet transport du bon de sous-location. 
• Utilisateur: Initiales de l'utilisateur responsable de la sous-location. Vous avez la possibilité de spécifier également les initiales de l'utilisateur responsable de la restitution du matériel. NB : les initiales ne sont pas automatiquement remplies par RENT+ du fait que le responsable de la sous-location n’est pas par défaut le rédacteur du bon de sous-location.

4.2.1.1 Colonnes du contenu bon de sous-location

Onglet « Articles »

Cet onglet contient le détail du bon de sous-location  On y retrouve : 

• Les informations concernant les entités du bon de sous-location: Clé / Référence / Désignation
• Des données de prix de sous-location prix unitaire / Pourcentage de remise / Montant remisé
• Les données articles connues chez le fournisseur rattaché au bon de sous-location.  Ces données proviennent de la dernière commande passée chez ce fournisseur.  Elles sont consultables depuis l’onglet « Fournisseur » de la fiche article.
• • Référence et désignation de l’article (ou d’un article équivalent) chez le fournisseur
  • Dernier prix de sous-location, dernière remise obtenue chez ce fournisseur
  • Date de dernière commande de sous-location de cet article chez ce fournisseur
• Données relatives à l’utilisation de l’article: La colonne « Qté bon » a été ajoutée en version 6.23. Elle indique la quantité utilisée sur le bon rattaché au bon de sous-location. Par 

Depuis  la version 6.23, la disponibilité des articles de location est consultable depuis les bons logistiques

Le pop-up de disponibilité est affiché:

• lors de la sélection des articles
• en positionnant le curseur sur la colonne « Qté » des lignes du bon

Cet écran a été enrichi avec les quantités en sous-locations en achat pour la période de disponibilité concernée. 

Depuis la version 6.23, la touche de fonction <F11> de votre clavier fait apparaitre un écran détaillé de la disponibilité de l’article sélectionné.

4.2.1.2 Accès au bon rattaché depuis le bon de sous-location

Un accès au bon rattaché a été ajouté dans la barre de tâche des bons logistiques. 

Il facilite les opérations de “Copier / Coller” entre le bon et le bon de sous-location.

L’ouverture du bon rattaché depuis le bon logistique est toutefois limité aux bons qui se trouvent dans « Affaires en cours »

4.2.2. Modification d'un bon de sous-location

Toutes les données du bon de sous-location – y compris le fournisseur peuvent être changées tant que le bon n'a pas été pointé. Après pointage du bon d'achat, seules les données de facturation du fournisseur pourront être remplies. (reportez-vous au bon d'achat pour plus de détails)

4.2.3 Pointage des articles / du bon de sous-location

A la différence du bon d’achat, le pointage du bon de sous-location est fait lors de la restitution du matériel au soustraitant.

Le pointage des articles se fait de la même manière que pour le bon d'achat.

A la différence du bon d'achat, la disponibilité du matériel dans le stock est augmentée uniquement pour la période de sous-location définie.

4.2.4. Gestion des bons de sous-location

Les bons de sous-location nécessitent une gestion conséquente en ce qui concerne la restitution du matériel. La liste des bons de sous location affichent toutes les sous-locations en cours. Il est important de surveiller le champ "Date Retour" pour que vos sous-locations ne se prolongent pas au –delà de la période convenue avec le fournisseur.

4.2.5 Recherche dans la liste des bons de sous-location

Les mécanismes de recherche sont les mêmes que partout ailleurs dans RENT+. 

La fonction de recherche (F2) permet de rechercher un bon de sous-location à partir des critères suivants : 

• N° bon / Doc: Numéro du bon d’achat
• N° bon rattaché: N° de l’affaire rattachée au bon d’achat.
• Clé: Clé du fournisseur rattaché aux bons d’achat.  - Nom : Nom du fournisseur.
• Date de livraison: Date de début d’exploitation convenu avec votre client.
• Fin loc: Date de fin d’exploitation de la sous-location.

4.3. Historique des bons d'achat et de sous-location

Les bons d'achat et de sous-location pointés seront archivés dans leurs historiques respectifs au cours des routines de nuit à condition qu'ils aient été complètement pointés.

Les bons d'achat et de sous-location sont archivés dans deux historiques séparés.

Les possibilités des deux listes étant similaires, elles seront traitées ensemble ci-dessous : 

Les fonctions suivantes sont disponibles dans les deux listes : 

• Recherche et consultation des bons archivés.
• Impression d'un bon.
• Création d'un bon à partir des données d'un bon archivé. (duplication)
• Filtrage par magasin de rattachement. 
• Suppression d'un bon archivé

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