In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan het onderhouden van alle basisbestanden zoals de klanten en de leveranciers en aan extra hulpmiddelen naar de organisatie.

5.1. Diensten

Onder de diensten vindt u het bestandsbeheer terug in de letterlijke zin van het woord. Vanuit de menuoptie ‘Diensten’ onderhoudt u het klantenbestand, het leveranciersbestand en de extra tabellen die reeds besproken zijn in hoofdstuk 2.5. 

De resterende zaken komen in dit hoofdstuk aan bod. 

5.1.1. Lijsten

Onder lijsten vindt u een aantal rapporten terug. Deze rapporten zoals een stocklijst of een overzicht van de groep- en familiestructuur kunnen eenvoudig door Quadronics bijgemaakt en aangepast worden en ter beschikking gesteld worden vanuit deze menuoptie. Dit zijn allen lijsten die geen enkele of een beperkte vraag of selectie van de gebruiker verwachten. Er staan een aantal standaard lijsten ter beschikking. Extra lijsten of mogelijkheden worden door Quadronics in regie aangeboden.

5.1.2. Werkvoorbereiding

Hier vindt u de werklijsten terug waarmee de logistiek een controle blijft uitvoeren over alle probleemsituaties die zich kunnen voordoen in verband met de beschikbaarheid van artikels. Van deze lijsten zijn er twee die geen selectie op datum verwachten. De andere lijsten verwachten van de gebruikers een datum selectie van - tot.  Al deze lijsten kunnen ofwel naar de printer worden gestuurd of geraadpleegd worden op het scherm.

Een deel van deze lijsten kan ook automatisch worden gegenereerd. Deze zijn aan bod gekomen in de uitleg van het configuratiescherm in hoofdstuk 2.5.

5.1.2.1. Lijsten zonder datum selecties

Opties die morgen vervallen.

In Rent+ kan u verhuurbonnen aanmaken van het type optie. Bij dit type van bon, verkrijgt u een extra datum zone waar u de vervaldag van de optie in kunt beheren. Een verhuurbon van het type optie, zal al de ingebrachte artikels blokkeren.  Daags voordat de datum dat u heeft ingebracht zal verlopen, geeft Rent+ u een lijst van alle opties die gaan verlopen, de volgende maal dat de nachtroutines lopen. Deze lijst kan u dus ook opvragen in de werkvoorbereiding. Na het verlopen van de optie, wordt de bon immers omgezet naar een offerte, waardoor al het geblokkeerde materiaal terug wordt vrijgegeven.

Leveringsbonnen die te laat zijn.

Zoals ook verder beschreven in het hoofdstuk over de nachtroutines is een goede opvolging van de bonnen essentieel voor de werking van Rent+. Elke nacht gaat Rent+ controleren of de blokkeringsdatum-in van een bon niet overschreden zal worden, zonder dat die bon is binnen genomen. Als dit zo is, wilt zeggen dat de bon als ‘TE LAAT’ moet gekenmerkt worden en nagekeken moet worden welke bonnen hierdoor eventueel in conflicten kunnen komen. Er wordt dus veel werk en veel controles verricht vanuit Rent+ om het beheer van de bonnen en de beschikbaarheid van uw materiaal optimaal te beheren. De lijst van ‘Contracten die te laat zijn’, is dus een lijst die regelmatig moet gecontroleerd worden.

5.1.2.2. Lijsten met datum selecties

Deze lijsten hebben betrekking op de periode die u zelf ingesteld hebt in de twee datumvelden onder aan het scherm Van ... Tot en met ... .. Deze twee datumvelden staan als standaard ingevuld op de dagdatum tot en met de dagdatum + een week.

Binnen te komen leveringsbonnen.

U kan opvragen welke leveringsbonnen terug binnen worden verwacht in de door u gewenste periode. De datums waarmee rekening gehouden wordt, zijn de blokkeringdata die in de hoofding van de bon zijn opgenomen.

Uitgaande bestellingen.

Op deze lijst worden de bestellingen of reservaties geëvalueerd. Als u immers opvraagt wat er gepland staat om volgende week buiten te gaan, moet u alle bestellingen in rekening kunnen brengen. Er zullen immers veel reservaties zijn die nog niet omgezet zijn naar een leveringsbon. 

5.1.2.3. Varia rapportering

U kunt de werkvoorbereiding van varia artikels opvragen per groep, per familie of per artikel. Het rapport ‘Varia blad’  geeft u een overzicht van alle bonnen waarop deze varia-artikels prestaties moeten leveren, chronologisch gerangschikt. De afdruk ‘Niet geplande varia’, geeft u een overzicht van alle varia-artikels waar nog geen planningsinformatie is aan toegevoegd. Hierdoor hebt u de mogelijkheid om een overzicht te krijgen van alle diensten, die u normaal moet plannen, maar waar nog geen planningsinformatie ter beschikking staat. 

5.1.2.4. Exporteer contactgegevens

Rent+ kan basisgegevens van uw contact- en bedrijfsgegevens exporteren in een formaat dat leesbaar is voor MS Outlook. Hierdoor kan u een synchronisatie doorvoeren met Outlook. Om deze synchronisatie te parametriseren (bepaling welke gegevens u wenst te synchroniseren met Outlook) neemt u best contact op met Quadronics. Deze export kan ofwel tijdens de nachtroutines plaats vinden of kan u manueel uitvoeren vanuit de werkvoorbereiding. Het aangemaakte bestand bevat steeds alle contacten met hun bedrijfsgegevens. Bedrijven zonder contactpersonen zullen dus niet geëxporteerd worden. 

Als u de melding krijgt ‘Geen template gevonden’ is deze functie bij u nog niet geconfigureerd. Het configureren van deze dienst, maakt deel uit van de betalende diensten. De configuratie kan immers niet standaard uitgevoerd worden daar deze afhankelijk is van uw wensen. 

5.1.3. Beheer klanten

Het beheer van de klanten start ook hier vanuit het overzicht. 

Rent+ biedt u hier de volgende functies:

• Consultatie van klantafhankelijke informatie zoals lopende bonnen, historiek, facturen. Creditnota’s staan hier nog niet ter beschikking.
• Toevoegen van nieuwe klanten en hun contactpersonen
• Wijzigen van bestaande klanten en hun contactpersonen
• Wissen van een klant.
• Kopiëren van een klant
• Raadplegen wat een klant nog allemaal in zijn bezit heeft.
• Aanmaken van nieuwe bon voor deze klant.
• Update of copy van bestaande bon.
• Beheer van klantafhankelijke documenten
• E-mail verkeer naar klant of contactpersoon. 

Het wissen van een klant moet met de nodige voorzichtigheid behandeld worden. . Rent+ heeft niet de mogelijkheid  om te controleren of er nog openstaande boekingen zijn zo u werkt met een gekoppelde boekhouding. U deactiveert best een klant i.p.v. echt te wissen. 

Welke zones vragen extra attentie.

• Key: Elk klant heeft een unieke ‘Key’ Dit is de verkorte zoeksleutel en de unieke referentie per klant.
• Taal: Communicatie naar deze klant via de rapporten loopt in de taalkeuze van de contactpersoon of bij gebrek aan contactpersoon in de taalkeuze van de klant. 
• De klantnummering: Bij een standaard installatie zal u zelf zorg dragen voor de keuze van de klantenkey. Normaal is de klantenkey een zoeksleutel en gaat u deze een code geven waardoor u makkelijk op deze klant kan zoeken. In installaties waar men met duizenden klanten werkt, is het moeilijk om voor elke klant een unieke zoeksleutel te maken. Rent+ kan voor u geconfigureerd worden dat de klantenkey berekend wordt via de laatst toegekende nummer + 1. Neem met Quadronics contact op om dit in te stellen zo dit van toepassing kan zijn voor u. Cmis_dat.ini, runtime, klantnumbering :
• • 0-geen automatische aanmaak (default)
  • 1-klantnummer wordt automatisch opgehoogd met 1
  • 2-klantnummer volgt klantenkey bij aanmaak
  • 3-klantenkey wordt automatisch opgehoogd met 1, klantnummer volgt klantenkey bij aanmaak.
•  Het boekhoudkundige klantnummer: Ook het boekhoudkundige klantnummer kan aangemaakt worden door Rent+ als u dit wenst. Dit is meestal sneller van nut, daar de boekhouding meestal ook met nummers werkt i.p.v. een zoeksleutel met karakters. (Optie klantnumbering 1 of 3).
• Klant/leverancier of beide: Een bedrijf kan een klant zijn, maar ook een leverancier. In sommige gevallen is zelf een bedrijf klant en leverancier. Rent+ beheert eigenlijk een lijst van bedrijven. Op elke fiche heeft u de mogelijkheid om aan te duiden of dit bedrijf (of soms persoon) een klant is, een leverancier is of beide. Dit doet u door de betreffende checkboxen aan te kruisen. Als de checkbox ‘Klant’ staat aangekruist kan u voor dit bedrijf bonnen opmaken. Als de checkbox ‘Leverancier’ aangekruist staat, kan u dit bedrijf selecteren bij opmaak van een aankoop- of inhuurbon. Extra aandacht is zeker wel vereist. Als u aankruist dat een bedrijf een klant is en u maakt ook bonnen op voor deze klant, mag u de checkbox ‘Klant’ niet verwijderen. Daarom wordt deze keuze ook gedeactiveerd zodra Rent+ lopende bonnen terug vindt voor dit bedrijf. 

5.1.3.1. Klanten tabblad contacten

Onder de tab contacten kan u een onbeperkt aantal contactpersonen kwijt. Deze contactpersonen kan u linken aan een bon als huurafgevaardigde. De taal waarin de documenten zullen afgedrukt worden is afhankelijk van de taal van de contactpersoon. Een contactpersoon is niet noodzakelijk uniek binnen in Rent+. Personen kunnen immers onder verschillende firma’s als contactpersonen voorkomen.  Bij de contactpersonen kunt u naast het privaat adres van de contactpersoon ook de firma telefoon en de privaat telefoon meegeven. 

Elke contactpersoon kan u linken aan een interne contactpersoon. 

Als evaluatie zone naar belangrijkheid, hebt u de mogelijkheid om een niveau te koppelen per contactpersoon. De verschillende niveaus beheert u via de codetabellen. Deze zijn louter informatief of voor mailing doeleinden. 

Elk contact kan u ook een type meegeven. Een contactpersoon kan voor Rent+  immers meer betekenen dan een louter contactpersoon. U kan een standaard type instellen in uw configuratiescherm. De volgende types staan ter beschikking:

• Contactpersoon
• Facturatie adres
• Levering adres
• Facturatie- en leveringsadres

U heeft tot 4 categorieën die u kan koppelen aan een contactpersoon. Dit speelt puur naar mailingdoeleinden. De lijst van deze categorieën stelt u in via de codetabel ‘mailcategorieën contacten’  Als en aanduidt dat een contactpersoon geen mailing mag ontvangen, zal deze in geen enkele selectie naar voren komen. 

In een van de volgende versies van Rent+ zal u de adressen, gekenmerkt als leveringsadressen ook kunnen oproepen vanuit het transportscherm van de bon. 

5.1.3.2. Klanten tabblad boekhouding

Onder deze tab geeft u een aantal boekhoudkundige gegevens in. 

• BTW Codes: De BTW codes volgen standaard de volgende codes. Opgelet, deze codes kan u zelf wijzigen, dus mogelijk bevat uw databank andere standaard codes. Deze codes kan u vrij in stellen via de codetabellen zoals eerder besproken.
• • B: Belastingsplichtig, bedrijf of particulier
  • I: Klant die valt onder Intrastat
  • U: Export of vrijgesteld onder Intrastat. Buitenlandse klanten waaraan u diensten verleen vallen onder 'U'. Buitenlandse klanten waaraan u verkoopt vallen onder 'I'. Verhuring valt niet onder Intrastat
  • V: Vrijgesteld
• BTW nummer of ondernemingsnummer: Het BTW nummer moet uniek zijn en wordt voorafgegaan door de landcode. Enkel voor de Belgische nummers wordt een controle uitgevoerd. Ook het vestigingsnummer kan u hier verwerken. (BTW nummer + 1 voorafgaand karakter 0 of 1)
• Vestigingsnr:Vestigingsplaats volgens Belgische wetgeving 2004
• Mag huren: Als u een klant blokkeert, door deze zone af te kruisen, zult u een melding krijgen dat deze klant niet meer mag huren als u een nieuwe bon voor deze klant aanmaakt. Deze zone is nooit blokkerend, louter informatief. Vanaf versie 6.27 verschijnen de klanten die niet mogen huren in het oranje in de klantenlijst en in de klantenzoeklijst.  
• %Waarborg: Dit percentage wordt gebruikt op het scherm met de financiële gegevens van een bon om het percentage van de waarborgsom te bepalen. 
• %Voorschot: Dit percentage wordt gebruikt op het scherm met de financiële gegevens van een bon om het percentage voorschot te bepalen.
• Magazijn: U kunt, zo de module facturatie per magazijn actief is, elke klant koppelen aan een specifiek eigen magazijn. 
• Analytisch: Deze analytische code wordt gebruikt zo u analytisch wenst over te dragen. In dit geval wordt elke factuur die u opmaakt, gekoppeld aan deze analytische code, die u wel kan wijzigen per factuur.
• Kbt: De kredietbeperkingstoeslag wordt bepaald op de factuur. Op de klantenfiche bepaalt u enkel welk percentage kredietbeperking van toepassing is. De standaard instelling kun u instellen in het configuratiescherm.
• Exemplaren: Zo u werkt met een aantal factuurexemplaren per klant, kan u deze hier ingeven. Bij elke afdruk van een factuur of een reeks facturen, vraagt Rent+ u of het standaard aantal factuurexemplaren gebruikt moet worden, of het aantal factuurexemplaren dat ingesteld staat bij de klant.
• Omzetcode boekhouding: Deze zone is enkel van toepassing voor de Franse boekhoudingen. De omzetrekening waarop overdracht plaats vindt, kan immers wijzigen naargelang het type klant. Zie hiervoor het technisch addendum 5.2.
• Periodetabel: U kan per klant de voorkeur periodetabel instellen. Zo kan u per regio of per type klant een andere prijspolitiek voeren. Deze standaard instelling zal naar voren komen bij elke bon die u voor deze klant maakt. 
• Deactivatiedatum: Deze zone is bedoeld om een klant te deactiveren zonder deze te moeten wissen. Hierdoor kan u een klant wel op non-actief zetten, zodat u al uw historiek behoudt, maar kan deze klant niet meer geselecteerd worden bij de opmaak van bonnen en facturen.  Om een klant opnieuw te activeren, dient u als datum 31/12/2099 in te geven. Een lege datum kan niet meer ingegeven worden. Vanaf versie 6.27 worden de gedeactiveerde klanten in het rood weergegeven in de klantenlijst en in de klantenzoeklijst.   
• Omzetcode: Dit is een zone specifiek voor de Franse markt om de omzetcode waarop geboekt wordt bij overdracht factuur deels te laten afhangen van de klant. In Frankrijk maakt men immers onderscheid tussen het leveren van een product aan een binnenlandse of aan een buitenlandse klant 
• Stad en staat: Als deze zone aangekruist is, kan u op uw facturen het totaal factuurbedrag laten vermelden in volgeschreven tekst. Dit is een verplichting voor facturatie aan openbare besturen. Opgelet, zo deze keuze voor u van toepassing is, moet u uw factuurafdrukken wel laten aanpassen door Quadronics. 
• Verzekeraar: Een louter informatieve zone waar u de eventuele kredietverzekeringsmaatschappij in kan noteren. 
• Gesynchroniseerd met boekhouding: Zone die u niet beheert, maar beheerd wordt door Rent+ afhankelijk van uw integratie met een boekhoudingpakket of CRM. 

5.1.3.3. Klanten tabblad commercieel

Onder deze tab kunt u puur commerciële informatie kwijt. 

U kunt tot vier sector codes koppelen en tot vier interne contactpersonen beheren. Deze informatie is hoofdzakelijk bedoeld voor de selecties voor mailingdoeleinden. 

Als evaluatie zone naar belangrijkheid, hebt u de mogelijkheid om een niveau te koppelen per contactpersoon. De verschillende niveaus beheert u via de codetabellen. Deze zijn louter informatief of voor mailing doeleinden. 

Als u aanduidt dat een klant geen mailing mag ontvangen, zal deze in geen enkele selectie naar voren komen. Dan hoeft u dit ook niet aan te duiden per contact. Dit geldt dan voor alle contacten van die klant. 

• Type Klant: Het beheer van de verschillende types klant, voert u uit in de codetabellen ‘Klanttypes’. Hier kan u onderscheid maken tussen klanten, leveranciers, familie, prospecten, e.d. 
• Prijscategorie: De prijscategorie die hier gekozen wordt is telkens actief op een bon die voor deze klant gemaakt wordt.
• Datum creatie en wijziging: Datum creatie  en wijziging. Vanaf versie 6.20 is het tijdstip van aanmaak- en wijziging van de klant hier zichtbaar. Deze informatie wordt door Rent+ automatisch ingevuld en laat toe om na te gaan wanneer en door wie een klantfiche werd aangepast.

5.1.3.4. Klanten tabbladen korting

I.p.v. de algemene huur- of verkoopkorting kan u ook werken met een korting per groep of per families van artikels. Per groep kan u dan zelf beheren welke korting deze klant verkrijgt.  Dit kan u verder verfijnen per familie of zelf naar bepaalde artikels toe. De korting wordt toegekend voor alle artikels die starten met die sequentie. 

Vanaf versie 6.30 is de algemene huur- of verkoopkorting per klant beschikbaar in een afzonder tabblad dat toelaat om deze kortingen per firma afzonderlijk te bepalen.  

5.1.3.5. Klanten tabblad rekeningen

De Franse bankrekeningen voldoen aan een andere structuur dan de Belgische of Nederlandse bankrekeningnummers. Voor klanten uit Frankrijk kan men hier de verschillende rekeningen inbrengen. Deze rekeningen kunnen ook gebruikt worden om wissels e.d. af te drukken. 

5.1.3.6. Tabblad bonnen, historiek, facturen en kredietnota’s

Een overzicht van alle lopende bonnen van deze klant. Standaard niet zichtbaar, in te stellen via de menuoptie ‘Beeld’, ‘Eigenschappen’. 

U kan steeds vanuit het 'Bewerken' menu een nieuwe bon aanmaken voor de huidig geselecteerde klant. U kan echter ook na selectie van een bon in dit tabblad, deze bon bewerken of een kopie nemen van deze bon om een nieuwe aan te maken. Deze drie functies vindt u terug in het edit menu. 

Een overzicht van alle historiek bonnen van deze klant. Standaard niet zichtbaar, in te stellen via de menuoptie ‘Beeld’, ‘Eigenschappen’.  U kan na selectie van een bon in historiek d.m.v. de functie ‘Bewerken’, ‘Bon kopiëren’ deze bon dupliceren en als nieuwe bon verder afwerken. 

Een overzicht van alle facturen van deze klant. Standaard niet zichtbaar, in te stellen via de menuoptie

‘Beeld, ‘Eigenschappen’. Facturen zijn wel consulteerbaar, maar niet bewerkbaar.  Vanaf versie 6.41 kan u via dubbelklik de bon of factuur openen. 

5.1.3.7. Beheer bonnen

Vanop de klantenfiche kan u dus een nieuwe bon opmaken. Hiervoor mag u om het even waar staan op de klantenfiche. Enkel de klantenselectie is van belang. 

U kan ook een bon wijzigen of gebruiken als basis voor een nieuwe kopie. Hiervoor moet u eerst het tabblad ‘Bonnen’ of ‘Historiek’ ter beschikking hebben, daar eerst een selectie van de gewenste bon moet gebeuren. 

Ook de sneltoetsen <ALT><Ins> en <ALT><U> zijn operationeel voor nieuwe bon of update van een bon. 

5.1.3.8. Beheer documenten

Rent+  beheert al uw mogelijke documenten die u aan uw klant wil koppelen. Het type heeft geen belang. In het tabblad documenten kan u zowel rechtstreeks in detail zicht of via de update functie bestanden toevoegen of wissen. Als u ook het uitvoerend programma voor dit bestand op uw werkpost ter beschikking heeft staan, kan u ook via een dubbelklik dit document bewerken. 

Rent+ slaat deze documenten NIET op in zijn eigen database. Neen, er wordt enkel een kopie genomen van dit document en op de locatie van de database geplaatst, in een directory die gebaseerd is op de klantenkey. Deze functie faalt als u dus een klantenkey heeft toegekend waar u karakters heeft in gebruikt die niet mogen voorkomen in de naamgeving van directories. Ook het pad waar deze bestanden staan opgeslagen, is zichtbaar gemaakt zodat u steeds deze bestanden extern kan benaderen. 

Als u dit gebruikt, vergeet dan niet om aandacht te hebben voor uw back-up procedure

.

5.1.4. Beheer leveranciers

Het leveranciersbestand is in de basis Rent+ vooral informatief. Daar enkel in de module ‘Logistiek’, de inhuur en aankoop functionaliteit, los van het multi-magazijn principe ondersteund wordt, kan u het leveranciersbestand in de basis Rent+ enkel gebruiken als informatieve databank en om eventueel uw herstellingsfiches te koppelen aan een leverancier.

Zodra u de module ‘Logistiek beheer’ heeft aangeschaft, gebruikt u ook de leveranciersfiche voor elke inhuur- of aankoopbon op te registreren. 

Het beheer van uw leveranciers is volledig identiek met het beheer van de klantenfiches. Het enigste verschil legt uzelf door gebruik te maken van de checkboxen ‘Klant’ en/of  ‘Leverancier’. Als dus een bedrijf zowel klant als leverancier is, zal u dit bedrijf kunnen onderhouden in uw klantenfiches, maar evengoed in uw leveranciersfiche. Ook in uw leveranciersfiche kan u de tabbladen ‘Bonnen’, ‘Historiek’ en ‘Facturen’ openen. Als dit bedrijf puur een leverancier is, hebben deze tabbladen geen zin, maar ze blijven staan om geen vervelend gedrag te krijgen bij het doorbladeren van uw leverancier. 

Vanaf versie 6.41 zijn er vier extra tabbladen ter beschikking. Standaard zijn deze niet zichtbaar, in te stellen via de menuoptie ‘Beeld’, ‘Eigenschappen’

• Tab 'inhuurbonnen': Overzicht van alle inhuurbonnen bij deze leverancier. Via het menu bewerken kan een inhuurbon aangemaakt, gewijzigd of gedupliceerd worden.
• Tab 'historiek inhuurbonnen':  Via het menu bewerken kan een kopie gemaakt worden van deze bon naar een nieuwe inhuurbon. 
• Tab 'aankoopbonnen': Via het menu bewerken kan een aankoopbon aangemaakt, gewijzigd of gedupliceerd worden.
• Tab 'historiek aankoopbonnen':  Via het menu bewerken kan een kopie gemaakt worden van deze bon naar een nieuwe aankoopbon.

5.1.5. Kasmanipulaties

Alle financiële transacties worden geregistreerd in het overzicht van de kasmanipulaties. Elke kasmanipulatie wordt in chronologisch overzicht bewaard voor consultatie doeleinden. Deze kunnen niet gewijzigd of gewist worden vanuit dit overzicht. Het beheer van deze kasmanipulaties loopt steeds via de bonnen of de facturen. U kan wel losse kasmanipulaties toevoegen. Dit zijn manipulaties die u toelaten om ook kasbewegingen die niets te maken hebben met een bon te registreren. 

5.1.6. Gebeurtenissen

OVERLOPEN MET LUC EN AANVULLEN

Deze tabel geeft u een overzicht van alle gebeurtenissen die Rent+ heeft geregistreerd.  Er zijn drie types gebeurtenissen die geregistreerd worden. 

• Type 1: Info. Deze bevat puur management informatie rond registraties van tekorten en conflicten. 
• Type 2: Warning: Deze bevat een belangrijk aandachtspunt
• Type 3: Error: Dit is een fout die opgetreden is en die nazicht vraagt. 

5.1.7. Prijslijst

Een prijslijst kan niet op een eenvoudige manier uit Rent+ afgedrukt worden. Op de artikelfiche hebt u immers enkel de dagprijs of eenheidsprijs ter beschikking. Zodra u uw klant een prijslijst ter beschikking wil stellen voor andere periodes dan een dag, moeten deze prijzen berekend worden.  U selecteert links de gewenste periodes. Liefst maximaal een tiental om de lijst overzichtelijk te houden. Deze selectie is een multiple select

U selecteert in het midden de gewenste periodetabel die gebruikt zal worden in de berekeningen en de sorteerwijze. 

Rechts selecteert u de gewenste magazijnen en het type artikelen.

Zodra u uw keuze bevestigt, zal Rent+ de benodigde berekeningen uitvoeren en het lijsten scherm oproepen. U kan dan vanuit het lijstenscherm, de standaard prijslijst afdrukken. Deze afdrukken zonder de voorgaande handelingen uit te voeren, zal een foute of lege lijst tot gevolg hebben. 

5.1.8. Mailing

Rent+ biedt u de mogelijkheid om de klanten en contactpersonen databank te gebruiken voor mailingdoeleinden. De basis van de mailing wordt gelegd op de contactpersonen. In een direct mail gebeuren, wenst u inderdaad liever de contactpersoon te adresseren i.p.v. de algemene klantgegevens. Rent+ speelt de rol van databank en gegevens beheerder. Rent+ biedt niet de functionaliteit om de mailing zelf te organiseren. Daarvoor bestaan honderden toepassingen voor op de software markt. Rent+ biedt u een export naar Excel van die gegevens die aan uw criteria voldoen. 

5.1.8.1. Selecties

U kan selecties leggen op klantniveau, op het niveau van contactpersonen of in een combinatie van beide. Als voor bepaalde selecties alle mogelijkheden staan aangekruist, dan geldt deze selectie niet.  U bepaalt dus uw selecties en drukt daarna OK. Rent+ zal uw ganse contacten databank doorlopen en alle contacten en dus ook gekoppelde klant gegevens vergelijken, controleren of deze aan uw selecties voldoet en deze aanbieden in een Excel file. Zodra u deze data ter beschikking hebt in een Excel bestand, kan u met behulp van applicaties op de markt eenvoudig uw groepsmail organiseren. Uw selecties worden opgeslagen en de volgende maal dat u uw mailingfunctie opstart, zal Rent+ u deze situatie terug voorstellen. 

5.1.8.2. Welke velden exporteren we

Standaard zal Rent+ voor u naam, voornaam, adresgegevens contactpersoon en e-mail exporteren. Deze kunnen echter heel eenvoudig afgestemd  worden naar uw wensen. Zo u nood heeft aan uitgebreidere  gegevens, neemt u dan contact op met onze helpdesk. Bijna elke zone uit de klantenfiche en uit de contactfiche kan geëxporteerd worden. 

De velden die geëxporteerd worden, kunnen geconfigureerd worden in de cmis_dat via de sectie [MailFields]. Daarin kunnen een aantal key/value pairs opgenomen worden waarbij de value de veldnaam is. De eerste waarde is uniek. 

In value kan ook de bestandsnaam (klanten of contact) meegegeven worden gescheiden van de veldnaam met ';' (indien niet zal het programma de informatie eerst proberen uit contact te halen, daarna uit klant).

Vb. :  

[Mailfields]

• Naam=Naam
• Voornaam=Voornaam
• adres=Ad1: klanten
• postnummer=cpo:klanten
• Subpostnummer=subcpo:Klanten
• Gemeente=loc:klanten
• Email=email;contact

Het export bestand zal dan deze 7 velden bevatten. 

5.2. Opties

5.2.1. Algemeen

De functies die u terug vindt onder ‘Opties’ zijn  ofwel functies voor het onderhoud van uw databank of functies voor uw systeemverantwoordelijke.

5.2.2. Functies voor het onderhoud van uw databank

Onder de opties vindt u functies terug  zoals packen, herindexeren, controle van artikels en controle van de beschikbaarheid. 

Het is nuttig de functie herindexeren uit te voeren als het programma op een foutieve wijze beëindigd werd bij het registreren van een handeling die rechtstreeks zijn weerslag heeft op de beschikbaarheidgegevens.

5.2.3. Functies voor het systeembeheer

5.2.3.1. Wijzigen klantenkey

Daar de key uit het klantenbestand gebruikt wordt om alle bonnen en facturen aan te linken, kan deze enkel gewijzigd worden door de systeemverantwoordelijke. Deze functies moeten immers door de volledige databank, de relaties opzoeken en wijzigen. Voor het uitvoeren van deze functie is het absoluut noodzakelijk dat er geen enkele andere gebruiker meer werkt met Rent+  Ook tijdens het uitvoeren van deze functie is het absoluut noodzakelijk dat geen enkele gebruiker zich aanmeldt. 

Zo u werkt met een link naar de boekhouding kan het ook nodig zijn deze functie uit te voeren in uw boekhouding. Dit kan u nakijken door te controleren of de key de unieke sleutel is in uw klantenbestand van de boekhouding. Zo de klantennummer i.p.v. de klantenkey gebruikt wordt als sleutel in uw boekhouding is dit niet nodig.

5.2.3.2. Wijzigen configuratiemunt.

Deze functie is bedoeld om de overschakeling naar de EURO te vereenvoudigen. Zodra u omschakelt naar EURO, moeten immers al uw basisgegevens in EURO geregistreerd staan. 

Deze functie vraagt  aan de gebruiker drie keuzes.

• De nieuwe muntcode: normaal gesproken zal dit dus EURO zijn. U zou echter kunnen opteren om uw prijzen ook naar andere munten om te zetten. Let wel op de voorziene afronding, dus  voer die functie enkel uit naar een andere munt met 2 decimalen. De omzetting is ook niet omkeerbaar. Door de verplichte afronding naar 1 EURO cent, is er een verlies aan gegevens. Hierdoor zullen uw artikelprijzen niet meer gelijk zijn als u terug van EURO naar uw vorige munt overgaat.
• De gewenste afronding: Standaard wordt er afgerond naar 1 EURO cent. Alle gegevens in uw databank worden met 2 decimalen geregistreerd. U kan echter ook opteren voor een afronding naar 5 EURO cent. Opgelet. U mag normaal gesproken geen prijswijzigingen doorvoeren bij de overgang naar EURO. 
• De wijziging in klanten- en leveranciersfiche naar standaard munt: Op de  klantenfiche staat immers de gewenste muntcode voor elke klant. Kruis dit zeker aan als u de conversie uitvoert in 2002. Zo u dit niet aankruist, zal u deze wijziging manueel per klant moeten uitvoeren. 

Opgelet: Zorg voor een correcte en recente back-up voordat deze functie uitgevoerd wordt. Zo er immers een foutmelding optreedt, zowel software- als hardware matig, tijdens het uitvoeren van deze routine, zal u verplicht zijn om de back-up terug te plaatsen.

5.2.3.3. Security.

De beveiligingsfunctie laat u toe om menuopties te activeren of te deactiveren afhankelijk van de gebruikersgroep. Bij het beheer van de gebruikers kan u per gebruiker een groep instellen. U heeft tot 99 groepen die u kan instellen. Groepen zijn onafhankelijk van elkaar. Per actief scherm kan u de mogelijke menuopties activeren of deactiveren. Deze functie wordt steeds in overleg met Quadronics uitgevoerd. 

U gaat het best als volgt te werk:

U maakt een basis schema van de gewenste beveiliginstellingen. U vraagt aan Quadronics om deze instellingen in te brengen. Dit zijn diensten die in regie worden aangeboden. Zodra deze basisinstellingen actief zijn, kunnen op vrij eenvoudige wijze via de telefonische assistentie kleine wijzigingen of aanpassingen gebeuren. U kan niet zonder de assistentie van Quadronics de security activeren. Er wordt een paswoord gevraagd dat elk uur van de dag wijzigt. Dit om te vermijden dat u het totale gebruik van Rent+ zou onmogelijk maken. 

5.2.3.4. Exporteren serienummers

Dit is een menuoptie die slechts een beperkt doelpubliek kan aanspreken. Als u Rent+ ook gebruikt voor de boekhoudkundige verwerkingen van uw passiva, dan kunnen de benodigde exportbestanden aangemaakt worden. Eigenlijk betreft dit het beheer van de investeringsgoederen. Deze worden dan beheerd  in Rent+ en overdragen naar de boekhouding. Als u denkt dat dit voor u van pas kan komen, kan u steeds contact opnemen met Quadronics. 

5.3. Help

5.3.1. Rent+ Help

Deze functie geeft u toegang tot deze manual

5.3.2. Info...

5.3.2.1. Basis gegevens

In het info scherm vindt u de volgende informatie terug:

• De naam van het bedrijf dat de Rent+ licentie heeft aangeschaft.
• Het aantal gebruikers dat gebruik kan maken van Rent+ tegelijkertijd en het aantal gebruikers dat nu in werking is. Gebruikers van de Rent+ statistieken of planningsmodules, worden hier niet getoond.
• De commerciële informatie over Quadronics
• De commerciële informatie over uw dealer. (Als u Rent+ heeft aangekocht via een dealer)
• De modules die u ter beschikking heeft.
• De databank die u in gebruik heeft. Zodra u meer als 4 gebruikers telt, is dit verplichtend de Advantage Database Server (ADS) te gebruiken om alle bewegingen in goede banen te leiden. 

5.3.2.2. Beschikbare modules. 

• Boekhoudlink: De mogelijkheid om uw facturen, creditnota’s en klanten te exporteren in ene vast gelegd formaat en te importeren in uw boekhouding. Dit vermijdt het overtypen van reeds gekende gegevens. Worden ondersteund: API Soft, Bob, C_Logic, CIEL, Delta-Pro, EBP Compta, Exact, Expert-M (ASCII), Globe, Optimum, Pro-Acc, Sage 30, Sage 100, Sage 500, Winfic, Wings, Vero.
• Logistiek: De mogelijkheid om inhuur- en aankoopbonnen te beheren. 
• Magazijnautomatisatie: De module magazijnautomatisatie is enkel inzetbaar als u ook over de module serienummers beschikt. De magazijnautomatisatie is de grootste module. Hiermee bent u in staat om uw uitgaande en ingaande materiaal stroom verder te informatiseren. Daarnaast krijgt u extra’s rond werkvolumes en werkplanning in het magazijn. Deze module wordt enkel gebruikt als u beschikt over barcodes of RFID identificatie (Tags) 
• Multimagazijn: De mogelijkheid om met meerdere magazijnen (locaties waar zich materiaal bevindt) te kunnen werken. Deze locaties kunnen zowel eigen locaties als inhuurlocaties zijn.
• Multifirma: Deze module stelt u in staat om vanuit meerdere firma’s (eigen magazijnen met eigen facturatie) uw bonnen en facturen op te maken op een en dezelfde databank. U deelt het artikel- en het klantenbestand, maar u beheert per firma de facturatie. Daarnaast biedt deze module u ook de mogelijkheid om facturen tussen magazijnen onderling automatisch te genereren. 
• Personeelsplanning: De module om het inplannen van uw diensten te informatiseren. 
• Rent+ statistiek: Een Management Information hulpmiddel naar inzet van uw artikels en omzet van uw klanten. 
• Serienummers: De mogelijkheid om in de buitengaande beweging serienummers te koppelen aan uw materiaal en aldus met barcode of RFID identificatie te kunnen werken. 

5.3.2.3. Aangemelde gebruikers.

In het tabblad ‘Database’ krijgt u een overzicht van alle aangemelde gebruikers. U kan dus hier in één oogopslag zien welke gebruikers op het ogenblik van consultatie actief zijn in Rent+. Dit kan van nut zijn als u voor upgrade of systeemonderhoud moet nagaan welke gebruikers er eventueel de Rent+ databank nog open houden. 

5.3.3. Ondersteuning

In deze menu worden de mogelijkheden besproken die Quadronics u biedt om de assistentie vlotter en sneller te laten verlopen.

5.3.3.1. Componenten

Als er bepaalde problemen zijn op een specifieke werkpost, kan Quadronics met behulp van deze functie nagaan of de functiebibliotheken die in gebruik zijn op uw computer de correcte versie en installatieplaats kennen. Het uitvoeren van deze functie heeft geen invloed op de werking, maar een interpretatie van deze gegevens is enkel mogelijk door de assistentiedienst van Quadronics. 

5.3.3.2. Licentiebeheer

Via deze module kan uw licentie gecontroleerd en gewijzigd worden zo nodig. 

5.3.3.3. Programma Update

Rent+ is vanaf versie 5.65 in staat om een update uit te voeren vanaf het Internet. Op de Internetserver van CMS staan alle gegevens ter beschikking per klant om een upgrade naar de nieuwe versie uit te voeren. U heeft enkel van CMS uw klantnummer en paswoord nodig om dit operationeel te maken. Uw loginnummer registreert u in het configuratiescherm. Natuurlijk heeft de PC die deze upgrade uitvoert wel toegang nodig tot Internet en liefst een snelle verbinding. Een nieuwe versie betekent toch als snel een aantal MB aan gegevens. De upgrade wizard leidt u via een aantal stappen tot dit resultaat. Rent+ kan wel zorg dragen voor de nodige functionaliteit, wat Rent+ echter niet kan rond werken zijn de eventuele security instellingen die op uw netwerk van toepassing zijn. Rent+ maakt gebruikt van FTP File Transfert Protocol) wat kan uitgeschakeld worden als uw systeem administrator dit afschermt. In dat geval kan ofwel uw systeemadministrator ofwel CMS in samenspraak met uw systeembeheerder een oplossing zoeken. 

Deze zelfde functie kan ook gebruikt worden om postbusbestanden te downloaden. Als er door CMS gegevens voor u klaar gezet worden, die enkel voor u bedoeld zijn, zoals Rapport aanpassingen, kan u de postbuskeuze maken i.p.v. de data en programma bestanden. 

5.4. Nachtroutines.

Rent+ verwerkt heel wat gegevens tijdens de nacht of bij het opstarten van het programma, zo dit tijdens de nacht niet heeft kunnen lopen. Daar deze routines in een gevuld systeem toch snel langer dan een uur kunnen lopen, is het aangewezen om minutieus de configuratie na te leven voor een optimale verwerking van deze routines tijdens de nacht. Zorg ervoor dat elke PC  het signaal van Windows kan doorkrijgen dat het 2 uur ‘s nachts is. (Standaard instelling) Hiervoor is het belangrijk dat de PC NIET in slaapmode gaat. Energie savers of screensavers kunnen soms de normale timerafhandelingen onder Windows verstoren waardoor het programma helemaal geen signaal doorkrijgt dat het tijd wordt om een taak uit te voeren.  Dit MOET getest worden per PC. 

Slechts één PC mag geconfigureerd staan als MASTER PC. Hiervoor is er een sectie [Nachtroutine] in het initialisatie bestand Cmis_sin.ini dat zich bevindt bij de executable. Slechts één PC mag hier achter de waarde ‘MASTER’ een yes plaatsen.

In het configuratiescherm hebt u de mogelijkheid om een aantal lijsten aan of af te kruisen of u een afdruk wenst bij het uitvoeren van de nachtroutines. Deze configuratie instellingen hebben geen enkele invloed op het uitvoeren van de nachtroutine. In elk geval wordt elke functie uitgevoerd, zelfs al wordt er geen afdruk voor gecreëerd.

Wat wordt er nu uitgevoerd tijdens de nachtroutine.

De taken worden uitgelegd in logische  volgorde en niet in volgorde van belangrijkheid.

Er mag niemand aan het werk zijn in Rent+ of in de boekhouding tijdens het uitvoeren van deze routines. Daarom wordt bij aanvang van deze routines een indicatie in de databank geplaatst dat een PC volop bezig is met het uitvoeren van deze taak. Zo Rent+ opstart op een andere PC, komt het programma vragen of een andere PC bezig is met het uitvoeren van deze routines. Indien ja, wordt Rent+ terug verlaten. Antwoord enkel N in het geval de PC tijdens de opstartroutine is onderbroken.

• Controle en opkuisen van de databank.
• Elke nacht wordt een grondige reorganisatie van de databank uitgevoerd. Eerst worden alle gegevens die gemarkeerd staan om te wissen, ook effectief gewist. Daarna worden de zoekfuncties terug opgebouwd.
• De gevraagde lijsten vanuit het configuratiescherm berekenen en afdrukken.
• Bonnen overdragen naar historiek.
• Import van klantensaldo’s, status mag niet huren en omzetcijfers vanuit de boekhoudingpakketten die dit kunnen aanleveren. Hierdoor hebt u in Rent+ steeds de actuele boekhoudkundige informatie ter beschikking en beperkt u het dubbel onderhoud van uw klantenfiche.
• Voorbereiden van statistische informatie om u de omzetten per artikel snel te kunnen bieden in de statistiek module. 

In versie 6.27 zijn de routines geoptimaliseerd om zo weinig mogelijk tijd in beslag te nemen bij de uitvoering.

Ce chapitre, traite des différentes tables comme les clients, les fournisseurs et les outils additionnels d'organisation.

5.1. Services

Le menu "Services" concerne essentiellement les fichiers de configuration ainsi que les bases clients et fournisseurs, 

Les autres points restants sont présentés dans ce chapitre. 

5.1.1. Impressions de listes

L'option "Impression de listes" centralise les impressions faites par une interrogation globale des données RENT+.

Les rapports standard mis à votre disposition peuvent tous être personnalisés par votre revendeur RENT+. En cas de besoin, votre revendeur a la possibilité d'ajouter des rapports supplémentaires à cette liste. Ces rapports seront conçus sur devis.

Rapports sur le stock

• Structure des groupes et des familles
• Fiches Articles
• Articles du stock
• Inventaire des articles par magasin
• Composition des produits
• Composition des sets
• Historique de l'utilisation de l'article
• Liste des réparations en cours

Rapports sur les clients les fournisseurs et les salariés

• Liste des clients triée par clé
• Liste des clients triée par nom
• Liste des fournisseurs
• Salariés par compétence
• Salariés par magasin

Rapports concernant les tarifs

• Coefficients de location
• Tarif par groupe/famille (nécessite que le tarif ait été généré par la fonction "Génération de tarif" du menu Services)
• Tarif par ordre alphabétique

Rapports concernant l'administration

• Evaluation de rentabilité par bon
• Journal de vente

5.1.2. Préparation du travail

Vous retrouvez ici les listes de travail avec lesquelles la logistique continue à contrôler toutes les situations qui peuvent se présenter en matière de disponibilité des articles. Deux de ces listes ne demandent aucune sélection de date. Les autres listes attendent des utilisateurs une sélection de date de début et de fin de période. Toutes ces listes peuvent être envoyées vers l’imprimante ou consultées à l’écran.

Certaines de ces listes peuvent être générées automatiquement. Elles ont été évoquées dans l’explication du panneau de configuration au chapitre 2.5.

5.1.2.1. Listes sans sélections de date

• Options qui arrivent à échéance le lendemain: Les options sont des bons de location qui ont un champ date supplémentaire qui vous permet de définir une date limite de confirmation. Un bon de en statut option réservera tous les articles saisis. La veille de la date d'échéance, RENT+ vous donne une liste de toutes les options qui viendront à échéance à la prochaine exécution des routines de nuit. Cette liste peut être obtenue également dans la préparation du travail. Une fois l’option échue, le bon sera converti en devis, ce qui libère tout le matériel réservé.
• Bons de livraison en retard: Comme nous l’avons déjà dit de manière plus détaillée dans le chapitre sur les routines de nuit, un suivi régulier des bons est essentiel pour travailler avec RENT+. Chaque nuit, RENT+ contrôle si la date de blocage d’un bon ne sera pas dépassée avant que ce bon ne rentre. Si c'est le cas, le bon sera réputé ‘EN Retard’ et il faudra examiner quels bons peuvent en être affectés. Un travail important et de nombreux contrôles sont effectués par RENT+ pour gérer les bons et la disponibilité de votre matériel de manière optimale. La liste des ‘Contrats en retard’ est donc une liste qui doit être contrôlée régulièrement.

5.1.2.2. Listes avec sélections de date

Ces listes portent sur la période que vous avez définie dans les deux champs de date sous l’écran 

De ...A ... inclus. Ces deux champs de date comportent par défaut la date du jour jusqu’à la date du jour + une semaine.

• Retours attendus: Vous pouvez demander quels retours de location sont attendus pour la période souhaitée. Les dates prises en compte sont les dates de transport de l’onglet transport du bon.
• Commandes à livrer: Seuls les bons en statut "Commande" sont évalués sur cette liste. Si vous demandez le planning des sorties de la semaine prochaine, vous devez prendre en compte que les options non confirmées et les bons qui ont été mis en statut livré à l'avance ne seront pas imprimés. C'est la raison pour laquelle nous recommandons: 
• • De mettre un bon en statut commande dès que le client confirme même verbalement sa réservation.
  • De ne mettre un bon en statut "Livré" qu'au moment où le matériel sort de votre entreprise.

5.1.2.3. Rapports sur les services divers

Vous pouvez demander la préparation de travail des articles divers par groupe, par famille ou par article. Le rapport 'Services divers' vous donne un récapitulatif de tous les bons pour lesquels ces articles divers doivent servir, par ordre chronologique. L’imprimé ‘Services Divers non planifiés’ donne un tableau récapitulatif de tous les articles divers qui ne sont pas encore assortis d’informations de planning. Le tableau récapitulatif vous permet de vous faire une bonne idée de tous les services à planifier normalement, mais pour lesquels aucune information de planning n’est disponible à ce moment.

5.1.2.4. Exporter les coordonnées des contacts client

RENT+ peut exporter des données de base relatives à vos contacts et leurs entreprises dans un format utilisable par Outlook. Il est préférable que vous preniez contact avec Quadronics ou avec votre revendeur pour paramétrer cette synchronisation (détermination des données que vous souhaitez synchroniser avec Outlook). Cette exportation peut soit avoir lieu pendant les routines de nuit soit vous pouvez la déclencher manuellement depuis la préparation du travail. Le fichier ainsi préparé contient toujours tous les interlocuteurs avec les coordonnées de leur entreprise. Les entreprises qui n’ont pas d’interlocuteur désigné ne seront donc pas exportées.

Dans le cas où vous recevriez le message “Template introuvable” ceci signifie que cette fonction n’a pas encore été configurée chez vous. La configuration de ce service fait partie des services payants. Cette configuration ne peut cependant pas être effectuée par défaut dans la mesure où elle dépend de vos souhaits.

5.1.3. Gestion des clients.

La gestion des clients est faite depuis la liste des clients. Cette liste est accessible par le menu "Services"

Les fonctions suivantes sont disponibles depuis la liste client

• Consultation des affaires en cours, de l'historique et des factures d'un client. Les avoirs (quand ils ne sont pas des factures négatives) ne peuvent pas encore être consultés depuis l’aperçu de la fiche client.
• Créer des clients et leurs contacts
• Modifier des clients et leurs contacts
• Supprimer un client.
• Copier un client.
• Consulter les articles en possession d'un client.
• Créer un bon à partir de la fiche client.
• Modifier un bon à partir de la fiche client.
• Gérer les documents rattachés au client
• Envoyer un mail à un contact ou se connecter sur le site web du client    .

L’effacement d’un client doit s’effectuer avec la plus grande circonspection. RENT+ n’a pas la possibilité de contrôler s’il existe encore des enregistrements comptables ouverts si vous utilisez une comptabilité liée au système.

Certaines zones demandent la plus grande attention.

• Clé: Chaque client a une ‘Clé’ unique. C'est une clé de recherche abrégée et la référence unique du client.
• Langue: Cette langue sera utilisée pour traduire les documents envoyés au client et sera proposée par défaut lors de la création des contacts rattachés à ce client.
• Numérotation client: Sans configuration particulière, la clé client doit être remplie manuellement par l’utilisateur à la création du client. Normalement, cette clé client est une clé de recherche qui permet de faciliter la recherche des clients. Dans certaines installations où on travaille avec de nombreux clients, on veut s’assurer que chaque client soit créé avec un n° unique. RENT+ peut être configuré pour que la clé client soit générée par incrémentation du dernier numéro trouvé. En cas de besoin, prenez contact avec votre revendeur ou avec Quadronics.
• Client/Fournisseur: Une société peut être client ou fournisseur. Dans certains cas, une même société peut être client et fournisseur. RENT+ gère une seule liste de sociétés. Vous avez la possibilité d’indiquer pour chaque société (ou personne) si c’est un client, un fournisseur ou les deux. Il suffit de cocher la case concernée. Si la case "Client" est cochée, cette société pourra être sélectionnée depuis les bons. Si la case fournisseur est cochée, elle pourra être sélectionnée depuis les bons d’achat et de sous-location. 

Point particulier : Pour éviter que des bons ne se retrouvent orphelins, il n’est plus possible de décocher le statut client ou fournisseur après l’enregistrement de la fiche société. 

5.1.3.1. Clients, Onglet contacts

Vous pouvez définir un nombre non limité de contacts ou d'adresses supplémentaires dans l'onglet "Contact" de la fiche client. Ces contacts peuvent être rattachés aux bons. 

La langue dans laquelle les documents seront imprimés est fonction de la langue de la fiche contact. 

Un contact n'est pas nécessairement unique dans Rent+. Certaines personnes peuvent apparaitre dans plusieurs sociétés de votre base de données client avec des fonctions et des coordonnées différentes. 

Pour chaque contact, vous pouvez définir un N° téléphone, de fax et de mobile professionnel, un n° de téléphone, de fax personnel ainsi qu'une adresse postale. 

Chaque contact peut être rattaché à un utilisateur RENT+. 

Le champ niveau permet de qualifier l'importance du contact. Vous définirez votre propre échelle de niveau dans la section "Niveau contact" du menu Services / tableaux de codes. 

Le niveau contact n'est utilisé qu'à des fins de mailing ou d'information. 

Type de contact Dans RENT+, un contact peut être plus qu'une simple personne. Le type de contact permet de définir la nature du contact et pourra être utilisé dans les documents en remplacement de l'adresse du client.

Le type de contact  proposé par défaut peut être défini dans l'onglet "Par défaut" de l'écran de configuration général de RENT+. 

Les types de contact suivants sont disponibles :

• Contact Commercial
• Adresse de facturation
• Adresse de livraison
• Adresse de facturation et de de livraison

• Critères de mailing: Vous pouvez définir jusqu'à 4 critères de mailing pour chaque contact. Cette information ne sera utilisée qu'à des fins de mailing. Les différents choix disponibles ici seront définis dans la section "Critères de mailing de contact" du menu Services / tableaux de codes. 
• Exclure du mailing: En cochant cette case, vous retirez toute possibilité de retrouver les coordonnées de ce contact indépendamment de toute correspondance aux critères de mailing définis. Notez qu'il est également possible de faire cette exclusion au niveau client.

Dans une prochaine version de Rent+,  les adresses définies comme adresse de livraison pourront être utilisées dans l'onglet transport du bon. 

5.1.3.2. Clients, Onglet comptabilité

Cet onglet vous permet de saisir plusieurs données comptables. 

Partie gauche de l'onglet "Comptabilité"

Les codes ci-dessus sont paramétrables librement dans la table des Assujettissements TVA, comme expliqué plus haut.

• N° TVA: N° de TVA intracommunautaire du client. Ce numéro doit être unique et précédé du code du pays. Seuls les numéros de TVA belges font l’objet d’un contrôle.
• N° d'implantation: N° d'implantation conformément à la législation belge de 2004 (ne s'applique pas en France)
• RCS: N° de d'enregistrement du client au Registre du Commerce des Sociétés
• NAF/APE: Code activité du client (uniquement valable pour la France)
• N° SIRET: Le numéro SIRET est un identifiant numérique de 14 chiffres composé du SIREN (9 chiffres) et d'un numéro interne de classement de 5 chiffres (NIC) caractérisant l'établissement d'une entreprise en tant qu'unité géographiquement localisée. Il est donc modifié en particulier si l'établissement change d'adresse.
• IBAN, BIC, Domiciliation: Coordonnées bancaires du client / du fournisseur au format européen
• Peut louer: Si cette case est décochée, tous les utilisateurs recevront un message d'information à chaque modification d'un bon de ce client. A partir de la version 6.27, les clients dont la case « Peut louer » est désactivée apparaissent en orange dans la liste des clients, dans la fenêtre de recherche des clients et dans les champs « client » du bon. La vocation de ce champ est d'attirer l'attention de l'utilisateur. Il ne bloque jamais le processus d'évolution des bons. il peut également être utilisé pour ajouter des mentions dans les documents personnalisés. La valeur par défaut de ce champ à la création d'un client peut être paramétré dans l'onglet "Par défaut" de l'écran de configuration général de RENT+.
• Date de désactivation: Certaines entreprises refusent d'effacer un client. C'est la raison pour laquelle la zone 'Désactivation' a été développée. De cette façon vous pouvez désactiver un client pour conserver toutes ses coordonnées en historique. Attention : une fois qu'une date de désactivation a été saisie, il ne vous est plus possible de la faire disparaître. Il reste cependant possible de modifier la date de désactivation. Ce champ peut également être utilisé comme un second niveau de sévérité dans l'évaluation de la possibilité de servir un client. Il peut également être utilisé pour ajouter des mentions dans les documents personnalisés. A partir de la version 6.27, les clients dont la date de désactivation est dépassée apparaissent en rouge dans la liste des clients, dans la fenêtre de recherche des clients et dans les champs « client » du bon.
• Analytique: Ce code sert permet de transférer un critère analytiques par le lien comptable. Le contenu du champ Analytique de la fiche client sera recopié dans chaque facture de ce client. Le critère analytique pourra être modifié pour chaque facture. La valeur utilisée par défaut pour ce champ à la création d'un client peut être paramétrée dans l'onglet "Comptabilité" du magasin.
• Exemplaires: Vous pouvez spécifier ici le nombre d'exemplaires de factures à imprimer pour le client. A chaque impression d’une facture ou d’une série de factures, RENT+ demande s’il faut utiliser le nombre de copies par défaut ou celle qui est spécifiée dans la fiche client.
• Ville et état: Lorsque cette case est cochée vous avez la possibilité de faire apparaître le montant total de la facture en toutes lettres. C'est une obligation pour la facturation aux services publics en Belgique. Si vous activez ce choix, vous devrez faire adapter vos éditions par votre distributeur RENT+.

Partie droite de l'onglet "Comptabilité"

• Monn: Monnaie utilisée dans la rédaction des documents pour ce client. Ce champ a perdu de son importance depuis le passage à l'Euro des pays de l'Union Européenne, mais reste utile pour les clients n'utilisant pas l'Euro ou pour évaluer rapidement un équivalent en Francs d'un bon.
• Magasin: N° du magasin auquel est rattaché le client par défaut. Ce n° est rappelé dans la liste de sélection des clients.
• % Acompte: Pourcentage d'acompte à calculer par défaut à la création d'un bon pour ce client. Ce pourcentage peut être modifié pour chaque bon dans l'onglet "Financier" du bon. Le pourcentage d'acompte à utiliser par défaut à la création d'un client peut être paramétré dans l'onglet "Par défaut" de la configuration de RENT+
• % Caution: Pourcentage de caution à calculer par défaut à la création d'un bon. Ce pourcentage pourra être modifié pour chaque bon dans l'onglet "Financier" du bon. Le pourcentage de caution à utiliser par défaut à la création d'un client peut être paramétré dans l'onglet "Par défaut" de la configuration de RENT+
• % Intérêts de retard: Ce pourcentage pourra être utilisé lors de l'impression des factures. Vous avez la possibilité de différencier le pourcentage applicable à chaque client. Le pourcentage à utiliser par défaut à la création de la fiche client peut être paramétré dans l'onglet "Par défaut" de l'écran de configuration général de RENT+
• Grille de coefficients: Chaque client est associé à une grille de coefficients par défaut. Ceci vous permet de mener une politique de prix différente par région ou par type de client. Ce paramètre sera utilisé à la création d'un bon pour ce client. La grille de coefficients à utiliser par défaut à la création d'un client peut être paramétrée dans l'onglet "Par défaut" de la configuration de RENT+.
• Assureur: Champ texte permettant de noter le nom de la compagnie d'assurance utilisée par le client.

Case à cocher "Assurance location"         

La valeur de cette case détermine si une assurance doit être calculée ou non à la création d'un bon pour le client. Les taux d'assurance utilisés sont définis dans la table "Assurance de location" du menu "Services".

• Synchronisé avec la comptabilité : Ce champ n'est pas modifiable par l'utilisateur mais il est géré par RENT+ en fonction des possibilités de communication de votre logiciel comptabilité.

5.1.3.3. Clients, Onglet informations commerciales

Cet onglet contient des informations uniquement destinées à une exploitation commerciale des clients

• Secteurs d'activité: Vous pouvez rattacher jusqu'à 4 secteurs d'activité et jusqu'à 4 utilisateurs RENT+ à la fiche client. Ces informations sont principalement destinées à effectuer des sélections pour des fins de mailing ou le commissionnement de commerciaux rattachés au client et/ou au secteur d'activité rattaché à la fiche client.
• Niveau client: De la même façon que pour le contact, ce champ permet de définir un niveau d'importance du client. Vous définirez votre propre échelle de niveau dans la section "Niveau client" du menu Services / tableaux de codes. Le niveau client n'est utilisé qu'à des fins de mailing ou d'information. 
• Exclure du mailing: En cochant cette case, vous retirez toute possibilité de retrouver les coordonnées de ce client et des contacts qui lui sont rattachés indépendamment de toute correspondance aux critères de mailing définis. Notez qu'il est également possible de faire cette exclusion au niveau contact 
• Statut client: Ce champ permet la gestion des différents types de client. Vous définirez vos propres statuts client dans la section "Statut client" du menu Services / Tableaux de codes. Par exemple, vous pouvez faire la distinction entre les clients, les prospects, les apporteurs d'affaire, les relations commerciales...   Le statut client n'est utilisé qu'à des fins de mailing ou d'information.
• Ligne tarifaire: La ligne tarifaire sélectionnée dans ce champ sera appliquée à chaque nouveau bon de ce client.
• Dates de création: Les dates de création et de dernière modification ainsi que les initiales des utilisateurs ayant effectué ces opérations ont été ajoutées en version 6.20.

5.1.3.4. Clients, Onglet Remises 

A partir de la version 6.30, pour chaque société de votre entreprise vous pouvez définir dans cet onglet les remises de location et de vente qui seront utilisées par défaut lors de la création des bons de ce client. 

5.1.3.5. Clients, Onglet Remises sur articles

Vous pouvez définir dans cet onglet les remises spécifiques de location et de vente du client par groupe / famille. Ces remises se substitueront aux remises par défaut pour les articles appartenant aux Groupes / Familles spécifiés. 

5.1.3.6. Clients, Onglet comptes

Les comptes bancaires français répondent à une autre structure que les comptes bancaires belges ou néerlandais. Les clients français, peuvent y enregistrer les différents comptes bancaires du client pour imprimer des lettres de change etc.

5.1.3.7. Clients, Onglet bons, historique, factures et avoirs

Onglet "Bons" : liste tous les bons en cours pour ce client. Cet onglet est invisible par défaut. L’option "Propriétés" du menu "Affichage" permet à chaque utilisateur de choisir de l’afficher.

Les bons peuvent être ouverts en modification par un double-clic sur la ligne concernée.

Trois options du menu "Edition" donnent la possibilité de créer, modifier ou dupliquer un bon à partir de la fiche client. 

• Onglet "Historique": liste tout l’historique des bons de ce client. Cet onglet est invisible par défaut. L’option "Propriétés" du menu "Affichage" permet à chaque utilisateur de choisir de l’afficher. À partir de la version 6.41, un double-clic sur la ligne concernée ouvre l’aperçu du bon dans l’historique Une option du menu "Edition" donne la possibilité de créer un bon à partir de l'historique depuis la fiche client.
• Onglet "Factures": Liste toutes les factures de ce client. Cet onglet est invisible par défaut. L’option "Propriétés" du menu "Affichage" permet à chaque utilisateur de choisir de l’afficher. À partir de la version 6.41, un double-clic sur la ligne concernée ouvre l’aperçu de la facture concernée
• Onglet "Avoir": Liste tous les avoirs de ce client. Cet onglet est invisible par défaut. L’option "Propriétés" du menu "Affichage" permet à chaque utilisateur de choisir de l’afficher. À partir de la version 6.41, un double-clic sur la ligne concernée ouvre l’aperçu de l’avoir concerné.

5.1.3.8. Clients, Onglet sociétés

Depuis la version 6.10 certaines informations comptables des clients sont différenciées par société

• Régime TVA applicable au client:Les Assujettissements TVA sont conformes, par défaut, aux Codes TVA suivants 
• • 1: Assujetti à la TVA : entreprises et particuliers confondus.
  • 2: Client CEE sous statut intracommunautaire
  • 3: Client Exempté de TVA. 
  • 4: Export ou exempté sous statut intracommunautaire. 
• Conditions de règlement: Terme de paiement accordé au client. Les conditions de règlement utilisables sont définies dans la table de codes "Conditions de règlement" du menu "Services".  Les conditions de règlement applicable par défaut à la création d'un client sont définies dans l'onglet "Comptabilité" de la fiche magasin.
• N° de client en comptabilité: Le n° de client en comptabilité peut également être généré par RENT+ si vous le souhaitez. Cela peut être utile car il est plus rapide d’utiliser ces comptes clients comportant uniquement des chiffres plutôt qu’une combinaison de chiffres et de caractères. En cas de besoin, prenez contact avec votre revendeur ou avec Quadronics.

5.1.3.9. Gestion des bons

Comme évoqué ci-dessus, il est possible de créer un bon pour un client à partir de liste des clients. Il suffit pour cela d'être positionné sur ce client. Seule la sélection du client est prise en compte.

La création du bon peut être faite par l'option "Création de bon pour un client" du menu « Edition » ou par le raccourci <Alt>+<Ins>

La modification d'un bon peut être faite en le sélectionnant dans l'onglet "Bons" de l'aperçu de la fiche client et en sélectionnant l'option "Modifier bon" du menu "Edition" ou le raccourci <Alt>+<U>

Il est enfin possible de créer un bon par duplication d'un bon sélectionné dans les onglets "Bons" et "Historique" de l'aperçu de la fiche client. Sélectionner ensuite la fonction "Duplication de bon" du menu "Edition" ou le raccourci <Alt>+<C> 

5.1.3.10. Gestion des documents

Cet onglet vous donne la possibilité d'accéder aux différents documents que vous souhaitez rattacher au client. Des documents de tous types peuvent figurer dans cet onglet. L'onglet document est accessible en mode consultation et en mode modification du client. Vous pouvez utiliser les documents en les sélectionnant par un double clic si l'application associée au type de document choisi est installée sur votre poste de travail.

RENT+ n'encapsule pas ces documents dans sa propre base de données. Lors de la sélection du document, une copie du document sélectionné est faite dans un répertoire portant comme nom la clé client sous la racine de stockage des documents. Ce répertoire ne pourra pas être créé si la clé du client contient des caractères interdits par Windows pour le nommage des fichiers. Le chemin de stockage des fichiers est affiché dans l'entête de l'onglet "Documents" pour faciliter l'accès à ces fichiers par d'autres applications. 

Si vous utilisez les documents associés aux clients, veillez à inclure l’arborescence des attachements dans vos procédures de sauvegarde sur bande. (ou d'autres médias) 

5.1.4. Gestion des fournisseurs

Le fichier fournisseurs dans la version de base de RENT+ sert surtout à titre informatif. Il est en revanche un élément essentiel pour la prise en charge des commandes de sous-location et d’achat de l’extension "Logistique" Vous pouvez cependant utiliser le fichier fournisseurs dans la configuration de base RENT+ comme base de données informative, le cas échéant pour rattacher une fiche de réparation à un fournisseur.

La gestion des fournisseurs est totalement identique à celle des clients. La seule différence entre un client et un fournisseur est l’état des cases à cocher “client” et “fournisseur”. Si une société est à la fois client et fournisseur, sa fiche sera accessible depuis la liste des clients et celle des fournisseurs. Les onglets “Bons”, “Historique” et Factures ne concernent pas les sociétés qui sont purement des fournisseurs et peuvent être désactivés.

4 onglets  facultatifs ont été ajoutés à l’aperçu de a fiche fournisseur en version 6.41

• Onglet "Bons de sous-location": liste tous les bons de sous-location en cours pour ce fournisseur. Cet onglet est invisible par défaut. L’option "Propriétés" du menu "Affichage" permet à chaque utilisateur de choisir de l’afficher. Les bons de sous-location peuvent être ouverts en modification par un double-clic sur la ligne concernée. Trois options du menu "Edition" donnent la possibilité de créer, modifier ou dupliquer un bon à partir du fournisseur. 
• Onglet "Hist. Bons de sous-loc.": Liste l’historique des bons de sous-location de ce fournisseur. Cet onglet est invisible par défaut. L’option "Propriétés" du menu "Affichage" permet à chaque utilisateur de choisir de l’afficher. Un double-clic sur la ligne concernée ouvre l’aperçu du bon de sous-location dans l’historique des bons de sous-location Une option du menu "Edition" donne la possibilité de dupliquer un bon de sous-location en historique à partir du fournisseur.
• Onglet "Bons d’achat": liste tous les bons d’achat en cours pour ce fournisseur. Cet onglet est invisible par défaut. L’option "Propriétés" du menu "Affichage" permet à chaque utilisateur de choisir de l’afficher. Les bons d’achat peuvent être ouverts en modification par un double-clic sur la ligne concernée. Trois options du menu "Edition" donnent la possibilité de créer, modifier ou dupliquer un bon d’achat en cours à partir du fournisseur. 
• Onglet "Hist. bons d’achat.": liste l’historique des bons d’achat de ce fournisseur. Cet onglet est invisible par défaut. L’option "Propriétés" du menu "Affichage" permet à chaque utilisateur de choisir de l’afficher. Un double-clic sur la ligne concernée ouvre l’aperçu du bon d’achat dans l’historique des bons d’achat. Une option du menu "Edition" donne la possibilité de dupliquer un bon d’achat en historique à partir du fournisseur.

5.1.5. Mouvements de caisse

Toutes les transactions financières sont enregistrées dans le tableau récapitulatif des mouvements de caisse. Tous les mouvements de caisse sont conservés chronologiquement dans ce tableau récapitulatif pour consultation. Ces transactions ne peuvent être ni modifiées ni effacées à partir de cette liste. La gestion des mouvements de caisse passe toujours par les bons ou les factures. Vous pouvez ajouter des mouvements de caisse indépendantes, ce qui vous permet d’enregistrer les mouvements de caisse indépendants des bons.

5.1.6. Journal des actions

Ce tableau vous donne un aperçu de toutes les actions enregistrées par RENT+. Il existe trois types d’actions qui font l’objet d’un enregistrement :

• Type 1: Info: Contient des informations destinées purement à la gestion concernant des enregistrements de manquants et de conflits.
• Type 2: Avertissement: Contient un point important qui requiert l’attention
• Type 3: Erreur: Ceci représente une faute qui s’est produite et qui requiert une vérification.

5.1.7 Génération de tarifs

Les prix de location pouvant être basés sur des grilles de coefficients multiple, il peut être fastidieux d'établir des tarifs de locations pour chacun des cas. Cette fonction vous permet d'éditer à tout moment vos tarifs de location en fonction de critères multiples.

Sélectionnez à gauche les périodes choisies en utilisant le principe de sélection multiple. De préférence un maximum d'une dizaine afin de conserver à la liste un aspect lisible. 

Sélectionnez au milieu la table de coefficients qui sera utilisée dans le calcul et dans le mode de tri.

Enfin, sélectionnez à droite les magasins et le type d'article.

Dès que vous confirmez vos choix, RENT+ effectuera les calculs requis et affichera l'écran des listes. Vous pouvez alors imprimer la liste de prix. Si vous éditez celui-ci sans les opérations préalables vous obtiendrez soit une liste erronée soit une liste vide.

NOTA : Une fois les données générées, Il n'est plus nécessaire de les régénérer à chaque impression du tarif. Cette opération ne sera nécessaire qu'en cas de modification de prix ou des options d'impression souhaitées.

5.1.8. Génération de mailing

RENT+ vous donne la possibilité d'utiliser votre base de données clients et contact pour faire des mailings. La base des mailing seront les contacts rattachés aux clients. Lors de l'envoi d'un mailing direct,  

Rent+ vous donne la possibilité d'utiliser les clients et les personnes de contact la base de données pour faire des mailing.  

Le mailing est basé sur les contacts définis dans le fiches client. plutôt que sur les données générales des clients. Rent+ génère la base de données ciblée sur les critères définis pour  le mailing. Le rôle de Rent+ n'est pas d'assurer l'acheminement du mailing en lui-même. Vous utiliserez pour cela les logiciels spécialisés existant sur le marché ou les fonctionnalités de publipostage de vos packages d'outils bureautiques. Rent+ fait une exportation au format Excel des données répondant à vos critères.  

Vous accédez aux fonctions de génération de mailing depuis le menu services. Tout comme pour les fonctions de génération de tarif, il est nécessaire de fermer toutes les fenêtres pour que l'option génération de mailing apparaisse.

5.1.8.1. Sélections

Vous pouvez effectuer des sélections au niveau de client, au niveau des contacts clients ou une combinaison de les deux. Il est possible que certaines combinaisons de critères de sélection ne donnent pas un résultat pertinent.   

Vous génèrerez le fichier Excel en sélectionnant le bouton [Ok] après avoir défini vos sélections.  

Rent+ recherchera dans la base de données des clients et des contacts quels sont les contacts qui satisfont aux critères que vous avez définis et génèrera un fichier Excel appelé maillist.csv dans le répertoire d'export défini dans votre configuration RENT+ à la section "LinkDirectory". Dès que vous avez généré dans le fichier Excel, vous pouvez organiser simplement votre mailing groupé à l'aide de vos outils de mailing. Vos sélections sont enregistrées vous seront reproposées lors du prochain mailing .  

Critères clients

• Secteur d'activité: Sélection des secteurs d'activités rattachés aux fiches client
• Niveau client: Reportez-vous à la section "niveau clients" de la fiche client
• Utilisateur rattaché à la fiche client
• Sélection de codes postaux: Permet de faire un mailing ciblé sur une sélection de codes postaux
• Statuts clients: Reportez-vous à la section statuts clients de la fiche client

Critères contact

• Niveau contact: Permet de générer un mailing vers un ou plusieurs niveaux définis dans les fiches contacts
• Utilisateurs rattachés aux fiches de contact: Permet de faire un mailing ciblé sur les contacts en relation avec un ou plusieurs utilisateurs RENT+
• Critères de mailing contact: reportez-vous à la section critères de mailing de la fiche contact

Pour chaque sélection possible, il est possible de tout sélectionner ou de tout désélectionner par les boutons [<<] et [>>]

5.1.8.2. Structure du fichier de mailing

En standard, la structure du fichier exporté par RENT+ contiendra le nom, le prénom, l'adresse postale et l'adresse de courriel du contact.  

Cette structure peut toutefois être entièrement adaptée à votre demande. Si vous avez besoin d'une structure étendue, il vous suffit de prendre contact avec notre service d'assistance. La plupart des champs des fiches clients et contact peut être exportée.

Les champs à exporter peuvent être configurés dans la section [MailFileds] du fichier CMIS_DAT. Chaque ligne est constituées par un couple Clé = Nom_du_Champ. La première valeur est unique.

Le Nom du champ peut être suivi du nom de fichier (klanten ou contact) séparé du nom du champ par un ";" Si ce nom de fichier n'est pas précisé, RENT+ recherchera le nom du champ  dans la base Contact puis dans la base Client. Exemple 

[Mailfields]

• Nom=Naam
• Prénom=Voornaam
• Adresse1_Soc=Ad1;klanten
• CP_Soc=cpo;klanten
• Ville_Soc=loc:klanten
• Email=email;contact
• Telsoc=TEL
• Telcontact=Telefoon

Le fichier d'export tel que configuré ci-dessus comportera 8 champs.

5.2. Menu Options

5.2.1. Généralités

Les fonctions du menu  ‘Options’ servent soit à la maintenance de votre base de données, soit aux tâches de votre responsable de système.

5.2.2. Fonctions de maintenance de votre base de données

Parmi les options, vous trouverez des fonctions de conditionnement, de réindexation, de contrôle des articles et de la disponibilité.

Il est utile d’exécuter cette fonction de ré indexation si le programme est terminé de manière erronée lors de l’enregistrement d’une opération qui a une influence directe sur les données de disponibilité. Les fonctions de conditionnement et de contrôle des articles sont uniquement exécutées en concertation avec l’assistance téléphonique de votre distributeur RENT+.

5.2.3. Fonctions de gestion du système

5.2.3.1. Modification de la clé d'un client

Comme la clé du fichier de client sert à associer tous les bons et les factures au client, seul le responsable du système sera habilité à la modifier. En effet, cette fonction doit chercher et modifier les relations dans toute la base de données. En exécutant cette fonction, il est absolument nécessaire qu’aucun utilisateur ne se serve, à ce moment-là, de RENT+. Même pendant l’exécution de cette fonction, il est crucial qu’aucun autre utilisateur n’ouvre une session dans RENT+.

Si vous avez relié RENT+ à la comptabilité, il peut s’avérer nécessaire d’exécuter également cette fonction dans votre comptabilité. Vous pouvez les vérifier en contrôlant si la clé (le code) constitue la clé unique dans le fichier clientèle de votre comptabilité. Si vous utilisez le numéro de client comme clé dans votre comptabilité au lieu de la clé de client, ce ne sera pas nécessaire.

5.2.3.2 Suppression de doublons de fiches clients / fournisseur

Cette fonction permet de fusionner 2 fiches clients et/ou fournisseur afin de corriger un doublon

Dans l’écran « Suppression de doublons clients/fournisseur, sélectionner la fiche client (ou fournisseur) à conserver et la fiche à supprimer., valider par le bouton « Fusionner »

RENT+ recherchera les différents objets rattachés à la fiche à supprimer et le reliera à la clé à conserver.

En fin d’opération, la fiche à fusionner sera supprimée. Les objets concernés sont : 

• Les bons en cours et en historique
• Les bons logistiques (sous-location et achat) en cours et archivés dans l’historique
• Les factures et les avoirs
• Les contacts

Mise en garde : les données de la fiche à supprimer (adresse, n° de téléphone, données administratives…) ne seront pas rapatriées dans la fiche à conserver. Il appartient à l’utilisateur de vérifier le contenu des fiches avant de les fusionner.

5.2.3.3. Modification de la devise de référence

Cette fonction sert à simplifier la conversion vers l’Euro. En effet, dès que vous passez à l’Euro, toutes vos données de base devront être enregistrées en Euros.

Cette fonction demande à l’utilisateur d’effectuer trois choix :

• Le nouveau code de devise: normalement, il s’agira de l’Euro. Toutefois, vous voudrez peut-être également convertir vos prix dans d’autres devises. Prenez bien garde à l’arrondissement prévu, n’effectuez donc cette conversion que vers une autre devise à deux décimales. La conversion est par ailleurs irréversible. Vu l’arrondissement obligatoire au centime d'Euro, il y aura perte de données. Ainsi, vos prix d’article ne seraient plus identiques si vous retourniez à votre ancienne devise à partir de l’euro.
• L’arrondissement requis: L’arrondissement par défaut est vers le centime d'euro le plus proche. Toutes les données dans votre base de données seront enregistrées avec deux décimaux. Vous pouvez également opter pour un arrondissement vers les 5 centimes d'Euro les plus proches. Attention : d'un point de vue légal, vous ne pouvez pas modifier le prix lors de la transition vers l’Euro.
• La modification des fiches de client et de fournisseur en fonction de la devise par défaut: En effet, la fiche client mentionne le code de devise requis pour chaque client. N’oubliez absolument de cocher ceci lorsque vous effectuerez la conversion en 2002. Si vous le ne cochez pas, vous serez obligé d’effectuer cette modification manuellement par client.

Attention: Veillez à réaliser une copie de sauvegarde correcte et récente avant d’exécuter cette fonction. En effet, en cas de message d’erreur, tant au niveau du matériel que du logiciel, pendant l’exécution de la routine, vous serez obligé de restaurer la copie de sauvegarde.

5.2.3.4. Sécurité

La fonction de sécurité permet d’activer ou de désactiver des menus d’option en fonction du groupe d’utilisateurs. Dans le cadre de la gestion des utilisateurs, vous pouvez spécifier un groupe par utilisateur. Vous pouvez ainsi créer jusqu’à 99 groupes. Ces derniers sont mutuellement indépendants. Par écran actif, vous avez la possibilité d’activer et de désactiver les options du menu disponibles. Cette fonction est toujours exécutée en concertation avec votre distributeur RENT+.

Il vaut mieux procéder comme suit:

Créez un schéma de base des paramètres de sécurité requis, puis demandez à votre distributeur RENT+ de les intégrer au système. Ces services sont proposés en régie. Dès que les paramètres de base sont actifs, les modifications ou adaptations mineures pourront se faire par le canal de notre assistance téléphonique. Sans l’aide de votre distributeur RENT+, vous ne pouvez pas activer le dispositif de sécurité. Le système demande un mot de passe qui change chaque heure de la journée et ce pour éviter que vous ne compromettiez l’utilisation intégrale de RENT+.

5.2.3.5. Exportation des N° de série

Cette option s'adresse à un public restreint. Si vous utilisez aussi RENT+ pour les traitements comptables de votre passif, alors les fichiers d'exportation nécessaires peuvent être fabriqués. 

Elle ne concerne que la gestion des immobilisations. Les données d'immobilisations sont alors gérées dans RENT+ et transférées vers le logiciel de suivi des immobilisations. Contactez Quadronics si vous êtes intéressés par cette possibilité.

5.3 Aide

5.3.1. Contenu

Cette fonction donne accès à ce manuel

5.3.2 A propos de RENT+

5.3.2.1. Données de base. 

Dans l’écran “A propos de RENT+” vous retrouverez les informations suivantes:

• La version actuelle de RENT+
• Le nombre d’utilisateurs qui peuvent utiliser RENT+ simultanément ainsi que le nombre d’utilisateurs actuellement connectés. Les utilisateurs de RENT+ Statistiques ou du planning Personnel ne sont pas affichés ici. 
• Les informations commerciales concernant Quadronics.
• Les informations commerciales concernant votre revendeur (Dans le cas où vous auriez acheté RENT+ par l’intermédiaire d’un revendeur)
• Les extensions complémentaires de votre licence.
• La base de données que vous utilisez. A partir de 4 utilisateurs il s’agit obligatoirement de " Advantage Database Server " de SAP de façon à ce que toutes les transactions entre RENT+ et les fichiers de la base de données soient correctement gérées.

5.3.2.2. Extensions

Lien avec la comptabilité. 

Export sécurisé des factures et des avoirs.

Export des données de la fiche client vers le logiciel de Comptabilité.

Possibilité de regrouper plusieurs clients RENT+ sous un même compte auxiliaire du logiciel de comptabilité Possibilité d'annuler un transfert effectué vers la comptabilité en cours d'opération ou à posteriori.

Prise en compte des données analytiques pour les logiciels de comptabilité sachant les gérer

Passerelles existantes standard : API Soft, Bob, C_Logic, CIEL, Delta-Pro, EBP Compta, Exact, Expert-M (ASCII), Globe, Optimum (à partir de la version 6.32), Pro-acc, Sage 30, Sage 100, Sage 500, Winfic, Wings, Vero.

Logistique (Achats et Sous-location):

• Achats

Permet d'enregistrer les bons de commande d'achat à vos fournisseurs

Impact prévisionnel sur la disponibilité du stock en fonction de la date de livraison  / de restitution prévues.

Pour chacun des articles figurant sur le bon d'achat, possibilité de définir le prix d'achat 

Permet le pointage ligne par ligne de la réception des articles

En cas de livraison partielle, un bon de reliquat rattaché au bon de commande principal est généré.

Mise à jour automatique du stock lors de l'enregistrement de la réception du matériel.

• Sous-locations

Permet l'enregistrement et l'impression de bons de sous-location.

Chaque contrat de sous-location peut ou non être rattaché à un contrat de location existant.

Pour chacun des articles figurant sur le bon de sous-location, possibilité de définir le prix de sous-location pour la période.

Permet de pointer ligne par ligne la restitution des articles.

En cas de restitution partielle, un bon de reliquat rattaché au bon de sous-location principal est généré.

Lors de l'enregistrement du contrat de sous-location, le stock du magasin pour lequel est faite la sous-location est enrichi pour la période de sous-location prévue. 

Il est possible d'enregistrer une prolongation planifiée d'une sous-location

En cas de prolongation non planifiée d'un contrat de sous-location, la disponibilité des articles sous-loués est actualisée au jour le jour.

Automatisation des actions stocks par Code-barres ou puces RFID:

L’extension « Automatisation des actions stock » permet de suivre les entrées/sorties de chaque article sérialisé.

Il permet : 

• De faire la préparation d’un bon en scannant les matériels
• De faire le retour d’un bon en scannant les matériels du bon
• De faire le retour d’un « tas » en scannant les matériels. RENT+ identifiera les bons sur lesquels ces matériels ont été scannés au départ
• D’afficher le planning des départs retours en indiquant le nombre de bons, d’articles de n° de série à scanner
• De tester les matériels en scannant leur n° de série
• De faire l’inventaire du stock en scannant le n° de série

Cette extension est uniquement utilisée si vous utilisez des codes barre ou un système d’identification RFID (Puces émettrices).

Multi stocks: 

Donne la possibilité de définir plusieurs stocks qui peuvent être :

• des stocks externes
• des subdivisions du stock principal (stock de location, de vente…)
• des sociétés faisant partie de l'entreprise des agences d'un même groupe (voir extension multi-sociétés)  des fournisseurs de sous-location

Des articles, ensembles et services peuvent être enregistrés dans chaque magasin.

Une même référence d'article peut exister simultanément dans plusieurs stocks.

Pour chaque article d'un magasin, on peut définir le prix de base de sous-location par jour. Ce prix peut être imprimé sur la demande de sous-location

Les relations suivantes peuvent être définies entre chaque magasin : 

• Toujours visualiser les articles, les contrats
• Visualiser à la demande les articles, les contrats
• Ne pas permettre l'accès aux articles, aux contrats d'un magasin
• Voir ou non la disponibilité des articles d'un magasin
• Pouvoir imprimer des bons de sous-location en cas de sélection d'articles du magasin

Il est possible d'importer tout ou partie de la base article d'un magasin secondaire d'un autre logiciel RENT+ avec gestion des ré-imports d'articles existants.

Multi sites:

Permet de définir un magasin secondaire comme une agence du même groupe.

Définition d'utilisateurs dans un magasin secondaire.

Permet à des magasins secondaires d'émettre des contrats.

Permet la spécification de journaux de facturation/d'avoirs pour chaque magasin pour émettre ses propres factures .

Permet le rattachement d'une agence du groupe à un client afin d'émettre des factures internes.

Mécanismes de facturation interne en cas d'utilisation croisée des matériels des différents magasins.

Planning du personnel:

Planification graphique des intermittents en fonction de leurs disponibilités et de leurs compétences. Impression des documents de chantier par technicien et par affaire

Utilise les ressources suivantes de la version de base :

• Base de données des salariés
• Services planifiables des contrats

Apporte les fonctionnalités suivantes : 

• Planification graphique des services à rendre pour chaque contrat
• Planification graphique des différents services à rendre
• Planification graphique par salarié
• Impression de l'ensemble des intervenants d'un contrat ou d'un ensemble de contrats avec leurs horaires d'intervention.
• Impression de l'ensemble des services effectués par un salarié sur une période donnée.

RENT+ statistiques: 

Toutes les extractions de l’extension statistique permettent de définir la période sur laquelle porte la statistique ainsi qu'une sélection du niveau de détail. Il existe 6 familles de statistiques : 

• Statistiques prévisionnelles
• • Prévisionnel des bons en cours
  • Prévisionnel articles trié par quantité
  • Prévisionnel articles trié par clé article
  • Prévisionnel de l'en-cours incluant factures et avoirs
  • Utilisation des n° de série
• Statistique des bons en historique
• • CA / Prix d'achat par article
  • CA / client et/ou par article
  • CA par groupe de client
  • CA, taux de rotation et rendement (2 méthodes)
  • CA trié par client 
• Statistique de facturation
• • CA facturé par client
  • CA facturé avec détail des articles
  • CA par facture et par compte comptable
  • CA facturé par compte comptable
  • CA facturé par responsable d'affaire (rattaché au bon)
  • CA facturé par responsable d'affaire (rattaché au client)
  • CA facturé par article
  • CA facturé par article pour 1 groupe de clients
  • CA facturé par article avec taux de rotation et rendement
  • CA facturé par client avec détail Location, Vente, Services
  • CA facturé pondéré par article
• Statistique avoirs
• • Montant des avoirs groupé par client
  • Montant des avoirs trié par n° d'avoir
  • Liste des avoirs avec détail des comptes comptables
  • Détail des avoirs groupé par compte comptable
• Articles
• • CA facturé non pondéré par entité (Articles, Produits, Sets, services)
• Statistique Fournisseurs
• • Sous-location en cours
  • Achats en cours
  • Historique des sous-locations
  • Historique des achats

Reportez-vous au manuel des statistiques pour plus d’informations sur cette extension.

Automatisation Magasin.

Automatisation complète des opérations de magasins par Scan des matériels sérialisés par un lecteur code-barres à lecture directe

Utilisation de tout lecteur code-barres connecté sur l'interface clavier.

Filtrage des n° des série saisis manuellement et des n° de série saisis par l'intermédiaire du lecteur codes-barres.

• Préparation : Mécanisme de résolution des conflits permettant la prise de décision en fonction des lectures code-barres de matériels non attendus sur le contrat. Impression des étiquettes de préparation terminée
• Retour : Retour automatisé des contrats par saisie des codes-barres avec détermination automatisée des contrats concernés par le logiciel. 
• • Libération immédiate des articles vus au retour pour mise en préparation.
  • Impression de documents / d'étiquettes de retour complet.
  • Mécanisme de traitement centralisé des retours en cours.
  • Enregistrement du retour anticipé du matériel en spare sur une prestation sans facturation.
• Tests après retour : mécanisme de saisie des matériels à tester par saisie code-barres. 
• • Impression d'étiquettes de validation après test.
• Planning graphique de charge  : contrats à préparer et à rentrer au jour le jour avec sous-totalisation des articles à saisir.
• • Inventaire du stock de location par saisie codes-barres
  • Saisie par lecteur codes-barres des matériels inventoriés
  • Impression des documents d'inventaire

Services web

L’extension Service Web est une bibliothèque de méthodes permettant de diffuser sur votre site web, sur votre intranet ou votre smartphone des informations actualisées en provenance de RENT+

Le service Web RENT+ est un service .Net 2.0 tournant sur un serveur IIS server et qui peut être consulté via HTTP ou SOAP. Il est possible de faire des tests avec Internet Explorer

Les méthodes sont des composants de programme que le développeur inclut dans les pages de votre site web. 

L'interrogation de chacune de ces méthodes se connecte à RENT+ par le serveur IIS et renvoie à votre site Web des collections d'informations qui sont affichées par votre site web.

Intérêts de l’extension Web Services

• La base de données de votre site web est à jour en temps réel avec votre logiciel de gestion de stock de location
• Vous faites l'économie d'un développement de calcul de prix de location dans votre site web
• Les prix communiqués sur votre site web sont toujours cohérents avec ceux des devis que vous communiquez à vos clients
• Les remises accordées de chaque client sont prises en compte dans les prix communiqués par le site web       La disponibilité de vos articles est connue en temps réel par votre site web.

5.3.2.3. Utilisateurs connectés.

L’onglet "Base de données" donne la liste de tous les utilisateurs connectés. Vous pouvez consulter quels utilisateurs sont actifs. Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez - par exemple pour procéder à une mise à jour logicielle ou à une opération de maintenance - vérifier quels utilisateurs maintiennent la base de données de RENT+ ouverte. 

A droite de cette liste se trouvent les informations relatives mode de connexion de RENT+ à la base de données.

Le système d'exploitation n'est pas conçu à l'origine pour gérer correctement le partage de fichiers entre plusieurs utilisateurs simultanés. Dès que plusieurs utilisateurs accèdent simultanément à la base de données, il devient nécessaire d'utiliser un logiciel de gestion de données pour prendre en charge les transactions entre les différentes demandes des utilisateurs et les fichiers enregistrés sur le disque.

RENT+ a été développé pour tolérer autant que possible un fonctionnement sans requérir un programme spécifique. 

Au-delà de 3 utilisateurs, le système d’exploitation ne peut plus garantir que les transactions demandées par RENT+ seront correctement enregistrées par Windows. A partir de 4 utilisateurs, il devient obligatoire de faire l'acquisition du programme Advantage Database Server pour faire l'interface entre RENT+ et le système d'exploitation.

Les informations situées à droite de la liste des utilisateurs connectés récapitulent les caractéristiques principales de la licence Advantage Database Server utilisée.

5.3.3. Assistance

Ce menu vous permet d'accéder aux fonctions d'assistance et de communiquer rapidement avec Quadronics.

5.3.3.1. Composants

Si vous rencontrez des problèmes sur un poste de travail spécifique, cette fonction permet à l'intervenant Quadronics de vérifier si les composants logiciels utilisés sur votre ordinateur sont dans le chemin attendu et si leur n° de version est correct. L'exécution de cette fonction n'a pas d'incidence sur le fonctionnement, mais permet une interprétation de ces données par le service d'assistance de Quadronics. 

5.3.3.2. Gestion de la licence

Cette fonction permet de contrôler et de modifier votre licence RENT+ en cas de besoin.

5.3.3.3. Mise à jour du logiciel

Depuis la version 5.65, RENT+ est en mesure de procéder à une mise à jour via l'internet. Toutes les données nécessaires à une mise à jour vers la nouvelle version sont disponibles par client sur le site Web de Quadronics Vous n'avez besoin que de votre numéro de client et de votre mot de passe pour réaliser cette opération. Vous enregistrez votre numéro de Login dans l'écran de configuration. Le PC qui réalisera cette mise à jour a évidemment besoin d'une connexion à l'Internet de préférence une liaison à haut débit. Une nouvelle version peut représenter plusieurs mégaoctets à transférer. 

L'assistant de mise à jour permet de réaliser cette opération en quelques étapes. RENT+ intègre les fonctionnalités nécessaire pour mener à bien cette opération, mais ne peut pas outrepasser les éventuelles restrictions configurées pour votre réseau. RENT+ utilise le protocole FTP (File Transfert Protocol) ce qui peut être interdit par votre administrateur système. Dans ce cas, votre administrateur système devra chercher une solution en collaboration avec votre fournisseur d'accès et Quadronics.

Cette même fonction peut être aussi utilisée pour télécharger des fichiers de votre espace client. Si Quadronics a préparé des données vous concernant, comme des personnalisations de documents, des mises à jour spécifiques…vous pouvez télécharger aussi bien des données que des programmes depuis votre espace client. 

5.4. Routines de nuit

RENT+ traite de nombreuses données durant la nuit ou au premier démarrage du programme si le traitement n’a pu se faire pendant la nuit. Comme ces routines peuvent prendre plus d’une heure dans un système saturé, il est recommandé de respecter scrupuleusement la configuration pour un traitement optimal de ces routines de nuit.

En version 6.27, les routines de nuit ont totalement été réécrites de manière à minimiser leur temps d’exécution.

Veillez à ce que chaque PC puisse recevoir le signal de Windows indiquant que les routines de nuit vont s'effectuer (2 heures du matin par défaut). Pour cela, il est important que le poste NE soit pas en mode veille. Les économiseurs d’énergie et d’écran peuvent parfois perturber les opérations planifiées sous Windows. Ainsi, le programme ne reçoit aucun signal lui indiquant qu’il est temps d’exécuter une tâche. Il FAUT contrôler tous les PC. 

Seul un poste peut être configuré comme PC MASTER. A cet effet, une section [Nachtroutines] du fichier initialisation Cmis_sin.ini se trouve dans l’exécutable. Seul un PC peut placer un 'yes' après la valeur ‘MASTER’.

Dans l’écran de configuration, vous avez la possibilité de sélectionner les listes que vous souhaitez imprimer lors de l’exécution des routines de nuit. Cette configuration n’a aucune influence sur l’exécution de la routine de nuit. En tout cas, chaque fonction est exécutée, même si aucune impression n'est demandée.

Que se passe-t-il pendant la routine de nuit ?

Les tâches sont expliquées par ordre logique et non par ordre d’importance.

Personne ne peut travailler dans RENT+, dans le planning du personnel, dans les statistiques ou dans la comptabilité pendant l’exécution des routines. C’est pourquoi, il est indiqué dans la base de données, au départ des routines, qu’un PC est en train d'exécuter cette tâche. Si RENT+ est lancé sur un autre PC, le programme demande si un autre PC est en train d'exécuter ces routines. Si oui, il faut quitter RENT+. Répondez non si le PC est interrompu pendant la routine de départ.

•  Contrôle du fichier clients par rapport aux numéros de clients, numéros de TVA doubles et autres.
• Contrôle et élagage de la base de données.
• Chaque nuit, une réorganisation approfondie de la base de données a lieu. Tout d’abord, les données marquées à effacer sont effacées, puis les fonctions de recherche sont toutes rétablies. 
• Calculer et éditer les listes demandées depuis l'écran de configuration
• Transférer les bons vers l’historique
• Importer les soldes clients. Vous avez ici la situation comptable actuelle à disposition et vous déterminez le double entretien de votre fiche client. 
• Générer des informations statistiques Pour accélérer la rapidité de leur exploitation par l’extensoin Statistiques 

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