In dit hoofdstuk wordt een algemeen beeld van de applicatie geschetst zonder in detail te treden.

2.1 Leidraad

Schema van de afhandeling van een leveringsbon in Rent+

Description générale pour une bonne compréhension de base.

2.1. Fil conducteur

2.1.1 De offerte of prijsaanvraag

Een offerte of prijsaanvraag kan binnenkomen op verschillende manieren: mondeling, telefonisch, per fax, via website enz. De basis van elke offerte is het opstellen van een prijs voor het verhuren of verkopen van een aantal artikels tijdens een bepaalde periode. De basis van de offerte blijft het rapport uit het beheerspakket, ook als men via een tekstverwerker extra documenten toevoegt.

2.1.1.1 Opstellen van een offerte zonder stock reservatie

Het opstellen van een offerte zal steeds op dezelfde manier plaatsvinden. Tijdens het opstellen van de offerte kan reeds gecontroleerd worden of het desbetreffende artikel nog ​vrij is voor de gevraagde periode. Het maken van een offerte impliceert in geen enkel geval dat het materiaal gereserveerd wordt en daardoor de stock blokkeert.

​Elke offerte heeft een identificatie van de persoon die de offerte opstelt en van de persoon die de laatste wijziging aanbrengt met datum informatie. Daarenboven worden de ​initialen van de verantwoordelijke voor de bon geregistreerd in de zone "verantwoordelijke" in de hoofding van de bon.

​ 2.1.1.1.1 Inbreng klant

Een offerte wordt steeds opgemaakt voor een bepaalde klant en eventueel een contactpersoon. Zonder klantgegevens kunt u een offerte niet bewaren. U kan dan enkel een prijscalculatie en eventueel een beschikbaarheidscontrole uitvoer​en. U kan op eenvoudige wijze definiëren of de aanvrager of contactpersoon reeds opgenomen werd ​in het klantenbestand. De opzoeking van een klant kan gebeuren via:

• Naam van de klant
• Verkorte naam of sleutel van de klant

Indien de aanvrager of contactpersoon nog niet werd opgenomen, kan de verhuurder deze steeds creëren. Er is geen noodzaak om een contactpersoon te definiëren.

​ ​Vanaf versie 6.38 worden de twee informatievelden uit de tab 'commercieel' van de klantenfiche als tooltip weergegeven bij het passeren over de klantenkey of naam in de ​ ​zoeklijst van de klanten, bij de bonhoofding en de lijst van bonnen.

​ 2.1.1.1.2 Controle status van de klant

Elke klant heeft een interne status. De status kan de volgende zijn:

• Mag huren
• Mag NIET meer huren (oranje)
• Gedeactiveerd (rood)

Als de klant niet meer mag huren of gedeactiveerd is, wordt deze niet alleen in kleur vermeld, maar komt er na de keuze van de klant bij opmaak van een bon, een melding ​naar voor die u hiervan zal berichten. Er zijn geen beperkingen voor een klant die niet meer mag huren buiten de melding. In principe zal de status van de klant het maken van een offerte niet tegenhouden. Dit punt geeft u enkel informatie zodat u hiermee rekening kan houden tijdens het opstellen van de offerte.

2.1.1.1.3 Ingeven van de periode van de offerteaanvraag

​Elke verhuurbon bevat minamaal zes datums:

• Begin- en einddatum van de verhuurperiode
• Begin- en einddatum van de blokkering van het materiaal ervoor en erna
• Transportdatums​

De begin- en einddatum van de verhuurperiode kunnen vrij ingegeven worden door de gebruiker. Uit de ingave van deze data resulteert een vermenigvuldigingsfactor. Door ​beide data van elkaar af te trekken, berekent het programma het aantal dagen waarvoor de verhuur gaat plaats vinden, afhankelijk van uw wens inclusief of exclusief ​de ​einddatum. De dagen waarmee hier rekening gehouden wordt, zijn de dagen tussen de werkelijke verhuur begin- en einddatum. De blokkeringsdagen komen hiervoor niet in aanmerking. Dit aantal dagen, de periodefactor, wordt opgezocht in de periodetabel om zo de verhuurcoëfficiënt op te halen. De twee datumvelden voor de ​transportplanning zijn datums die geen logica beïnvloeden, maar die zich verplicht tussen de blokkeringsdatums en de verhuurdatums moeten bevinden. Men kan transport plannen vanaf de avond voor en tot de ochtend na de blokkeringsdate.

​2.1.1.1.4 Ingeven van een referentie

​Per bon kan u een klantenreferentie inbrengen.

2.1.1.1.5 Ingeven van de artikels

​Artikels kunnen ingegeven worden d.m.v. hun sleutel, hun naam of hun referentie. Als de ingave aan een volledige entiteit voldoet, wordt het betreffende artikel ​​toegevoegd aan de bon. In het andere geval opent Rent+ een zoekscherm. Wanneer een artikel voorkomt in meerdere magazijnen wordt het artikel uit het magazijn van de bon geselecteerd.

Bij het ingeven van de artikels voor een offerte wordt geen beschikbaarheidscontrole uitgevoerd. Enkel via het overzicht van de artikels, tijdens het uitvoeren van een zoekfunctie, toont Rent+ u het beschikbare aantal voor de gebruikte periode. De beschikbaarheid kan u wel steeds raadplegen door de functie ‘Tekorten’ op het ​betreffende artikel uit te voeren vanuit het artikeloverzicht op de bon.

Vanaf versie 6.23 wordt de beschikbaarheidsinfo direct weergeven in de infoballon rechtsonder wanneer het aantal geselecteerd wordt. Tevens kan het volledige beschikbaarheidsvenster opgeroepen worden door de functietoets F11 en dit ongeacht een artikel een beschikbaarheidsprobleem heeft of niet. Vanaf versie 6.28 wordt ​d beschikbaarheid getoond voor zowel verhuur- als verkoopartikels. 

De korting voor elk artikel is afkomstig uit de klantenfiche maar is door u per artikel aanpasbaar door ​ het manipuleren van het kortingspercentage.

​Vanaf versie 6.28 wordt ook de periode coëfficiënt weergegeven voor verhuurartikels. Deze is enkel een weerspiegeling van de coëfficiënt bepaald door de periode van de ​bon en kan niet individueel gewijzigd worden.

2.1.1.1.6 Transportgegevens

Per bon kan u een adres registreren als leveringsadres. Daarnaast kan u ook registreren wie het transport zal verzorgen (klant of eigen zorgen), op welke data en uur en aan ​welke kostprijs dit zal gebeuren. Dit laatste indien u geen gebruik maakt van een varia artikel van het type transport.

 2.1.1.1.7 Afsluiten van een offerte

Na opmaak van een offerte kan u ofwel deze offerte bewaren, of na doorgeven van de prijs, de offerte wissen. Zodra u de offerte registreert, kan deze ook afgedrukt ​​worden. Een offerte, zoals elk type bon trouwens, kan niet afgedrukt worden zonder dat de gegevens geregistreerd worden.

2.1.1.1.8 Afdrukken van een offerte

Na registratie van een offerte kan deze afgedrukt worden. Men kan de offerte ook afdrukken tijdens de opmaak via de knop "afdrukken".

​​2.1.1.1.9 Opzoeken en beheren van een offerte

Men kan elke offerte op een eenvoudige manier terugvinden. Elke bon (offerte, optie, bestelling of leveringsbon) krijgt een nummer dat oplopend is, vertrekkende van een ​startnummer dat begint met het jaartal of een karakter. Dit nummer blijft identiek over de volledige levensduur van een bon. Elk jaar wordt dus opnieuw genummerd. Men ​kan in Rent+ tot 99.999 bonnen per jaar aanmaken. Vanaf versie 6.46 zijn verhuur- en verkoopbonnen geünificeerd en volgen dezelfde nummering.

Deze offertes kunnen op verschillende manieren opgezocht worden:

• Per bonnummer
• Per klantsleutel in Rent+
• Per klantnaam
• Per klantnummer in de boekhouding
• Per datum begin of einde huurperiode
• Per dossier
• ...

Rent+ laat u ook toe om uw overzicht van bonnen te beperken per type bon of zelfs per gebruiker die de bon heeft aangemaakt.

2.1.1.1.10 Beschikbaarheidscontrole

We herhalen nogmaals dat het opmaken van een offerte op geen enkele manier de beschikbaarheid van uw artikels zal beïnvloeden.

2.1.1 Offre ou Proposition de prix

Tout devis se base sur la détermination d'un prix pour la location d'un certain nombre d'articles pendant une période déterminée. La base du devis reste les données enregistrées dans Rent+, même si l'on ajoute des documents supplémentaires au moyen d'un traitement de texte.

2.1.1.1 Rédaction d'une offre sans réservation

La première étape consiste à définir la période d'exploitation souhaitée. A partir de ce moment, il est possible de contrôler la disponibilité du matériel concerné. Le statut Offre ​n'effectue jamais une réservation du matériel et ne bloque donc pas le stock.

Les initiales du créateur et du dernier modificateur du bon sont enregistrées ainsi que les dates et heures de création et de dernière modification.

En complément, les initiales du responsable du bon sont mémorisées dans le champ "Responsable" de l'entête du bon.

​ 2.1.1.1.1 Saisie des coordonnées du client

​Un bon est toujours rédigé pour un client déterminé, avec éventuellement le nom d'un contact. Il n'est pas possible d'enregistrer un bon sans avoir sélectionné de client. Il ​​est cependant possible de vérifer une disponibilité ou de calculer un prix "tarif" sans ces informations. On peut facilement vérifier si le demandeur ou l'interlocuteur est déjà ​ ​dans ​le fichier clients. Un client peut être recherché sur les critères suivants:

• Nom (du client)
• Clé client

Si le demandeur ou l'interlocuteur n'y figure pas encore, l'utilisateur peut les ajouter en cours de rédaction. Il n'est pas impératif de définir un contact.

Depuis la version 6.38, les deux champs "Informations" de l'onglet "Commercial" de la fiche client sont affichés:​

• Dans la liste de recherche des clients
• dans l'entête du bon au survol de la clé ou du nom du client
• dans les listes de bons au survol de la clé client

2.1.1.1.2. Contrôle du statut du client

Chaque client a un statut interne. Le statut peut être le suivant :

• Peut louer 
• Ne peut plus louer (couleur orange)
• Désactivé.(couleur rouge)

En plus du code couleur, un message d'alerte informera l'utilisateur que le client ne peut plus louer ou qu’il est désactivé dès la sélection du client à la rédaction du bon. Ce message sera répété à chaque enregistrement du bon. En dehors de ce message il n’y a aucune limitation qui s’applique à un client qui ne peut plus louer. Par choix, le statut du client n'empêche pas de créer un bon pour le client. RENT+ se limite à informer l'utilisateur pour que pour qu'il puisse en tenir compte lors de la rédaction du devis. Il est cependant possible d'adapter les documents pour interdire leur impression en cas d'activation de l'un ou l'autre de ces statuts. Cette décision relève de votre propre choix.

2.1.1.1.3. Définition des dates de l'offre.

Chaque bon comporte six dates qui peuvent être différenciées : 

• Dates de début et de fin de la période de location (ou d’exploitation)
• Dates du début et de fin du blocage du matériel précédant et suivant la location. 
• Dates et heures de transport aller et retour  

Les dates de début et de fin de la période de location déterminent le coefficient multiplicateur à appliquer au prix de base de chaque ligne de location du bon. RENT+ calcule le nombre de jours pendant lesquels la location aura lieu par différence des dates de début et de fin de location. Ce calcul prend en compte les dates réelles entre le début et la fin de la location. Un paramètre permet de spécifier si le dernier jour de la période doit ou non être comptabilisé dans le calcul du nombre de jours.

Les jours de blocage ne sont jamais pris en considération dans le calcul du prix. Ce nombre de jours est recherché dans la grille des coefficients pour obtenir le coefficient de location. Les deux champs ' Dates ' pour le planning de transport n’ont pas d’impact sur la logique du système mais doivent impérativement se situer entre les dates de blocage et les dates de location (avec une tolérance d'un jour pour permettre un départ la veille au soir et/ou un retour le lendemain matin).

2.1.1.1.4. Saisie d’une référence.

Le champ référence permet de qualifier la nature de l'affaire ou de noter une référence communiquée par le client.

2.1.1.1.5. Sélection des articles demandés.

Sélection des articles

Une entité (article, produit, set ou article divers) peut toujours être sélectionnée de 3 manières :

• Par sa clé
• Pas sa référence
• Par son nom

Si la saisie ne correspond à aucune entité disponible, RENT+ ouvrira l’écran de recherche. Dans le cas contraire l’entité sera directement insérée dans le bon. Depuis la version 6.44, la sélection directe d’une entité référencée dans plusieurs magasins donne la priorité à celle qui est référencée dans le même magasin que le bon.

Au statut Offre, aucune alerte d’indisponibilité ne sera affichée en cas de sélection d’un article indisponible. 

RENT+ vous indique, dans la liste de sélection des articles, les quantités disponibles pour la période spécifiée dans le bon. 

A partir de la version 6.23, l’écran « pop-up » de disponibilité est systématiquement affiché dès que le curseur se trouve dans la colonne « quantité » de l’écran de modification du bon. 

L’effet de la touche de fonction <F11> a été modifié de manière à donner des informations détaillées sur la disponibilité des entités de location ou de vente, de leur utilisation et des commandes fournisseur rattachées. 

La remise proposée pour chaque article provient de la fiche client, mais peut être modifiée pour le bon ou pour chaque ligne lors de la rédaction du bon.

Le coefficient applicable aux entités de location est affiché dans chaque ligne du bon. Ce coefficient dépend du coefficient directeur du bon et de la colonne de coefficient à laquelle est rattachée l’entité de location. La modification du coefficient est uniquement possible depuis l’entête du bon. Aucun coefficient n’est affiché pour les articles de vente et les articles divers. 

2.1.1.1.6. Données du transport.

Précise les adresses de livraison et de reprise du bon, le responsable des transports aller et retour, les dates et heures et le prix de ceux-ci si vous faites le choix de ne pas utiliser les articles de transport. 

2.1.1.1.7. Fermeture du bon. 

L’utilisateur peut choisir d’enregistrer ou non l'offre après avoir communiqué verbalement le prix à son interlocuteur. Après enregistrement, RENT+ propose systématiquement d’imprimer le bon. Pour garantir la cohérence des informations communiquées à vos clients, un bon peut être imprimé uniquement si les données ont été préalablement enregistrées.

2.1.1.1.8. Impression du bon.

Un bon peut être directement imprimé depuis l'icône "Impression" après l'avoir sélectionné dans la liste des affaires en cours ou depuis le bouton [Imprimer] du masque d'édition du bon.

2.1.1.1.9. Gestion des bons.

A sa création, chaque bon reçoit un numéro d’ordre croissant, Ce numéro se compose d’une lettre de décade, de l’unité de l’année de création et d’un numéro d’ordre. Ce numéro reste le même tout au long de la vie d’un bon. Le numéro d’ordre est réinitialisé automatiquement à chaque début d’année. Il est possible de créer jusqu’à 99.999 bons par an. Les bons peuvent être recherchés de différentes manières :

• Par le numéro de bon
• Par la clé RENT+ du client
• Par le nom du client
• Par la date de début ou de fin de la période de location
• Par numéro de dossier
• Par le N° de série interne d'un matériel contenu dans le bon

Les fonctions de filtrage de RENT+ permettent de restreindre la liste affichée sur des critères de statuts de bons,  de responsable, de magasins, etc…

2.1.1.1.10. Contrôle de disponibilité.

Une offre n’a jamais aucune incidence sur la disponibilité de vos articles. 

2.1.2 Opstellen van een reservatie

Het opmaken van een reservatie houdt een automatische stockblokkering in. Deze reservatie kan tijdelijk zijn (status "Optie") of definitief (status "Bestelling" of "Levering")

Een reservatie kan als volgt opgesteld worden:

• Uit een offerte, die al dan niet wordt aangepast
• Rechtstreeks

2.1.2.1 Reservatie vanuit een offerte

Via het opzoeksysteem (zie hierboven in punt 2.1.1.9) wordt de gewenste offerte opgezocht. Bij omvorming van offerte naar reservatie moet u elk artikel controleren. Rent+ geeft u pas bij registratie van de bon een overzicht van alle probleempunten. Zo u dus direct de beschikbaarheid van bepaalde artikels wenst na te zien, moet u de betreffende lijnen ​wijzigen en registreren of gebruik maken van de functie 'Tekorten' op de betreffende lijn.

Vanaf versie 6.23 kan dit onmiddellijk door de cel met het aantal te selecteren. Via de functietoets F11 kan nu ook steeds het volledige beschikbaarheidsscherm opgeroepen ​worden, ongeacht of er een beschikbaarheidsprobleem is voor het artikel of niet.

De identificatie van de persoon die de offerte heeft opgesteld blijft behouden. De identificatie van de persoon die de reservatie opstelt, wordt bewaard in een apart veld van de reservatie. Op deze wijze kan steeds nagegaan worden wie de oorspronkelijke offerte en wie de laatste wijziging heeft doorgevoerd. Het bonnummer dat was toegekend aan de offerte blijft behouden.

Bij een wijziging van de status van een bon worden de datum en de initialen van de gebruiker geregistreerd. Deze informatie is consulteerbaar via het tabblad "Lijst van acties".

Bij de omschakeling van offerte naar reservatie dient u de artikels stuk voor stuk te controleren om te zien of deze inderdaad nog vrij zijn voor de opgegeven periode. Indien niet, ​moet u een actie ondernemen:

• Ofwel het aantal artikels verlagen indien gewenst
• Ofwel wijzigen van andere reservaties of leveringsbonnen (eventueel datums of artikels wijzigen)
• Ofwel voorstellen van een ander artikel
• Ofwel aanvaarden van de reservatie onder voorbehoud, mits aanvaarding van de tekorten. Dit heeft wel een registratie tot gevolg in de gebeurtenissen tabel. Deze functie is ook beperkbaar via de beveiligingsinstellingen. Dit kan dus per groep gebruikers uitgeschakeld worden.​

​Het enige vast gegeven van een bon is het bonnummer. Alle andere gegevens van een bon kunnen worden gewijzigd. Zo kan men nieuwe artikels toevoegen, bestaande wijzigen ​of wissen. Men kan ook zo gewenst de klant, de periode en de transportgegevens wijzigen.

2.1.2.2 Rechtstreekse ingave van een reservatie

Indien niet van een offerte kan vertrokken worden, zullen identieke gegevens worden ingegeven als bij een offerte. Bij het maken van de reservatie wordt echter de stock wel ​geblokkeerd. Zie verder bij detailingave reservatie.

2.1.2.3 Verwerking reservaties

Op de reservaties zijn de volgende verwerkingen mogelijk. Deze verwerkingen worden in het volgende hoofdstuk in detail besproken.

• Omzetting reservatie naar een leveringsbon
• Omzetting van een reservatie naar een offerte. Hierdoor wordt stock terug vrijgegeven
• Wijzigen en verwijderen van een reservatie
• Raadplegen van de tekorten
• Annulatie van een reservatie
• Aanduiding dat materiaal mag klaargezet worden met eventuele afdruk van een klaarzetlijst. Hierdoor kan de bon ook geraadpleegd worden vanuit het magazijnoverzicht.
• Export van inhuurartikels naar een ander magazijn (interne inhuur) of naar een andere Rent+ databank (externe inhuur)
• Overzicht reservaties
• • Per klant
  • Per datum
  • Per bonnummer
  • Per dossier​​

2.1.2. Saisie d'un bon avec réservation 

La saisie d'un bon dans un autre statut qu'Offre a pour effet de réserver automatiquement dans le stock les articles de ce bon pour la période définie. 

Cette réservation peut être temporaire (Statut "Option") ou définitive (Statut "Commande" ou " Livré ") Une mise en réservation peut être obtenue :

• Par modification d'une offre existante
• Par saisie directe.

2.1.2.1. Passage en commande à partir d'une offre

Le bon peut être trouvé grâce au système de recherche (voir ci-dessus au point 2.1.1.9). 

RENT+ contrôle automatiquement la disponibilité de chaque article lors du changement de statut d'une Offre. En cas d’indisponibilité, RENT+ affichera la liste des articles indisponibles lors de l'enregistrement du bon. Pour vérifier la disponibilité instantanée d'une entité, il suffit de sélectionner la colonne « Quantité » de la ligne concernée. En complément, la touche de fonction <F11> affichera l’écran détaillé de disponibilité de l’entité. La disponibilité sera également contrôlée lors de tout ajout ou modification des lignes d'articles du bon. L’identification de la personne qui a créé le bon et de celui qui a effectué la dernière modification sont enregistrés dans deux champs distincts. De cette manière, il est toujours possible de vérifier qui a effectué le devis original et qui a effectué la dernière modification. Conformément à la logique de RENT+, le n° du bon est conservé lors de son changement de statut. 

La date de changement de statut ainsi que les initiales de l'utilisateur qui l'a effectué sont enregistrées et consultables dans l'onglet "Liste des actions"

Lors du changement de statut, RENT+ contrôle que chaque article est encore disponible pendant la période indiquée. Dans le cas contraire, vous devez prendre une mesure concernant les articles indisponibles:

• Eventuellement réduire la quantité des articles.
• Modifier d’autres bons en statut "Option" ou "Commande" (éventuellement modifier des dates ou articles).
• Proposer un autre article.
• Accepter la réservation sous réserve, en ignorant les manques, ce qui entraîne l’enregistrement de l’action dans le journal des actions.

La seule donnée figée est le numéro du bon. Toutes les autres données du bon peuvent être modifiées à cette étape Il est possible d’ajouter d’autres articles, de modifier ou d’effacer des articles existants dans le devis original. Vous pouvez éventuellement aussi modifier le client, la période et les données de transport. 

2.1.2.2. Saisie directe d'une "Commande".

Il n'est pas impératif d’avoir au préalable enregistré une Offre avant de la mettre en réservation. Les données à saisir sont les mêmes que pour une Offre. En statut "Commande", les articles sont définitivement réservés. Voir plus loin La saisie détaillée d’une "Commande".

2.1.2.3. Traitement des "Commandes"

Les commandes permettent les opérations suivantes (les opérations de traitement sont examinées en détail au chapitre suivant) :

• Mise en livraison.
• Rétrogradation de la commande en statut "Offre". Cette opération libère le stock.
• Modification ou suppression de la Commande.
• Consultation des manquants par la fonction "Manques" du menu "Edition" .
• Annulation de la Commande par la fonction "Annulation" du menu "Edition". Cette opération libère immédiatement la disponibilité des articles contenus dans le bon.
• Mise en préparation de la commande avec impression éventuelle de la liste des articles à préparer. (Fonction "Mise en préparation" ou fonction "Imprimer le bon de préparation"). En conséquence, la liste est également consultable à partir de la liste des bons de magasin.
• Export des articles de sous-traitance de la commande vers une autre base de données RENT+
• Trier les commandes
• • par numéro de bon
  • par client
  • par date de blocage départ et retour
  • par numéro de dossier

2.1.2.4. Enregistrement d'un bon avec  réservation.

L’onglet "Financier" propose un montant pour la caution et l’acompte. Vous pouvez saisir le montant effectivement réglé ainsi que le mode de règlement.

En cas de problème de disponibilité, RENT+ affichera une liste des articles indisponibles lors de l'enregistrement du bon. 

Après enregistrement, RENT+ proposera systématiquement d’imprimer le bon.

2.1.3 Opstellen van een optie

Gezien de aard van de applicatie en de hoeveelheid van controles en transacties die uitgevoerd moeten worden bij de dagdagelijkse verwerking moet men rekening houden met de volgende minimale specificaties:

• Rent+ is bruikbaar op werkposten met Windows 7, 8, 10 en 11. Als u werkposten combineert met Windows moet u steeds de Advantage Database Server (ADS) gebruiken, zelfs al werkt u maar met één post tegelijkertijd.
• Ook het werken via sessies op een Windows server 2012, 2016, 2019 en 2022 wordt ondersteund. Ook hier is een Advantage Database Server (ADS) steeds nodig.
• Vanaf Rent+ versie 6.25 dient de Advantage Database Server (ADS) minimaal versie 11.1 te zijn.
• De ondersteuning voor Windows XP werd beëindigd in april 2014. Zie hiervoor ook de Microsoft LifeCycle Policy.
• Daarnaast is het van belang dat u uw besturingssystemen onderhoudt door systematisch de betreffende Windows updates uit te voeren voor alle essentiële updates die Microsoft ter beschikking stelt. Dit is een vereiste in de dagdagelijkse evoluerende informatica omgeving.

2.1.3. Création d'une option.

La procédure de création d’une option est identique à la procédure de création d’une commande ou d’une Offre, à l’exception de la date d’échéance. Le matériel contenu dans le bon sera automatiquement libéré, dès que cette date sera dépassée. Si la date d'échéance d'une Option est dépassée, RENT+ ne fera plus aucune réservation pour les matériels de ce bon qui se comportera alors comme une Offre.

La date d'échéance proposée par RENT+ est obtenue par addition du nombre de jours paramétré dans la rubrique "Nombre de jours d'échéance" de l'écran de configuration à la date courante. Il appartient donc à l'utilisateur de modifier la date d'échéance en fonction de la période de location et de la date jusqu'à laquelle il accepte de réserver le matériel.

2.1.4 Opstellen van een leveringsbon

Gezien de aard van de applicatie en de hoeveelheid van controles en transacties die uitgevoerd moeten worden bij de dagdagelijkse verwerking moet men rekening houden met de volgende minimale specificaties:

• Rent+ is bruikbaar op werkposten met Windows 7, 8, 10 en 11. Als u werkposten combineert met Windows moet u steeds de Advantage Database Server (ADS) gebruiken, zelfs al werkt u maar met één post tegelijkertijd.
• Ook het werken via sessies op een Windows server 2012, 2016, 2019 en 2022 wordt ondersteund. Ook hier is een Advantage Database Server (ADS) steeds nodig.
• Vanaf Rent+ versie 6.25 dient de Advantage Database Server (ADS) minimaal versie 11.1 te zijn.
• De ondersteuning voor Windows XP werd beëindigd in april 2014. Zie hiervoor ook de Microsoft LifeCycle Policy.
• Daarnaast is het van belang dat u uw besturingssystemen onderhoudt door systematisch de betreffende Windows updates uit te voeren voor alle essentiële updates die Microsoft ter beschikking stelt. Dit is een vereiste in de dagdagelijkse evoluerende informatica omgeving.

2.1.4. Etablissement d'un bon de livraison. 

Le processus est le même que pour la création d’un bon dans les autres statuts. Lors de la rédaction d'un bon de livraison, les compteurs qui tiennent à jour le stock des différents articles sont adaptés en conséquence.

Les bons de livraison peuvent être obtenus de 4 manières :

• Par l’icône « Mise en livraison » après sélection du bon dans l’un des listes de bons en cours.
• Changement du statut du bon en « Livré » depuis l’écran d’édition du bon 
• En cochant la case « Livraison » depuis le bon de magasin
• Par saisie directe (location comptoir)

Voir plus haut le raisonnement relatif à la rédaction d'une commande.

2.1.4.1. Impression des documents relatifs à un bon de livraison.

Les documents de livraison peuvent être imprimés lors de l’enregistrement de la livraison ou depuis la liste des Affaires en cours. 

2.1.4.2. Modification des bons en statut "Livré".

Les bons en statut "Livré" peuvent être modifiés jusqu'au retour du matériel. Si vous modifiez le contenu d'un bon livré après dépassement de la date de début de location, RENT+ affichera un message assorti d'une demande de confirmation. Voir plus loin.

2.1.4.3. Traitement des bons de livraison.

Il est possible de réaliser les opérations suivantes sur les bons qui sont en statut "Livré" à partir de la liste des bons en cours :

• Modification du bon
• Consultation des données financières et des données relatives au transport
• Annulation du bon
• Consultation des manques
• Export des demandes de sous-location vers une autre base de données RENT+
• Impression des documents associés au statut « Livré »
• Ajout de données supplémentaires relatives au magasin
• Vue d’ensemble des bons de livraison
• • par client
  • par date
  • par numéro de bon
  • par dossier

2.1.4.4. Gestion des bons "Livrés".

2.1.4.4.1. Modification des bons "Livré" en cours.

En principe, tous les bons "livrés" sont des locations en cours. Un bon "Livré" commence en même temps que la période de location réelle et s’arrête au retour du matériel. Si nécessaire, on peut encore ajouter du matériel pendant la durée d’une location. Ces articles seront néanmoins comptabilisés selon le coefficient de période original du bon. Le coefficient de période est une donnée qui s'applique à l'ensemble du bon et invariable pour chaque article.

2.1.4.4.2. Arrêt d'une location.

Le bon de livraison constitue la base du bon de retour et de la facturation dès que tout ou partie du matériel est rentré.

2.1.5 Opmaken van de inkombon

​2.1.5.1 Ingave van de uit te voeren telling

De receptie van het materiaal bestaat steeds uit twee stappen. De eerste stap wordt uitgevoerd door een telling en het opnemen van eventuele schade voor artikels met een ​serienummer. Een tweede stap is een commerciële toevoeging aan de inkombon.

​Bij het opmaken van de inkombon bepaalt men de datum waarop de huurovereenkomst een einde kent. Daarna kent men voor elk artikel van de leveringsbon de volgende ​ ​gegevens toe:

• Indien het terug binnen komt: Is het OK of stuk?
• Indien het niet binnen komt: beschouwen als verkoop of loopt de huur verder?
• Wordt dit artikel in de wachtrij geplaatst voor testen of niet?

​Naast de ingave van deze gegevens kan men ook nog andere artikels toevoegen die dan beschouwd worden als artikels die verkocht worden. De inhoud van het oorspronkelijk ​huurcontract kan dus niet gewijzigd worden, met uitzondering van de artikels die ingebracht zijn als varia (diensten). Van deze artikels kan het aantal gewijzigd worden. Dit kan ​immers gaan om prestaties in regie, waar het aantal te presteren uren of dagen niet op voorhand gekend is.

Vanaf versie 6.28 is het mogelijk om de varia artikels niet meer te tonen bij de verwerking van de inkombon. Dit om vergissingen bij de facturatie te vermijden. Zie ook 2.3.1.2. Configuratie - tab Standaard, inkombon.

​Vanaf versie 6.42 is het mogelijk een extra commentaar in te geven bij het binnen nemen van het materiaal. Deze commentaar is terug te vinden bij het overzicht van de stockmanipulaties.

​2.1.5.2 Registratie van de inkombon

Door registratie van de inkombon wordt het huurcontract beëindigd. Hierna kan men nog een facturatie doorvoeren, waarbij alles terug kan gewijzigd worden. Wijzigingen aan ​verhuurartikels zullen echter geen invloed meer hebben op de beschikbaarheid.

Een inkombon kan leiden tot het opmaken van een nieuwe leveringsbon indien niet alle artikels terug binnen komen. Alle artikels die verder verhuurd blijven, komen terecht op een nieuwe leveringsbon die als startdatum de datum overneemt van de af te sluiten leveringsbon als het materiaal vroeger binnenkomt als verwacht of een nieuwe startdatum op basis van de inkomdatum in de andere situatie. De klant krijgt hiervoor een nieuwe leveringsbon.

​Vanaf versie 6.28 wordt de datum en het uur van de niet binnengeleverde artikels niet gewijzigd op de nieuwe leveringsbon. Dit om een betere traceerbaarheid van de gescande artikels te garanderen.

​Voor die inkombonnen die niet in één beweging kunnen afgewerkt worden, kan een inkombon steeds tijdelijk opgeslagen worden (geparkeerd) om de telling op een later tijdstip ​te verwerken.

Opgelet:  parkeren dient enkel voor kortstondige pauzes want het materiaal wordt nog niet als binnen beschouwd.

​2.1.5.3 Opstellen van de factuur

Uit de inkombon vloeit automatisch de voorbereiding van de factuur. Een factuur kan opgesteld worden gebaseerd op de inkombon of op basis van de oorspronkelijke bon. ​Deze ​factuur vermeldt in totaal de prijs van het gehuurde materiaal alsook volgende rubrieken.

• bijkomend huurbedrag als het contract langer liep dan voorzien of een herberekening van de prijs
• verkocht materiaal
• schade toegebracht aan materiaal
• transportkosten
• extra toegevoegde diensten

​De lijst met te factureren bonnen bevat alle verhuurbonnen die binnen genomen zijn en alle verkoopbonnen die in levering staan. Een factuur kan opgemaakt worden voor ​​ ​meerdere bonnen van dezelfde klant. Een factuur kan opgemaakt worden op basis van het oorspronkelijke contract, maar ook dan moet eerst de inkombon gemaakt worden. ​ ​Deze factuur kan rechtstreeks in de boekhouding verwerkt worden, zo de link met uw boekhouding dit toe staat.

Vanaf versie 6.42 is het mogelijk om aan bepaalde gebruikers via de security instellingen de toegang tot de bonnen in de factuur te ontzeggen.

2.1.5. Enregistrement du retour.

2.1.5.1. Comptage du matériel

L'enregistrement du retour du matériel peut être fait de 2 manières : 

Retour complet à la date du jour ou à la date de retour prévue sur le bon depuis la liste des "Retours attendus".

Comptage détaillé depuis la fonction de retour accessible depuis la liste des Affaires en cours ou la liste des "Retours attendus"

La première étape consiste en un comptage et l'enregistrement des dommages éventuels pour les articles ayant un numéro de série. La seconde étape consiste en un ajout commercial au bon de retour.

La date effective de retour est définie lors de la saisie du retour. Par défaut, RENT+ propose la date du jour. 

En plus de la saisie de ces données, vous pouvez ajouter d’autres articles qui sont alors considérés comme vendus. Le contenu du contrat de location original ne peut donc pas être modifié à l’exception des articles de vente et des articles divers (services). Pour les articles de vente et de service, noter une quantité dans la colonne « Ret » revient à retirer ces articles du bon. Ceci concerne principalement les prestations en régie dont le nombre d’heures ou de jours à effectuer ne peut pas être connu d’avance et les consommables inutilisés.

Depuis la version 6.28, il est possible de ne pas afficher les articles divers lors du retour afin d’éviter des erreurs de facturation. (voir la section 2.3.1.2. Configuration - Onglet `Valeurs par défaut' pour plus d’informations Deux fonctions de la barre de tâches permettent de faciliter la saisie des quantités rentrées.

Depuis la version 6.42, il est possible de saisir un commentaire retour pour les articles destockés lors du retour.

Ce commentaire sera recopié dans la zone commentaire du mouvement de stocl lors du destockage de l’article.

2.1.5.2. Enregistrement du bon de retour.

L’enregistrement du retour met fin au contrat de location. Après cette opération, il est possible de faire un décompte de préfacturation ou une facturation directe où tout peut encore être modifié en cas de besoin. Cependant, les modifications apportées au niveau des articles de location n’auront plus de conséquences sur la disponibilité. 

Un retour incomplet générera un bon de prolongation (ou de manquants) pour les articles qui ne sont pas rentrés. Tous les articles qui restent encore en location apparaissent sur un nouveau bon en statut livré dont la date de début correspond à la date du bon de livraison à clôturer (si le matériel rentre plus tôt que prévu) ou à une nouvelle date de début correspondant à la date de retour (dans l’autre cas). A partir de la version 6.28, les dates et heures de scan des articles non rendus sont inchangées sur le bon de prolongation afin d’assurer une meilleure traçabilité des articles scannés,

Les bons de retour qui ne pourraient pas être traités en une seule fois peuvent être temporairement parqués, en vue d’un enregistrement effectif ultérieur. Attention : cette manipulation doit rester momentanée car le matériel ne sera considéré comme rentré qu'après enregistrement définitif du retour du bon.

2.1.5.3. Création du décompte de pré facturation

Le décompte de pré facturation permet à un utilisateur n'ayant pas accès aux factures de préparer celle-ci après enregistrement du retour du bon en notant les différences entre ce qui était prévu et l'exploitation effective de l'affaire. Le mode opératoire pour créer un décompte est similaire à la création d'une facture après retour. Après enregistrement du décompte, celui-ci apparaîtra dans la liste des factures avec un n° négatif. Il pourra être converti en facture ou supprimé par l'utilisateur responsable de la facturation.

2.1.5.4. Création de la facture.

La facture est préparée à partir du bon de retour ou par transformation du décompte de pré facturation. Une facture peut être créée en tenant compte des dates de retour effectives ou à partir des dates du bon original. Cette facture mentionne le prix total du matériel loué, ainsi que les rubriques suivantes.

• montant de la location supplémentaire si le contrat est prolongé ou si le prix est recalculé.
• matériel de location vendu.
• dommages causés au matériel.
• frais de transport.
• services supplémentaires.

La liste des bons à facturer contient tous les bons en statut "Rentré", à partir desquels sont rédigées les factures. Il est possible d'établir une seule facture pour plusieurs bons de retour d'un même client. L'utilisateur peut établir la facture sur la base du contrat d’origine après enregistrement du retour.. 

Depuis la version 6.42, il est possible d’interdire à certains groupes d’utilisateurs d’accéder aux lignes de la facture par le mécanisme de sécurité des groupes d’utilisateurs. Si vous souhaitez activer cette possibilité, nous vous invitons à contacter votre revendeur.

Cette facture peut être transférée vers votre logiciel de comptabilité si votre société a fait l'acquisition du lien comptable.

2.2. Algemene werking

2.2.1 Opstarten van Rent+

Het programma staat na installatie ter beschikking in een Rent+ programmagroep, waar u een icoontje Rent+ in aantreft. De eigenlijke installatie of de eerste maal opstarten van Rent+ kan enkel gebeuren als die Windows gebruiker beheerdersrechten heeft.  Bij het opstarten zal het programma eerst vragen naar een gebruikersnaam en paswoord. Bij acceptatie van de gebruikersgegevens wordt een controle uitgevoerd of die dag het programma reeds opgestart is geweest.

Indien dit niet het geval is, zijn er twee mogelijkheden:

1. De PC, die opstart, is de ‘master’ PC (zie verder 4.2.). Hierdoor zullen de opstartroutines uitgevoerd worden. Voor deze routines is het een noodzaak dat niemand anders het programma kan opstarten, of met het programma werkt. Hiervoor krijgen de andere gebruikers de vraag te zien ‘Of er een ander programma aan het opstarten is.’, zo zij het programma wensen op te starten. Zij kunnen deze boodschap enkel negeren, zo zij tot security niveau 1 behoren. Zo zij reeds in het programma werken, zal de PC die de opstartroutines uitvoert de boodschap geven dat de routines niet kunnen uitgevoerd worden omdat er nog gebruikers aangemeld zijn. Zo u deze boodschap ziet, moet gevraagd worden aan alle gebruikers om Rent+ te verlaten. 
2. De PC, die opstart, is geconfigureerd als een normaal werkstation. Zo de routines niet zijn uitgevoerd, krijgt u de boodschap dat de routines niet uitgevoerd werden op de Master PC. De volledige technische uitleg en ook de mogelijkheden om opstartproblemen te onderzoeken vindt u in het technisch addendum 5.3.

Het opstarten vraagt even tijd omdat heel wat voorbereidend werk wordt uitgevoerd. Na het verkrijgen van het aanmeldingsscherm worden een aantal zoekfuncties geactiveerd, en een aantal bestanden gecontroleerd op correctheid. Het is niet aangeraden om reeds te trachten een menu of een andere functie te activeren zolang Rent+ nog bezig is met deze interne verwerking.

2.2.2. Afsluiten van Rent+ 

U dient steeds zorg te dragen voor een correcte afsluiting van het programma. Zo u uw PC afzet zonder eerst het programma te verlaten, loopt u het risico zowel de Windows omgeving als de bestandsgegevens te beschadigen. Zulk een handeling wordt geregistreerd, zo het nog mogelijk is, om controle op een correcte afsluiting mogelijk te maken.

Opgelet: Dit kan echt dramatische gevolgen hebben voor de correctheid van de gegevens. 

Daar u in Rent+ meerdere taken tegelijkertijd kan uitvoeren, moet u ook zorg dragen voor het sluiten van de verschillende vensters. Zo u bijvoorbeeld een postnummer aan het opzoeken bent tijdens de bewerking van een klantenfiche en u opent tijdens deze bewerking een nieuw scherm, zult u eerst de operatie betreffende het postnummer moeten afsluiten voordat u verder kan werken in de klantenfiche. Zo u toch poogt om dan verder te werken in de klantenfiche, lijkt het of Rent+ geblokkeerd zit. Best controleert u in zulke situaties of nog meerdere schermen actief zijn, onder de menuoptie ‘Window’. Zo u volledig geblokkeerd zit in Rent+, dient u eerst d.m.v. toetsencombinatie te kiezen voor het afsluiten van Rent+. Daarna kiest u als eerste taak bij het terug opstarten voor een herindexatie van de gegevens. Zie verder 4.2.

2.2.3. Gebruik van Rent+.

Het programma is ontwikkeld met een interface om meer dan één taak tegelijkertijd te kunnen uitvoeren. Dit noemt men een Multiple Document Interface (MDI). Hierdoor krijgt u een hoofdscherm waarin meerdere schermen bewerkt kunnen worden.  Elk van deze schermen is een taak op zich. Het aantal te openen schermen is sterk afhankelijk van de beschikbare bronnen van uw PC. Normaal moet u rekenen op een vijftal taken die u tegelijkertijd kan uitvoeren of raadplegen. Vergeet niet dat bij sommige taken er automatisch nieuwe schermen gecreëerd worden. Hou dan ook rekening met de systeembronnen bij het uitvoeren van zulke taken.

​2.2.3.1. Indeling scherm

Het scherm is ingedeeld in vier blokken.

• De menubalk.
• Het takenvenster
• Het werkblad 
• De statusbar.

​ ​2.2.3.1.1. De menubalk

De menubalk is afhankelijk van het actieve scherm. Enkel die taken die uitgevoerd kunnen worden vanuit het actieve scherm, worden geactiveerd. Het menu wijzigt dus door gebruikersmanipulaties.  

​ ​2.2.3.1.2. Het  takenvenster

​Op het paneel vindt u een aantal snelkoppelingen terug  naar taken die veelvuldig kunnen voorkomen en afhankelijk zijn van het scherm waarin je werkt, en een overzicht ​van je laatste handelingen. Zo je geen gebruik wenst te maken van het takenvenster, kan dit steeds gesloten worden via de menuoptie ‘Beeld’, ‘Takenvenster’. U kan het ook terug activeren met behulp van dezelfde functie. 

​ ​2.2.3.1.2.1. Openen

Vanop het takenvenster kan je op een verkorte manier de functie ‘nieuwe bon’ of ‘nieuwe factuur’ opstarten. Deze twee menuopties staan hier standaard ingevuld. U kan echter zelf de keuze gaan maken welke snelkoppelingen het best voor u persoonlijk in dit takenvenster gepresenteerd worden.

​ ​Als enkel het takenvenster openstaat, kiest u voor de menuoptie ‘View’’, ‘Eigenschappen’. Hier krijgt u de mogelijkheid om in het tabblad ‘Shortcuts’ een selectie te maken ​ ​uit de menuopties die ter beschikking staan. Enigste nadeel is een mogelijk probleem met de security, daar de beschikbare menuopties kunnen wijzigen door de ​ ​ ​ ​​systeembeheerder. 

​ ​2.2.3.1.2.2. Acties

Door het herwerken van de gebruikersinterface, staan een aantal functies nu op een andere wijze ter beschikking. Als u een bon aan het aanmaken of wijzigen bent, kan u ​nu via het takenvenster de 5 meest courante functies activeren. Het is zeker nuttig bij elke taak na te gaan welke mogelijkheden dit actie scherm u biedt. Hier staan immers ​echte nuttige functies. 

​ ​2.2.3.1.2.3. Recent 

Op het takenvenster, onder de noemer ‘Recent’ vindt u de referenties terug van de bonnen, facturen, e.d. die u het laatst hebt behandeld. Via deze weg, kan u direct terug ​springen naar de laatste zaken die u hebt aangemaakt of gewijzigd. Rent+ geeft u hier enkel informatie over de huidige sessie. Als u Rent+ verlaat, bevat deze functie geen ​gegevens meer. Rent+ houdt voor u de laatste 10 documenten die u beheerd heeft bij. 

​ ​2.2.3.1.2.4. Info

Dit gedeelte van het takenvenster biedt u extra informatie over bepaalde elementen die in het scherm te beschikking staan. Hierdoor wordt plaats vrijgehouden op het ​eigenlijke detail scherm. Bijvoorbeeld de klanttelefoonnummer bij opmaak van een bon zal u terugvinden in dit ‘Info’ gedeelte en niet meer op de detail van een bon. 

​ ​2.2.3.1.3. Het werkblad

Het werkblad is het hoofdscherm waarin u de verschillende taken kunt uitvoeren, minimaliseren of springen tussen taken. Op het werkblad kunt u dus meerdere schermen ​openen.

​Sommige van deze schermen openen een bladerfunctie. Andere schermen tonen direct de betrokken informatie.

De meeste werkschermen vertrekken vanuit de bladerfunctie. Het is juist deze bladerfunctie die u de mogelijkheid biedt om een overzicht te behouden op al het werk dat moet verricht worden.

In elk scherm met zulk een bladerfunctie is er ook een functie die u de mogelijkheid biedt om detailinformatie van het geselecteerde item op te vragen. Deze knop speelt ​een belangrijke rol. Met één druk op de knop verandert u dan uw gezichtspunt van bladerzicht naar detailzicht. Alle functies die ter beschikking staan op dit venster blijven van kracht. U beslist dus zelf als gebruiker uit welk gezichtspunt u uw gegevens raadpleegt. Zie hieronder voor een afbeelding van de toolbar.

​De meeste schermen bieden u een ‘toolbar’. Deze toolbar is een versnelfunctie die het idee van functietoetsen ondervangt. De functies die ter beschikking staan op een ​toolbar zijn de functies die u in het actieve scherm het meest zal toepassen. Elk van deze functies staat ook ter beschikking in de menubalk. In hoofdzaak de ‘Edit’ menu. Als u over de toolbar wijst met uw muispointer, zult u in de statusbar een verklarende werking zien verschijnen van de betreffende toolbarknop. Het volstaat dus om de ‘Edit’ menu te raadplegen om te weten welke functies u op het actieve scherm kan toepassen. De inhoud en de beschikbaarheid van deze ‘Edit’ menu zijn dus afhankelijk van het scherm waarop u werkt. 

Aan de hand van de onderstaande afbeelding krijgt u een overzicht van de meest gebruikte functies. Dit is specifiek voor het overzicht van de bonnen, maar kan toegepast ​worden op de meeste overzichten.

​ ​AFBEELDING MET ICOONTJES + OVERZICHT OPNIEUW MAKEN

​ ​2.2.3.1.4. De statusbar

De statusbar dient om boodschappen van het programma te tonen. Het is de onderste lijn van het hoofdscherm.

​Links verschijnen de meldingen uit Rent+ Deze meldingen hebben een beperkte tijdsduur. Rechts verschijnt onder welke naam en voor welk magazijn u ingelogd bent. 

​ ​2.2.3.1.5. Bewaren van de desktop

​ ​Als u telkens graag dezelfde vensters ter beschikking heeft bij het opstarten van Rent+ kan u via de functie ‘File’, ‘Bewaar Desktop’ uw instellingen opslaan. Rent+ zal dan ​ ​de vensters die u nu heeft openstaan, terug openen bij het opstarten. 

​ ​2.2.3.2. Activeren van zoekfuncties

Rent+ gebruikt een intelligente manier van opzoeken. Overal waar Rent+ van u een gekend gegeven verwacht, zal het elke toetsaanslag volgen en u een zoekscherm geven ​zo het gegeven niet gekend is bij het verlaten van de zone of bij het overschrijden van een maximum aantal karakters. Dit is het geval bij elke zoekfunctie die u in het ​programma tegen komt. Of het nu gaat over een klantnaam, een postnummer of een artikelnaam, de wijze van opzoeken blijft identiek. Hierop bestaat één uitzondering, nl. het opzoeken van een gemeente op naam. Daar U tijdens de ingave van een postnummer ook nieuwe postnummers kunt kenbaar maken, maakt u hier uw zoekkeuze ​kenbaar d.m.v. de cursor neerwaarts te bewegen. 

​Hierdoor volstaat het om slechts enkele karakters in te geven en dan met de ‘Tab’ toets de zone te verlaten om de zoekfuncties te activeren. Ofwel door een ‘?’ of een ‘*’ in ​te geven als u zelf niet de eerste letter of cijfer kent. Op deze wijze start u met een zoekfunctie die aan het begin van het bestand zal staan.

De zoekschermen zijn steeds opgevat als bladerfuncties. Hier kunt u met ‘ENTER’ uw keuze bevestigen. 

​ ​OPGELET: De zoekschermen zijn steeds overzichtsschermen van datgene waar u naar op zoek bent. In veel gevallen kunt u hier nogmaals een zoekfunctie activeren of, zo ​ ​het geen u zoekt niet bestaat, toevoegen. Vb. : U zoekt een klant en u vindt die klant niet in het zoekscherm. Dat kan u vanuit het zoekscherm de functie toevoegen ​ ​ ​ ​oproepen, zodat u de taak die u wenst uit te voeren niet hoeft te verlaten 

Zoekfuncties zijn modaal. Dit wil zeggen dat Rent+ van u verwacht dat u de zoekfunctie moet afsluiten voor u verder kunt werken met een nieuwe taak, tenzij specifiek anders voorzien is, zoals hierboven beschreven.

​In de overzichtschermen hebt u ook onder de toolbar een beschikbare zoekfunctie. Deze activeert u via de ENTER toets. Rent+ zal deze tekst zoeken in een aantal ​beschikbare zones en zal u stap per stap verder leiden in uw zoektocht. Opgelet, deze functie werkt niet op alle zichtbare velden. Vb. in het bonoverzicht zal dit niet zoeken ​in de klantnamen. Dit komt omdat de klantnaam niet gekend is op de bon zelf, enkel het klantnummer. U moet ook opletten bij het gebruik van de ‘Del’ toets. Deze zal ​immers door Rent+ aanzien worden als de functie om een bon, klant of artikel te wissen. 

​Als laatste nieuwe mogelijkheid heeft u ook in sommige invoervelden een vergrootglaasje ter beschikking. Als u hier op klikt, komt u rechtstreeks in de totale lijst terecht ​van het element waarvan u nu in het selectie ingave scherm staat. 

​ ​Vanaf versie 6.30 is de zoekfunctie wezenlijk gewijzigd.  In vorige versies is het zoeken beperkt tot telkens het begin van een omschrijving.  Vanaf 6.30 kan ook binnen de ​ ​tekst van de omschrijving gezocht worden, wat een veel krachtiger en intuïtievere manier van zoeken is.   Deze functie staat niet automatisch actief, maar kan geactiveerd ​ ​worden via ‘Beeld’, ‘Eigenschappen’, tab ‘Instellingen’, ‘in volledige tekst zoeken’. Het zoeken in volledige tekst kan desgewenst geactiveerd of uitgeschakeld worden bij ​ ​elke individuele zoekopdracht.

Het zoeken in de volledige tekst zoekt standaard op volledige woorden, maar is niet hoofdletter gevoelig. Door gebruik te maken van het meta-karakter ‘*’ kan ook op een deel van het woord gezocht worden. 

Daarnaast kan ook een combinatie gemaakt worden van zoektermen door gebruik te maken van ‘EN’, ‘AND’, een ‘+’ of een spatie voor selecties die aan beide criteria ​​dienen te voldoen.   ‘OF’, ‘OR’ of ‘,’ maakt mogelijk om te zoeken op het voorkomen van elk van de vermelde termen.   Tenslotte laat ‘!’ toe om te zoeken op de negatie van een zoekterm.  Door middel van ‘( )’ kan de gecombineerde zoekopdracht precies gedefinieerd worden.  (zie voorbeeld). 

• ​ ​video sony/video+sony/video en sony ​ ​Alle omschrijvingen waarin 'video' en 'sony' voorkomen
• ​ ​video sony/video of sony ​ ​ ​ ​Alle omschrijvingen waarin 'video' of 'sony' voorkomen
• ​ ​(video+sony),panasonic ​ ​ ​ ​Alle omschrijvingen waarin 'video' en 'sony' voorkomen of ook 'panasonic'
• ​ ​video* ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​Alle omschrijvingen waarin 'video' afzonderlijk of als begin van een woord voorkomt. BV. 'videorecorder'
• ​ ​*video ​ ​ ​ ​ ​ ​ ​Alle omschrijvingen waarin 'video' afzonderlijk of als einde van een woord voorkomt. BV. 'familievideo'
• ​!video​: ​Alle omschrijvingen waarin 'video' niet voorkomt

De volgorde van de zoektermen heeft geen invloed op het resultaat.  Zo is ‘video,sony’ gelijkwaardig aan ‘sony,video’. 

​ ​Het zoeken in de volledige tekst heeft een gefilterde lijst als resultaat.  Dit in tegenstelling tot het klassieke zoeken dat telkens zoekt naar de volgende overeenkomst. Om ​ ​de filter te annuleren, dient een lege zoekopdracht gegeven te worden 

​ ​2.2.3.3. Behandeling datumfuncties

​Elke datum in het programma wordt opgeslagen met behulp van 4 cijfers voor het jaartal. Bij ingave van het jaartal bent u niet verplicht om de 4 cijfers voor het jaartal te ​gebruiken. Vult u helemaal geen jaartal in, dan neemt het programma het huidige jaartal. Vult u twee cijfers in, dan vult het programma alles tussen de 60 en de 99 in als ​1960 tot 1999. Alles tussen de 0 en de 59 wordt beschouwd als 2000 tot 2059.

Op de datumvelden kunt u met behulp van de ‘-’ en de ‘+’ knoppen op het numerieke klavier, de datums met een dag laten stijgen of laten zakken, zonder de datum ​opnieuw te moeten invullen. Er verschijnt steeds op de statusbar welke dag van de week u aan het behandelen bent.

Via een dubbele muisklik, krijgt u een kalenderfunctie. Vanuit deze kleine kalenderschermpjes, kunt u via een dubbele klik uw keuze bevestigen.

​ ​2.2.3.4. Behandeling van numerieke zones

​ ​Rent+ beheert de invulvelden steeds in een ‘Invoeg’ modus. Als u zich met de muis op een welbepaalde plaats positioneert, zullen de karakters die u ingeeft, ​ ​ ​ ​ ​tussengevoegd worden. Voor numerieke en datum zones kan dit tot vergissingen leiden als u hier geen aandacht aan spendeert. Als u gebruik maakt van de ‘Tab’ toets om ​ ​naar een  volgende zone te springen, hebt u hier altijd de ‘overschrijf’ modus ter beschikking. De invulzone zal zich dan helemaal selecteren (standaard is deze zone dan ​ ​volledig blauw gekleurd). Bij het eerste karakter dat u dan typt, zal de gekende waarde verdwijnen en kan u de gewenste waarde volledig opnieuw invullen. 

​ ​2.2.3.5. Behandeling van dropdown menu’s

U vindt op vele plaatsen dropdown menu’s terug. U kan een waarde in zulk een lijstje selecteren door middel van het eerste karakter. Als er meerdere selecties mogelijk zijn ​met hetzelfde karakter, drukt u nogmaals dit karakter. Vele van deze dropdown menu’s zijn beperkte selectieschermen die u zelf kan onderhouden vanuit de menuoptie ‘Diensten’, ‘ Codetabellen’. 

​ ​2.2.3.6. Behandeling van checkbox

Een checkbox is een logische waarde, een Ja/Nee situatie. Deze kan ofwel met behulp van de muis aangeduid worden of via de spatiebalk aan of af gezet worden. 

​ ​2.2.3.7. Beheer van de overzichten

Rent+ maakt veelvuldig gebruik van overzichten. Het beheren van artikels, van klanten, van bonnen, facturen, e.d. start steeds vanuit het overzicht van deze gegevens. ​Vanuit dit scherm kan u dan de gewenste functies uitvoeren. Deze overzichtschermen hebben allen een standaard sortering en filter. De meeste van deze schermen worden ​geïndividualiseerd per gebruiker. Voor de meeste schermen kan u kiezen in welke volgorde de gegevens getoond worden en welke kolommen en in welke volgorde ze dit ​overzicht zullen vullen. 

​Rent+ zal bij het openen van een scherm, nagaan of dit al gepersonaliseerd werd of niet. Zo ja zal deze instelling gebruikt worden, anders wordt de standaardinstelling ​gebruikt. 

De sortering kan u op beperkte plaatsen ook gewijzigd worden door gebruik te maken van de kolomhoofding. Door te klikken op de kolomhoofding, zal de sortering zich ​volgens de kolomwaarden gaan plaatsen. Elke kolomhoofding waar u een pijltje omhoog, of pijltje omlaag terugvindt voor de titel, biedt u een sorteerfunctie. Deze ​sorteerfuncties zijn niet bi-directioneel. U kan bijvoorbeeld wel sorteren op het bonnummer, maar deze sortering blijft steeds oplopend. De keuze oplopend of aflopend, die u intuïtief terugvindt vanuit een Excel ervaring bijvoorbeeld, is hier niet. 

Er zijn een aantal plaatsen waar deze individualisering bewust wordt uitgeschakeld. Bijvoorbeeld het overzicht van de bonnen. Het overzicht van de bonnen wordt bewust ​gesorteerd volgens blokkeringsdatum uit. Telkens u dit overzicht opent, zal Rent+ zich positioneren op de bon die vandaag (of zo dicht mogelijk) buiten gaat, hoeveel bonnen u ook behandelt. Dit wordt dus echt beschouwd als een overzicht van wat er die dag moet gebeuren. Zo u toch wenst, dat ook dit overzicht een geïndividualiseerde sortering bewaart, neemt u contact op met CMS of uw dealer. U kunt natuurlijk ook eenmaal daags dit overzicht sorteren naar uw wens, en deze tijdens de werking enkel minimaliseren en niet meer sluiten. 

​ ​Doordat de overzichten naar uw wens telkens opgeslagen worden, kan u er jammer genoeg ook in slagen om bepaalde kolommen definitief te wissen in uw overzicht. Dit ​ ​kan ongedaan gemaakt worden door het bestand RPPF_XXX.ini waar XXX staat voor uw initialen, te wissen uit de data directory van Rent+. Opgelet, overleg met uw ​ ​ ​ ​systeembeheerder!

De kolomhoofdingen zijn uit nature klein en onvoldoende om echt beschrijvend te zijn. Op de meeste kolomhoofdingen is een ‘Tooltip’ aanwezig. Een tooltip is een uitleg die verschijnt als u met uw muispointer op de kolomhoofding gaat staan. Opgelet, deze verdwijnt automatisch na enkele seconden. 

​ ​2.2.3.8. Invulschermen

Sinds versie 5.80 zijn de meeste invullijsten omgevormd naar een invoermode lijn per lijn naar een meer Excel gebaseerde inputmethode. Overal waar verschillende records ​of lijnen ingevuld kunnen worden, vindt u dezelfde invoerwijze terug. Bijvoorbeeld de omschrijvingen op de artikelfiches of de detaillijnen van de bonnen of de factuurlijnen op een factuur. 

Het beheer in deze detailrijen voert u uit door middel van uw cursor en de entertoets of d.m.v. de drukknoppen:  

AFBEELDING MET NIEUWE ICOONTJES INVOEGEN

• toevoegen van een lijn of de functieknop CTRL N
• invoegen of tussenvoegen van een lijn of de functieknop INS
• wissen van een lijn of de functieknop DEL
• bevestigen van een lijn of de functieknop ‘Return'
• annuleren van huidige operatie of de functieknop ESC

Als er nog geen detaillijnen zijn aangemaakt, toont Rent+ u de boodschap <Er zijn geen detail rijen, druk <CTRL> <N> om een rij toe te voegen. U kan de ingave starten ​met behulp van de toetscombinatie <CTRL> <N> of via de knop toevoegen of invoegen.  Zodra u een lijn aan het toevoegen of wijzigen bent, staat het pijltje in de eerste kolom in het lichtblauw. 

​U moet elke lijn bevestigen met de Enter toets of met de groene bevestigingsknop voor u een volgende lijn kan toevoegen met het pijltje naar beneden of met de ​drukknop ‘Toevoegen’.  Zodra een lijn bevestigd is, verdwijnt de lichtblauwe invulling in de eerste kolom.  U zal merken dat deze invulwijze intuïtief verloopt. 

U kan deze invulwijze nog verder naar uw hand zetten door het wijzigen van de volgorde van de kolommen. Als u bijvoorbeeld liever een artikel opzoekt via de naam i.p.v. ​via de artikelcode, is het voldoende dat u deze kolom versleept naar de eerste positie om dit als eerste invulveld ter beschikking te krijgen. U merkt dat u zo Rent+ perfect kunt afstemmen op uw gebruikerswensen. 

​ ​2.2.3.9. Persoonlijke instellingen

Rent+ beheert uw persoonlijke instellingen op een geautomatiseerde manier zoals daarnet ter sprake is gekomen. Welke kolommen u wenst te zien, welk uw voorkeur ​sortering is bij het openen van een overzicht of op welke zones je de laatste keer hebt gezocht, al deze instellingen worden door Rent+ telkens opgeslagen en gebruikt. U kan deze instellingen ook zelf beheren. Bij de meeste vensters die u opent, is er een menuoptie ‘View’, ‘Eigenschappen’ ter beschikking. Hier kunt u aankruisen welke tabbladen er zichtbaar zijn, soms zelf de volgorde van de tabbladen bepalen, welke kolommen u wenst te zien en in welke volgorde en of u de sortering of filter condities wenst te bewaren, al dan niet.  Deze functie is een krachtig hulpmiddel om Rent+ zo perfect mogelijk af te stemmen op uw dagdagelijks gebruik.

2.2.4. Gebruik van printers

Niet alle printers worden door Rent+ ondersteund. Sommige printerdrivers, die niet compatibel zijn met de gebruikte Windows versie, kunnen ervoor zorgen dat Rent+ blokkeert tijdens het afdrukken. Als dit bij u inderdaad het geval is, wijzigt u beter van printerdriver. Dit zal niet aangepast worden in Rent+ omdat dit een fout is van de printerdriver. Printerdrivers die niet optimaal werden aangepast voor de gebruikte versie van Windows kunnen de goede werking beïnvloeden.

Rent+ is in staat om per afdruk te bepalen of deze naar een vaste printer gestuurd wordt. Men kan zelf instellen naar welke specifieke lade er gedrukt moet worden. Dit om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat de klaarzetbonnen steeds op dezelfde printer in het magazijn afgedrukt worden. Dit wil ook zeggen dat een selectie van een standaard printer niet noodzakelijk zal gevolgd worden. Dit is ook een krachtige functionaliteit als u printers heeft met een bak met hoofding papier en een bak met gewoon papier. Rent+ is dan perfect in staat om de rapporten die een hoofding papier nodig hebben, naar de betreffende lade te sturen, zonder dat u telkens de printer opnieuw moet instellen. 

De verschillende mogelijkheden samengevat :

• selectie van een specifieke printer, anders dan de gedefinieerde printer van het document via de knop printerinstellingen.  
• selectie van de lade (bij de documentdefinitie) of éénmalig via printerinstellingen. 
• afdrukvoorbeeld (preview) tonen.  De preview laat ook toe om het document te exporteren naar een aantal formaten. 
• verzenden via e-mail (MAPI of STMP volgens de ingestelde configuratie)
• direct exporteren naar één van de formaten gedefinieerd in de lijst (PDF, xls, doc, ...).  Indien 'open applicatie' aangevinkt staat, wordt de applicatie gekoppeld aan deze extensie geopend. Zoniet wordt een dialoog voorgesteld om het document te bewaren.  Deze mogelijkheid is voorzien vanaf versie 6.42.
• selectie van meerdere documenten om af te drukken, met voor elk document een andere bestemming (printer, preview, e-mail, ...) of een verschillend aantal exemplaren.  De gemaakte keuze wordt a.h.v. een icoon voorgesteld en onder de documentnaam. (zie voorbeeld)
• oorspronkelijke of laatste versie. De documentversie voor of na prijswijzigingen, indien ondersteund in het document. 
• modules: laat toe om enkel de geselecteerde modules te printen bij documenten die dit ondersteunen.

Vanaf versie 6.27 zijn er enkele wijzigingen bij het afdrukken :

• een afdrukvoorbeeld (preview) wordt telkens getoond wanneer het rapport parameters bevat die door de gebruiker dienen ingevuld. Het afdrukken van het rapport gebeurt dan automatisch na het sluiten van het afdrukvoorbeeld.
• het afdrukvoorbeeld bevat een aantal nieuwe functies, zoals het opnieuw instellen van de parameters, zoeken in de afdruk en het weergeven van de hiërarchie in een rapport
• het afdrukvoorbeeld is een afzonderlijke applicatie en dus modaal. Het scherm dient gesloten om andere handelingen in Rent+ uit te voeren.  

Vanaf versie 6.28 is de printerselectie instelbaar per rapport.  Ook de wijzigingen die aan de printerinstellingen bij een selectie binnen Rent+ gedaan worden, zijn van kracht.

2.2.5. Windows handelingen

• Gebruik zoveel mogelijk de toets ’Tabulator’ om naar de volgende invulzone te gaan. Het gebruik van de ENTER toets is onder Windows geen voortgang maar een afsluiting van de huidige operatie. U heeft in Rent+ slechts op een beperkt aantal plaatsen de muis nodig. 
• Onderlijnde letters op een drukknop of in een menu zijn bedoeld als sneltoetsen. Met behulp van de CTRL toets en deze letter kan u deze functie direct uitvoeren, zonder gebruik te maken van muis of de enter toets. Vb. in het invulscherm van een nieuwe bon, kan u door de combinatie CTRL a, direct een nieuw artikel toevoegen. 
• Een drukknop die omlijnd is met een stippellijn op het kader, zal de ENTER toets opvangen en de betreffende functie uitvoeren. 
• Een invulzone waarvan de achtergrondkleur opgelicht is, zal bij het intypen van een karakter, zijn volledige inhoud eerst wissen. 

2.2.6. Bewaren van voorkeursinstellingen

Als u bij het opstarten van Rent+ steeds dezelfde schermen opent, kan u via de menufunctie ‘Bestand, Bewaar desktop’ de instellingen van uw Rent+ bureaublad bewaren. Rent+ zal dan bij het opstarten automatisch deze schermen terug openen.  

2.2. Fonctionnement général.

2.2.1. Démarrage de RENT+

Une fois installé, le programme est disponible dans un groupe de programmes RENT+ qui comporte une icône RENT+. Au démarrage, le programme commencera par demander un nom d’utilisateur et un mot de passe. En cas d’acceptation des données de l’utilisateur, le système contrôle si le programme a déjà été lancé le même jour.

Si ce n’est pas le cas, deux cas de figure se présentent. 

• Le poste de travail qui lance RENT+ est le ‘master’ (voir plus loin 4.2.). Les routines de démarrage seront alors exécutées. Pour ces routines, il est nécessaire que personne ne puisse lancer le programme ou ne travaille avec le programme. Les utilisateurs qui lanceraient le programme pendant l'exécution des routines reçoivent un message d'avertissement "Les routines sont en cours d'exécution, ressayez plus tard". S’ils travaillent déjà dans le programme, le poste qui exécute les routines de démarrage indiquera qu’il est impossible d'exécuter les routines du fait que d'autres utilisateurs sont connectés. Si ce message s’affiche, il faut demander à tous les utilisateurs de quitter RENT+.
• Le poste de travail qui lance RENT+ est configuré comme un poste de travail normal. Si les routines n’ont pas pu être effectuées par un poste de travail  Master, les utilisateurs recevront un message au démarrage de RENT+.

L’annexe technique 5.3 donne toutes les explications techniques à ce sujet ainsi qu’une description des possibilités d'analyse des problèmes pouvant survenir au démarrage. 

Le démarrage demande du temps en raison d’un important travail de vérification. Lorsque l’écran de connexion s’affiche, plusieurs fonctions de recherche sont activées, plusieurs fichiers sont vérifiés et le système contrôle s'il est possible d'imprimer et si une imprimante est installée.. Il n’est pas possible d’utiliser un menu ou une fonction tant que RENT+ est occupé à exécuter ces traitements internes. 

2.2.2. Fermeture de RENT+

Veillez toujours à fermer correctement le programme. En l’absence du logiciel de gestion de données Advantage Database Server, si vous coupez votre PC sans fermer le programme au préalable, vous courez le risque d’endommager aussi bien l’environnement Windows que les données des fichiers. Une telle opération est enregistrée, si c'est encore possible, pour pouvoir permettre une fermeture correcte. 

Attention : Cela peut avoir des conséquences graves sur l’exactitude des données.

Vous avez la possibilité d’exécuter simultanément plusieurs tâches dans RENT+. Certaines fenêtres nécessitent d’être fermées avant de pouvoir utiliser une autre fonction de RENT+. Par exemple, si vous cherchez un code postal pendant le traitement d’une fiche client, il faudra d’abord fermer la fenêtre de recherche du code postal avant de pouvoir reprendre votre travail au niveau de la fiche client. dans le cas contraire, RENT+ semblera se bloquer. Si vous êtes confronté à ce type d’inconvénient, vérifiez toujours si d’autres écrans sont encore ouverts dans le menu "fenêtre" de la barre de menus

Si vous êtes complètement bloqué dans RENT+, essayez d’abord de sortir de RENT+ au moyen de la combinaison des touches <Ctrl><Alt><Del>.

2.2.3. Utilisation de RENT+.

Le programme a été développé avec une interface utilisateur permettant d'exécuter plusieurs tâches à la fois. On obtient ainsi un écran principal contenant plusieurs autres écrans. Chacun de ces écrans est une tâche en soi. Le nombre d’écrans à ouvrir dépend des ressources disponibles de votre PC. Par défaut, dix tâches peuvent être exécutées ou consultées simultanément. Le nombre maximal de fenêtres ouvertes simultanément peut être modifié dans le fichier de configuration du poste de travail. 

2.2.3.1. Subdivision de l'écran.

L’écran est subdivisé en quatre parties.

• La barre du menu.
• La barre de tâches
• La feuille de travail
• La barre d'état.

2.2.3.1.1.  La barre du menu.

La barre du menu dépend de l’écran actif. Seules les tâches qui peuvent être exécutées depuis l’écran actif sont activées. Les menus affichés dans la barre de menu varient en fonction des manipulations de l’utilisateur. 

2.2.3.1.2. La barre de tâches. 

Cette fenêtre comporte une section "Raccourcis" dans laquelle figurent les tâches que vous utilisez fréquemment, des sections contextuelles dont le contenu est fonction de l'écran dans lequel vous travaillez, et un sommaire des dernières actions effectuées. Si vous ne souhaitez pas utiliser la barre de tâches, celle-ci peut être fermée par l'option du menu "Affichage", "Barre de tâches". Elle peut être réactivée par la même fonction. 

2.2.3.1.2.1. Raccourcis.

Cette section permet d'accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez fréquemment. Elle contient par défaut les 2 raccourcis "Nouveau bon" et "Nouvelle facture". Chaque utilisateur peut personnaliser ses propres raccourcis par le menu 'Affichage' 'Propriétés' alors qu'aucune autre fenêtre n'est ouverte. La sélection des raccourcis est faite en cochant les fonctions souhaitées. Il est possible que certains raccourcis ne soient pas actifs en fonction de la définition du profil utilisateur faite par l’administrateur RENT+.

2.2.3.1.2.2. Actions.

Cette section contextuelle vous donne accès aux différentes fonctions disponibles pour la fenêtre en cours. Nous vous invitons à vous pencher sur les possibilités proposées dans ce menu pour les différentes fenêtres.

2.2.3.1.2.3. Récent. 

Cette section permet à l'utilisateur d'ouvrir directement les 10 derniers bons, factures, etc… créés ou modifiés dans la session en cours. Le contenu de cette section est réinitialisé à la fermeture de la session utilisateur. 

2.2.3.1.2.4. Informations.

Cette partie de la barre de tâches donne des informations supplémentaires sur la fenêtre en cours. C'est pourquoi ces informations sont publiées ici plutôt que dans l'écran principal. Par exemple, le n° de téléphone du client et l'accès à la fiche client se trouvent maintenant dans cette section "informations" plutôt que dans l'un des onglets du bon en cours de modification. 

2.2.3.1.3. L'espace de travail.

L'espace de travail est l’écran principal dans lequel l'utilisateur peut exécuter ou minimiser les différentes tâches ou passer d’une tâche à l’autre. Plusieurs fenêtres peuvent être ouvertes simultanément dans l’espace de travail.

Certaines fenêtres affichent directement les informations concernées. La majorité des fenêtres affiche cependant une liste d'objets. Celle-ci vous permet d'avoir une vue d’ensemble sur le travail à effectuer.

Chaque fenêtre faisant référence à une liste d'objets comporte un bouton permettant de basculer du mode liste au mode formulaire. Ce bouton a un rôle important dans l'utilisation du logiciel. En mode formulaire, l'ensemble des icônes de la barre d'outils reste utilisable. De plus, le mode formulaire permet d'afficher des informations supplémentaires liées à l'objet en cours de sélection. L'utilisateur a en permanence la possibilité de basculer entre ces deux modes d'affichage. Voir l'aperçu de la barre d'outils ci-dessous  

La plupart des fenêtres comportent une barre d’outils. Celle-ci est un raccourci qui reprend l’idée des touches de fonction. Les fonctions de la barre d’outils sont celles que vous utiliserez le plus dans l’écran actif. Chacune de ces fonctions est également accessible par la barre du menu, principalement le menu ‘Edition’. En survolant la barre d’outils avec le pointeur de la souris, vous verrez apparaître dans la ligne de dialogue une explication sur la fonction du bouton concerné de la barre d’outils. Il suffit de consulter le menu ' Edition ' pour savoir quelles fonctions sont utilisables par l’écran en cours. Le contenu et l'affichage  de ce menu ' Edition ' dépendent de l'écran sur lequel vous travaillez.

BESOIN D'UN NOUVEAU IMAGE AVEC LES ICONES

2.2.3.1.4. La barre d'état.

La barre d'état affiche les messages du programme. Il s’agit de la dernière ligne de l’écran principal. A gauche apparaissent les messages émis par RENT+. La durée d'affichage de ces messages est limitée. A droite apparaît le nom de connexion de l’utilisateur et la société à laquelle il est rattaché. 

2.2.3.1.5. Sauvegarde du bureau. 

Cette fonction se trouve dans le menu "Fichier". Elle permet à chaque utilisateur d'enregistrer à tout moment la disposition des fenêtres ouvertes sur son bureau. Cette disposition sera reproposée à chaque ouverture de sa session.

2.2.3.2. Activation des fonctions de recherche.

Les fonctions de recherche concernent tous les champs pour lesquels une icône « loupe » s’affiche au survol. Un clic sur cette loupe donne directement accès à l’écran de recherche à partir duquel vous pouvez effectuer votre recherche. RENT+ utilise des fonctions de recherche intuitive. Chaque fois que RENT+ attend une donnée de l'utilisateur, un écran de recherche apparaîtra si la donnée n’est pas connue quand l'utilisateur quitte le champ ou que le nombre de caractères maximum est dépassé. C’est le cas pour toutes les fonctions de recherche du programme. Le mode de recherche est identique qu’il s’agisse d’un nom de client, d’un code postal ou d’un nom d’article,. Il y a une exception, cependant, à savoir la recherche d’une localité par son nom. Comme vous pouvez également indiquer de nouveaux codes postaux à la saisie d’un code postal, il faudra indiquer votre choix de recherche au moyen de la touche ‘flèche vers le bas’.

Il suffit de saisir quelques caractères et de quitter ensuite le champ (<Tabulation>, <clic gauche>, <Flèche basse>…) pour activer la fonction de recherche. Vous pouvez saisir un ‘?’ ou un ‘*’ si vous ne connaissez même pas le premier caractère. Dans ce cas, la fonction de recherche se positionne en début de liste.

Les écrans de recherche sont toujours conçus comme des fonctions de consultation. Confirmer le choix par la touche <Entrée>. Ce sont toujours des écrans de visualisation dans lesquels vous pouvez lancer une nouvelle recherche en allant dans le menu 'Edition', par la touche de fonction 'F2' du clavier ou en sélectionnant l’une des icônes de la barre d’icônes ajoutée en version 6.29.

Jusqu’en version 6.29, la recherche était toujours faite sur une liste complète selon le mode « Commence par ». Un mode de recherche sur le contenu complet du champ a été ajouté à partir de cette version. 

Ce mode de recherche alternatif est sélectionnable dans tous les écrans de recherche de RENT+. (articles, clients, dossiers…). 

Il n’est pas activé par défaut. Le mode de recherche par défaut peut être paramétré dans l’onglet « Initialisations » du menu « Affichage / Propriétés », 

Si l’utilisateur active l’option « Recherche sur le texte complet » celle-ci sera sélectionnée par défaut dans tous les écrans de recherche de RENT+. Il est toujours possible de changer ponctuellement le mode de recherche choisi par défaut.

Important : Le mode de recherche « sur le texte complet » effectue une recherche exacte, ce qui signifie que seuls les enregistrements dont un mot entier correspond exactement à la de l’utilisateur seront trouvés.

Le méta-caractère « * » permet d’étendre la condition de recherche.

Il est possible de saisir des conditions de recherche.

« + », « et » seront interprétés comme une condition AND

« , », « ou » seront interprétés comme une condition OR

« ! » sera interprété comme un opérateur « différent de »

Exemples

• video,sony: toutes les lignes contenant « video » ou « sony » 
• video+sony: uniquement les lignes contenant « video » et « sony » 
• (video+sony),panasonic: les lignes contenant « video » et « sony » ou « panasonic »
• video*: les lignes contenant un mot qui commence par « vidéo »
• *cable: les lignes dont un mot se termine par « cable »
• !sony: Les lignes ne contenant pas « sony »

Le mode de recherche « contient » affiche uniquement les lignes correspondant à la saisie Le filtre peut être annulé par une nouvelle recherche ou par une saisie vide.

Les mécanismes de recherche ne tiennent pas compte des différences minuscules/majuscules, 

Les caractères accentués ne sont pas ignorés. Ainsi, « video » nest pas équivalent à « vidéo »

Le mode de recherche « sur le texte complet » fonctionne uniquement si le paramètre AllowADSFilter=yes

Les fonctions de recherche sont modales. Cela veut dire qu'il est nécessaire de sortir de la fonction de recherche pour effectuer une nouvelle tâche, sauf disposition contraire, comme expliqué ci-dessus.

2.2.3.3. Traitement des dates.

Chaque date est enregistrée à l’aide de 4 chiffres pour l’année. Il n'est pas obligatoire d’utiliser les 4 chiffres de l’année. Si l'année n'est pas spécifiée, le programme prend l'année en cours. Si l'année ne comporte que 2 chiffres, le programme complète tout ce qu’il y a entre 90 et 99 comme étant compris entre 1990 et 1999. Tout ce qui se trouve entre 0 et 89 est interprété comme étant compris entre 2000 et 2089.

Il est possible d'ajouter ou de retirer un jour à une date en utilisant les touches <+> et <-> du pavé numérique, sans devoir introduire à nouveau la date. La barre d'état mentionne toujours le jour de la semaine correspondant à la date en cours de définition.

Un double-clic sur un champ date donne accès à un calendrier. La sélection d'une date dans le calendrier est faite par un double-clic. L'utilisateur peut sortir du calendrier sans modifier la date en tapant sur la touche 'Echap' du clavier. 

2.2.3.4. Traitement des champs numériques

A la sélection d'un champ, RENT+ sélectionne la totalité des caractères de ce champ (ce champ est alors en surbrillance). Les caractères en surbrillance seront remplacés par ceux saisis par l'utilisateur. Dans le cas contraire, la saisie des champs est faite en mode insertion. Les caractères tapés seront insérés à la position du curseur. Cette particularité peut générer des erreurs dans la saisie des champs numériques et de date. Il est conseillé de sélectionner la totalité de ces types de champs pour faciliter la saisie.

2.2.3.5. Traitement des menus déroulants

Les menus déroulants sont nombreux. Dans la plupart des cas, leur contenu est paramétrable à partir du menu "Services" / "Tableaux de codes". Il est possible de sélectionner une valeur en tapant le premier caractère de son contenu. Si plusieurs occurrences commencent par le même, caractère, il suffit de renouveler la frappe pour y accéder.

2.2.3.6. Traitement des cases à cocher.

Une case à cocher a une valeur logique vraie ou fausse. Elle peut être cochée ou décochée au moyen de la souris ou de la barre d’espacement.

2.2.3.7. Traitement des fenêtres de listes

RENT+ utilise largement les listes d'objets La gestion des articles, des clients, des bons, des factures et autres commence toujours par l’affichage de la liste de ces données. Les différentes fonctions à réaliser sont accessibles à partir de cet écran. Ces listes ont toujours un tri et un filtrage par défaut. La plupart de ces écrans peuvent être personnalisés par chaque utilisateur. Il est possible de choisir l'ordre d'apparition des données et des colonnes. Le paramétrage est effectué automatiquement par mémorisation des derniers choix effectués par chaque utilisateur. L'affichage par défaut sera utilisé tant qu'aucune modification n'a été faite. 

L’ordre de tri des listes peut également être effectué par sélection des en-têtes de colonnes. Les entêtes de colonnes qui comportent une flèche permettent de trier la liste sur ce critère. Ces fonctions de tri ne sont pas bidirectionnelles. Il est possible de trier sur le n° de bon, mais ce tri sera toujours croissant. 

Chaque liste est triée par défaut sur des critères prédéfinis. Par exemple, la liste des affaires en cours est triée sur la date de début de blocage du matériel. A chaque ouverture de la liste, RENT+ se positionnera sur le bon dont la date de début de blocage est la plus proche du jour, quel que soit le nombre de bons à traiter. Cela permet de focaliser l'attention de l'utilisateur sur l'activité du jour. Si vous souhaitez que la liste soit triée par défaut dans un ordre différent, il vous suffit de demander à mémoriser votre dernier ordre de tri dans le menu Affichage / Propriétés.

Les fonctions de personnalisation des colonnes de la liste permettent de sélectionner à tout moment les colonnes souhaitées par chaque utilisateur. Il est possible de réinitialiser complètement les choix de personnalisation d'interface d'un utilisateur en effaçant le fichier mémorisant ces choix. Ce fichier se nomme RPPF_XXX.ini (où XXX représente les initiales de l'utilisateur) et se trouve dans le répertoire des données de RENT+.

Les libellés des entêtes de colonne sont par nature courts et pas toujours suffisamment explicites. Le survol de la plupart des entêtes de colonnes fait apparaitre un "post-it" contenant un complément d'information. Cette information disparaît automatiquement après quelques secondes. 

2.2.3.8. Saisie dans une liste.

La plupart des listes de saisie ont évolué vers un mode de saisie direct de type Excel. La présentation est la même partout où une liste d'enregistrements peut être saisie. Pour exemple, les lignes d'un bon, d'une facture, des paiements d'un bon.

La gestion de ces lignes peut être faite par sélection du curseur de la souris et validation par la touche entrée ou en utilisant les boutons: 

 NOUVEAU IMAGE D'ICONES

•  Ajout d'une ligne en fin de liste ou insertion d'une première ligne par <Ctrl>+N ou <Flèche bas>
• Insertion d'une ligne au-dessus de la ligne sélectionnée ou touche <Ins>
• Suppression de la ligne sélectionnée ou touche <Suppr.>
• Validation d'une ligne ou touche <Entrée>
• Annulation de l'opération en cours ou touche <Echap>

Si aucune ligne n'a été saisie, RENT+ affiche dans le corps de la liste : La liste est vide. Tapez <Ctrl> <N> pour ajouter une ligne. La saisie peut commencer en appuyant sur la combinaison de touches <Ctrl>+ N ou en sélectionnant le bouton "Ajout de ligne". Une flèche sur fond bleu clair s'affiche en 1ère colonne de la ligne en cours d'ajout ou de modification.

La saisie d'une ligne est validée par la touche <Entrée> ou le bouton vert de validation. L'ajout d'une ligne en fin de liste peut être fait en appuyant sur la touche <Flèche basse> ou par le bouton ajout de ligne. Dès que la ligne est validée, la flèche en 1ère colonne disparait. Ce mode de saisie est relativement intuitif.

L'utilisateur peut adapter le mode de saisie en modifiant l'ordre des colonnes. Si son habitude est de choisir un article par sa désignation plutôt que par la clé d'article, la colonne Désignation sera mise en première position pour être la première saisie. De cette manière RENT+ s'adapte parfaitement aux souhaits de chaque utilisateur. 

2.2.3.9. Préférences de l’utilisateur.

RENT+ prend en compte les préférences de chaque utilisateur de manière automatisée. Pour la plupart des fenêtres, le menu Affichage / Propriétés permet de spécifier quelles colonnes l'utilisateur souhaite voir, dans quel ordre, de mémoriser le dernier ordre de tri ou la dernière condition de filtrage ou quels onglets doivent être visualisés. 

Cette fonction est un outil puissant pour intégrer RENT+ aussi parfaitement que possible à votre utilisation quotidienne.

2.2.4 Utilisation des imprimantes

RENT+ ne travaille pas avec toutes les imprimantes. Certains pilotes d’imprimantes qui ne respectent pas les standard Windows Vista, Windows 7 ou Windows 8 peuvent causer un blocage de RENT+ pendant une impression. C’est par exemple le cas si le pilote d'impression utilise l'espace mémoire attribué à RENT+ pour demander des informations à l'utilisateur. Si vous rencontrez ce problème, le mieux est de changer de pilote d’imprimante. Parce qu'il s’agit d’un problème propre au pilote de l’imprimante, il ne peut pas être résolu à partir de RENT. Des pilotes d’imprimante qui n’ont pas fait l’objet d’une mise à jour optimale pour Windows Vista, Windows 7, Windows 8 ou Windows 10 peuvent ainsi interférer avec la bonne marche du système RENT+ pendant la durée de l'impression en bloquant le fonctionnement de la souris et du clavier pour leurs propres applications.

RENT+ permet de définir une imprimante spécifique pour chaque document. Il est également possible de spécifier quel bac d'une imprimante devra être utilisé. Ceci permet par exemple que les bons de préparation soient toujours imprimés vers la même imprimante du magasin. Par conséquent, la sélection d'une imprimante par défaut ne sera plus prise en compte pour ces documents.

Cette fonctionnalité est également importante si une imprimante comporte un bac avec du papier à entête et un autre bac contenant du papier ordinaire. RENT+ est parfaitement en mesure d'envoyer les documents qui nécessitent du papier à entête vers le tiroir concerné sans avoir à spécifier l'imprimante à chaque impression.

Cette fonction performante a pour inconvénient de ne pas supporter un certain nombre de fonctionnalités spécifiques comme l'impression recto/verso CMS a fait le choix de donner la priorité à des fonctionnalités importantes pour les actions logistiques par rapport à d'autres qui ne sont en général pas nécessaires 

L’intégration du moteur d’impression crystal reports 2013 en version 6.27 a apporté quelques modifications de comportement lors des impressions

• Un aperçu est systématiquement ouvert dès que le document contient un paramètre à remplir par l’utilisateur avant impression.
• L’icône  de l’aperçu permet à l’utilisateur de saisir de nouvelles valeurs de paramètres plutôt que de refermer et de relancer le rapport.
• Cette possibilité a pour conséquence que les fenêtres d’aperçu sont modales, c’est-à-dire qu’elles nécessitent d’être fermées avant de pouvoir appeler une autre fonction.

En version 6.28, des améliorations ont été apportées pour mieux gérer les options étendues des pilotes d’impression (recto/verso, couleur…)

2.2.4.1 Ecran de sélection des document d’impression

Les fonctionnalités de l’écran de sélection des impressions sont identiques quel que soit l’objet que vous souhaitez imprimer (bon, bon de magasin, facture, bon de sous-location, bon d’achat…)

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs modèle d’impression dans la liste des modèles disponibles

Pour chaque modèle sélectionné, vous pouvez

• Imprimer sur l’imprmante sélectionnée en un ou plusieurs exemplaires
• Envoyer un e-mail par l’un des deux mécanismes d’envoi de mail défini dans votre configuration
• Afficher un aperçu avant impression
• Depuis la version 6.41, vous pouvez exporter directement un document dans l’un des formats disponible (PDF, XLS, Doc…). Si la case "Lancer l’application" est cochée, l’application liée à l’extension sera ouverte après exportation. 

L’option "Version" permet d’imprimer le document de deux manières : 

• Contenu initial : ne tient pas compte des modifications apportées depuis le bon de magasin ou après verrouillage du bon
• Contenu modifié : inclut les modifications faites depuis le bon de magasin ou après verrouillage du bon.

Le cadre "Modules" permet d’imprimer une sélection de modules uniquement valable pour less modèles de documents basés sur les ligne du bon (par opposition aux modèles basés sur une décomposition en articles simples qui ne tiennent pas compte des modules. 

2.2.5 Traitement de Windows

Rappelons quelques règles élémentaires :

• Utilisez autant que possible la touche <Tabulation> lorsque vous voulez passer d’un champ à un autre. L’utilisation de la touche ' Entrée ' constitue sous Windows non pas un passage au champ suivant mais une validation de l’opération en cours. Dans RENT+ ce n’est qu’à certains endroits que vous avez besoin de la souris.
• Des lettres soulignées sur un bouton ou dans un menu sont des ' touches raccourci ' : il vous est possible de lancer la fonction en question en appuyant simultanément sur la touche ALT et sur la touche en question sans avoir besoin de la souris ou de la touche ' Retour ' Par exemple dans l’écran de saisie d’un nouveau bon vous pouvez en appuyant sur <ALT> et ' a ' ajouter un nouvel article.
• Le bouton encadré en pointillé ' captera ' la touche <Entrée> et la fonction correspondante sera exécutée.
• Si vous tapez un caractère dans un champ de saisie dont l’arrière-plan est en surbrillance, le contenu de ce champ sera effacé et remplacé par les données que vous avez saisies.

2.2.6. Sauvegarde d'une configuration préférentielle.

La fonction "Sauver bureau" du menu "Fichier" permet à chaque utilisateur de retrouver toujours la disposition de fenêtres qu'il souhaite en les ouvrant automatiquement à chaque démarrage de la session RENT+.

2.3. Configuratie van het programma

Onder de menuoptie ‘Diensten’ vindt u in hoofdzaak twee taken terug. Enerzijds het onderhouden van de bestanden zoals klanten, muntcodes, landen, postnummers, e.d. Anderzijds de configuratieparameters van het programma. 

2.3.1. Menuoptie Configuratie

De gegevens die u invult in het configuratiescherm worden gebruikt om de werking van het programma af te stellen op uw wensen.

Dit scherm is ingedeeld in drie tabbladen met configuratiegegevens, één tabblad met de externe configuratiegegevens, één tabblad met de voor uw bedrijf gepersonaliseerde rapporten en één tabblad voor kalenderinstellingen voor uw prijzen.  Het Tabblad ‘Firma’ met de firmagegevens, die u terug vond voor versie 5.4, vindt u nu terug onder de menuoptie ‘Gamma’, ‘Magazijnen’. 

De drie tabbladen die u hier terugvindt zijn de volgende: het Tabblad ‘Set-up’ met algemene parameters, het Tabblad ‘Defaults’ met een aantal standaardwaarden die gebruikt worden bij het aanmaken van een nieuwe klant of een nieuwe bon en het tabblad ‘Defaults 2’, voor standaardwaarden bij het beheer van externe magazijnen en bij de facturatie. Onderaan vindt u nog het gedeelte met informatie over de opstartroutines en met een aantal extra personalisaties. Het vierde tabblad mag u enkel beheren in overleg met de assistentiedienst van Rent+. U kunt hier immers de volledige opstart van Rent+ mee gaan beïnvloeden, tenzij u absoluut zeker bent van de uit te voeren handelingen. Het vijfde tabblad biedt u de mogelijkheid om per afdrukdocument de keuze te maken tussen uw gepersonaliseerde lay-out of de standaard lay-out die bij Rent+ wordt meegeleverd. Het zesde tabblad biedt u de mogelijkheid om feestdagen en weekends in te stellen. 

2.3.1.1. Configuratiescherm tabblad `Setup' 

• De munt waarin u standaard werkt. Dit wil zeggen dat Rent+ deze als standaard zal voorstellen bij nieuwe klanten en dat alle prijsgegevens op de artikelfiche, e.d. in deze munt getoond worden. 
• De taal die als standaard wordt voorgesteld bij creatie van nieuwe records (klanten of contacten). Deze heeft niets te maken met de taal waarin uw schermen opgebouwd zijn. De taal waarin u werkt met Rent+ hangt vast aan de gebruikersgegevens.
• Historiek dagen, x in de volgende uitleg: Dit is het aantal dagen dat een bon ter beschikking blijft in het normale werkoverzicht voordat deze bon naar het historiekbestand wordt overgedragen.
• • Voor een offerte steeds de dag na datum van start van de periode, onafhankelijk van het aantal historiek dagen.
  • Een bestelling wordt nooit overgedragen naar de historiek door Rent+.
  • Een leveringsbon wordt x-dagen na afhandeling (afgerekend, gefactureerd en overgedragen naar boekhouding zo van toepassing) overgedragen.
  • Een logistieke bon (inhuurbon of aankoopbon) dient eerst afgepunt te worden alvorens hij gearchiveerd kan worden.  Vanaf versie 6.23 kan extra ingesteld worden dat enkel logistieke bonnen die gefactureerd zijn, gearchiveerd kunnen worden (zie verder). Vanaf versie 6.46 is er een afzonderlijke instelling voor verkoopbonnen. 
• Duur beschikbaarheid: De beschikbaarheid wordt onbeperkt bijgehouden. U kan dus ook voor bonnen voorbij deze duur een exacte beschikbaarheidscontrole verwachten. Deze parameter speelt nog op twee plaatsen:
• • Als u het scherm van de onderdelen, producten of sets opent, kan u direct de beschikbaarheid raadplegen voor de dagen die beantwoorden aan de duur van de beschikbaarheid. 
  • Bij het uitvoeren van een controle van al uw beschikbaarheidsproblemen, wordt ook deze parameter geconsulteerd. 
• Bij het aanmaken van opties wordt een vervaldatum van de optie berekend. Het is dit aantal dat bij de datum van creatie bon wordt opgeteld om de voorgestelde vervaldatum te bekomen. Natuurlijk kan deze vervaldatum gewijzigd worden. 
• U stelt hier het standaard aantal dagen in dat een artikel in de wachtrij zal staan. Zie verder voor uitleg van de wachtrij. 
• Afhankelijk van de boekhouding waar Rent+ mee gekoppeld is, is dit gegeven nodig. Dit is een centralisatierekening klant. 
• Module extra artikelen: Bij het voorbereiden en klaarzetten van een bon via de magazijnbonnen, kan u opteren dat eventuele extra artikels in een specifieke module terechtkomen. Als u hier een naam invult, zal dit principe toegepast worden en deze module automatisch aangemaakt worden zodra extra artikels via het scannen vanuit de magazijnbon aan de bon worden toegevoegd. Als deze niet gekend is, gebruikt Rent+ hiervoor een standaard naam.
• Start klantkey: Als u Rent+ wenst te configureren zodat Rent+ zelf een klantkey aanmaakt, kan u hier een startwaarde ingeven. Dit is enkel mogelijk als u voor de klantkey een numerieke waarde wenst te gebruiken. Bij creatie wordt dan het vorige nummer automatisch verhoogd om als nieuw nummer voorgesteld te worden. 
• Dit is dan de lengte van de numerieke klantkey die Rent+ zal respecteren.  
• Externe klantnummer uniek: Op de klantenfiche vindt u per klant een ‘key’ terug die uniek moet zijn voor Rent+ en die ook gebruikt wordt als primaire opzoeksleutel. Daarnaast kan een klant ook een nummer hebben in de boekhouding. Deze is voor Rent+ puur bijkomstig en enkel nodig bij een aantal boekhoudingslinks. Hier kiest u of dit nummer uniek moet zijn of niet.  
• In principe maakt u best voor de creditnota’s een apart dagboek aan. Volgens de Belgische wetgeving moet u ze ook apart behandelen in uw BTW aangifte. Zo u echter geen noodzaak ziet aan het bijhouden van een extra dagboek voor uw creditnota’s kan u ook opteren voor het aanmaken van negatieve facturen. 
• Wijzigen artikelnaam op bon: U kan opteren voor het wijzigen van een artikelnaam op de bon. Dit laat toe om bij het wijzigen van een artikel op de bon, ook de naam van het artikel te kunnen wijzigen. Dit geeft niet de mogelijkheid om bij het toevoegen van een artikel al direct de naam te wijzigen. Dit zou immers in tegenstrijd zijn met de mogelijkheid om een artikel op te zoeken op naam.
• Dit is enkel van toepassing voor de bedrijven die werken met de multi-firma module. Hierdoor zal elk magazijn dat ook als een eigen firma gedefinieerd is en waarvan artikels gebruikt worden op een bon, een factuur opmaken naar het magazijn die de bon opmaakt. 
• Standaard opstarten van scan scherm: Overal waar gewerkt kan worden met barcodelezers voor het invullen van het serienummer informatie, kan het input scherm ofwel automatisch geactiveerd worden ofwel niet. Als men het scanscherm niet automatisch wenst te verkrijgen, kan deze door het gebruik van de knop ‘Scannen’ op een scherm met serienummer informatie geactiveerd worden. 
• Scan ID: Zo gewenst kan een extra bedrijfsnummer mee verweven worden in de serienummers. Deze drie karakters worden dan uit elke scanoperatie verwijderd, voordat het serienummer wordt opgezocht in de databank. Dit dient enkel om een verschil te maken tussen het afgedrukte serienummer en het serienummer in de databank. Twee bedrijven die dan allebei het serienummer ‘ABC’ in gebruik hebben, kunnen dan hier door toch een onderscheid maken op de barcodelabels die ze gebruiken. Deze drie karakters zijn hoofdlettergevoelig en er moeten drie karakters gebruikt worden. 
• Mail via SMTP: Vanaf versie 6.35 kan gebruik gemaakt worden van SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) om mails te verzenden naast het bestaande MAPI protocol (Messaging Application Programming Interface) van Windows.  Dit is bedoeld voor het geval er geen mail client (zoals MS Outlook) voorhanden is of niet kan gebruikt worden of wanneer deze niet MAPI compatibel is.  Het activeren van het SMTP protocol geldt voor alle Rent+ gebruikers. Dit is een eenvoudig protocol dat tekst verstuurt zonder opmaak.  Omdat dit geen mail client is, is er ook geen lijst van verzonden of ontvangen berichten. De globale instellingen voor SMTP zijn beschikbaar onder deze knop. Individuele instellingen per email adres van een gebruiker kunnen hiervan afwijken.  Deze zijn afzonderlijk instelbaar bij het gebruikersbeheer van elke gebruiker. Raadpleeg uw informatica verantwoordelijke voor meer informatie betreffende de in te stellen waarden.
• • Servernaam: naam van de SMTP server die gebruikt wordt
  • Port: 
  • • poort nummer.  Standaard is dit 587 maar de gebruikte SMTP server kan hiervan afwijken. 
    • Gebruikersnaam: e-mailadres of andere identificatie waarmee aangelogd wordt op de smtp server
    • Paswoord: overeenkomstig wachtwoord voor de aanmelding.
  • Connectie: geen beveiliging of SSL/TLS.  
  • E-mail adres: emailadres dat vermeld wordt als algemene afzender. 
  • Handtekening: tekst die als handtekening standaard onderaan het mailbericht wordt toegevoegd. Deze algemene tekst is nadien per gebruiker afzonderlijk instelbaar.
• Wachtrij beïnvloedt beschikbaarheid: Artikels die in de wachtrij staan, kunnen al dan niet de beschikbaarheid beïnvloeden. De duur van de beschikbaarheid is bepaald in de zone ‘#dagen in wachtrij’. Als de wachtrij de beschikbaarheid beïnvloedt, komen de artikels pas ter beschikking, zodra ze niet meer in de wachtrij staan, of ‘x’ aantal dagen nadat ze in de wachtrij geplaatst zijn.  Opgelet: de einddatum van de beschikbaarheid die de wachtrij beïnvloedt is niet dynamisch.  Deze datum wordt bepaald op het moment dat de artikels in de wachtrij geplaatst worden. Het kan dus perfect zijn dat artikels nog in de wachtrij staan terwijl de beschikbaarheid al niet meer beïnvloed wordt. Dit wil zeggen dat de artikels langer in de wachtrij blijven staan, als u gedefinieerd hebt. Artikels komen terug beschikbaar van zodra ze getest zijn en zo uit de wachtrij verdwijnen.
• Wachtrij blokkeert de facturatie:  Zolang een artikel van een bon in de wachtrij staat, kan u de inkombon niet factureren. Deze parameter is vooral van nut als u exact wenst te weten of er iets mankeert aan het artikel voor u uw factuur opstelt. Dit geeft u immers de mogelijkheid om alle schadeafrekeningen te vermelden op uw factuur samen met de huur. 
• Oorspronkelijke lijnen kunnen aangepast worden: Met deze parameter beïnvloedt u de werking van het magazijnbeheer. Als deze parameter actief is, wordt de mogelijkheid gebonden aan de magazijnier om de gebruikte aantallen op de bon te wijzigen zonder de originele, commerciële inhoud van de bon te wijzigen. Indien u dit niet wenst, kruist u deze parameter niet aan. Dit wil niet zeggen dat de magazijniers hun werk niet kunnen doen. Men kan steeds artikels in min plaatsen en artikels toevoegen. Maar dit gaat dan geen invloed hebben op de prijs.
• Routines:
• • Controleer afbeeldingen: laat toe om de verificatie van de afbeeldingen van artikels tijdens de routines uit te voeren of niet.
  • Controleer externe documenten: laat toe om tijdens de routines de verificatie van de externe documenten gekoppeld aan een bon uit te voeren of niet.
  • Archiveer enkel gefactureerde logistieke bonnen.  Laat toe om enkel gefactureerde, logistieke bonnen te archiveren tijdens de routines.

2.3.1.2. Configuratiescherm Tab `Standaard'

In dit scherm vindt u de waarden terug die bij aanmaak van een nieuwe klant, bij aanmaak van een nieuw contract of bij registratie van een retourbon zullen gebruikt worden. Enkele van deze zones worden in detail behandeld in de rubriek ‘codetabellen’ De standaard waarden bij creatie klant of bon : 

• %Voorschot: Bij aanmaak van een nieuwe klant zal dit percentage voorgesteld worden.
• %Waarborg: Bij aanmaak van een nieuwe klant zal dit percentage voorgesteld worden.
• %Kredietbeperking: Het percentage KBT mag u ook enkel gebruiken in overleg met CMS. Ook voor het gebruik van een kredietbeperkingstoeslag is immers controle van uw boekhoudinglink alsook een aanpassing op uw facturen nodig.
• Bon classificatie: De classificatie die gebruikt zal worden als standaard waarde bij creatie van een bon. 
• Oorzaak verkoop: Bij verkoop van een artikel zal deze waarde als standaard voorgesteld worden.  
• Oorzaak definitief stuk: Als een artikel als definitief stuk wordt geklasseerd, zal deze waarde als standaard voorgesteld worden. 
• Periodetabel: De periodetabel die gebruikt zal worden als standaard waarde bij creatie van een klant. Bet. Wijze: De standaard voorstelling bij het uitvoeren van kasmanipulaties. 
• Type: Het type ‘contact’ dat standaard staat ingesteld bij nieuwe contactpersoon. 
• Default prijscategorie: Als u met verschillende prijzen werkt per artikel, kan u aan elke klant een standaard prijscategorie toekennen. De categorie die u hier instelt, zal bij aanmaak van elke nieuwe klant voorgesteld worden.
• Huurverzekering: Bij creatie klant of artikel kan u deze optie aankruisen. Ook hier geldt de keuze die u hier maakt als standaard waarde.
• Mag huren: of een nieuw aangemaakte klant, direct mag huren J/N. Voorbeeld in geval van factoring, moet eerst goedkeuring komen van de factoringmaatschappij. 
• Periodieke facturatie: standaard instelling of een nieuwe bon voorkomt in de lijst van periodieke facturatie of niet. 
• Periodieke facturatie: U kan hier instellen welke principe u het meest hanteert bij het opstellen van de periodieke facturatie. Elke nieuwe bon zal deze standaard krijgen. 
• Artikel key voorsch.: Als u voorschotfacturen opstelt, kan u hier ingeven welk artikel er gebruikt zal worden voor het berekenen van het voorschot. Dit moet een verkoopartikel zijn. (Geen dienst, geen varia).  Dit om toe te laten om het bedrag af te trekken van de factuur in geval van een voorschot. 
• Artikel key per. Fact.: Hier brengt u het artikel in dat gebruikt zal worden als standaard voor elke periodieke factuur waar u niet de detail van de bon gebruikt en dus ook de periode van de bon niet wenst af te sluiten. 
• Dag per. Fact.: Het aantal dagen dat standaard gebruikt zal worden om de periode van de periodieke facturatie voor te stellen. 
• Inkombon (vanaf versie 6.28)
• • Gebruik locale configuratie voor inkombon: Laat toe om de configuratie voor de inkombon individueel in te stellen in plaats van geldig voor alle gebruikers.
  • Markeer retour als volledig: Stelt alle artikels als standaard ingeleverd bij openen inkombon.
  • Verberg varia artikels op inkombon: Dit laat toe om varia artikels niet te tonen bij de retour en om zo te vermijden dat de verwerker varia artikels verwijderd. Deze instelling is individueel of algemeen, afhankelijk van de instelling locale configuratie voor inkombon. 

2.3.1.3. Configuratiescherm Tab `Standaard 2'

Onderhoud van de artikeldefinities bij beheer van externe magazijnen. 

Bij het importeren van de artikels van externe magazijnen, kan het voorkomen dat een artikelkey reeds gekend is. Hier bepaalt u wat Rent+ op dat ogenblik moet verwerken. 

• De definitie aanmaken zonder vraag.
• U de vraag komen stellen voor de creatie
• De bestaande artikeldefinitie gebruiken. Deze optie houdt een zeker risico in, daar u geen enkele garantie heeft dat uw collega hetzelfde artikel bedoelt met deze artikelkey. 

Ook indien het magazijnnummer reeds gekend is, dus artikel is ook in hetzelfde magazijn reeds gekend, kan u de wijze waarop Rent+ reageert vastleggen. 

Rechter gedeelte scherm: standaard waarden bij creatie factuur

• Herberekeningopties indien bon te laat: de standaard keuze bij het opstellen van een factuur, als de retourdatum <> de oorspronkelijke  datum in. 
• Herberekeningopties indien bon gedeeltelijk te vroeg binnen komt: idem voor te vroeg.
• Default verantwoordelijkheid transport: Voor elk bon kan u instellen voor het leveren en voor het ophalen wie er verantwoordelijk is voor het transport. Deze twee zones hebben drie mogelijkheden: Standaard ligt de keuze op de eerste mogelijkheid, maar u kan hier de standaard keuze bepalen.
• • Niet ingevuld: u weet nog niet wie het transport gaat verzorgen
  • De klant: De klant zal het transport verzorgen
  • U: U verzorgt het transport.
• Aanmaak globale factuurlijnen: u kan voor elke factuur een globale factuur opstellen of een detail factuur. Hiermee bepaalt u uw standaard instelling.
• Aantal exemplaren instellen: Bij afdruk van een factuur kan ofwel het aantal exemplaren gevolgd worden dat u per klant instelt, ofwel een aantal exemplaren voorgesteld worden dat algemeen geldt en dus niet klantafhankelijk is.

2.3.1.4. Configuratiescherm Ini bestanden

Naast een aantal parameters die u beheert vanuit dit scherm, zijn ook een aantal parameters in te stellen vanuit configuratie bestanden. Deze mag u enkel in overleg met CMS of dealer beheren. 

2.3.1.5. Configuratiescherm Rapporten

Hier krijgt u de lijst van alle rapporten, van het commerciële type, die u gebruikt. Dit zijn dus enkel de rapporten die u gebruikt voor het beheer van de bonnen en de facturen. De standaard werkingsdocumenten worden niet gepersonaliseerd. Per bon kan u aankruisen of het gepersonaliseerde document gebruikt wordt, of het document dat standaard wordt meegeleverd.  De standaard documenten worden steeds mee onderhouden. Uw gepersonaliseerde documenten, worden echter niet onderhouden. Als dit geautomatiseerd kan, zal dit wel gebeuren. In die situaties echter dat een upgrade grote of technische wijzigingen met zich meebrengt, is het mogelijk dat CMS uw rapporten terug moet nakijken voor deze afdrukken. Dit nazicht gebeurt op zijn beurt weer in regie en maakt geen deel uit van het onderhoudscontract. 

2.3.1.6. Configuratiescherm Periodeberekening

De periodeberekening kan rekening houden met zaterdagen en/of zondagen of met feestdagen. 

• U heeft twee vinkvakjes die standaard aanstaan. De zaterdag en de zondag worden normaal gesproken meegeteld als dagen de aangerekend worden in de periodebepaling. U kan zo nodig instellen dat deze dagen of een van deze dagen niet meegeteld worden. Dit is dan wel een algemene instelling die men niet kan wijzigen per firma in een multi-firma licentie of per bon. Deze instelling wijzigen terwijl u lopende bonnen heeft, bevat ook een risico daar alle lopende bonnen op een andere manier berekend worden. 
• Ook voor feestdagen kan u instellen of deze niet meegerekend worden in de periodebepaling. Elke feestdag dat u hier ingeeft, zal niet als dag aangerekend worden. De weerkerende feestdagen moet u elk jaar opnieuw inbrengen. 
• Verhuur- en blokkeringdata inclusief: standaard instelling of de ‘commerciële datum terug’ en de ‘blokkeringdatum terug’ worden meegeteld of niet voor de periode van de bon en bij de evaluatie van de beschikbaarheid voor de laatste dag van de periode.

2.3.1.7. Opstartroutines

Deze settings beïnvloeden het aantal rapporten dan door de nachtroutines worden afgedrukt.   

2.3.1.7.1. Afdrukkeuze opstartroutines

• Rapporten opstartroutine: De aangevinkte rapporten worden tijdens de routines geprint naar de standaardprinter van de computer waarop de routines draaien. Deze rapporten kunnen ook manueel geprint worden via het menu Diensten, werkvoorbereiding.
• Zo bonnen niet op de vooropgestelde datum binnen komen, is het mogelijk dat geplande leveringen in gevaar komen. U krijgt hiervan dagelijks een overzicht als deze optie staat aangekruist.
• Volgende dagen: Print beschikbaarheidsproblemen af voor de volgende dagen, hier gespecifieerd.
• Opties die morgen vervallen: Elke optie kent een vervaldag. De dag voor dat een optie zal vervallen, kunt u een overzicht afgedrukt krijgen.
• Leveringen die te laat zijn: U verkrijgt een overzicht van alle bonnen die reeds hadden moeten binnen komen.
• Bestellingen voor vandaag: U verkrijgt een overzicht van alle reservaties die voor deze dag gepland staan.
• Binnen te komen leveringen: U verkrijgt een overzicht van alle leveringsbonnen die vandaag terug worden verwacht.
• Controle als bonnen X dagen verder: Hierdoor kunt u een simulatie uitvoeren van de te verwachten problemen als alle lopende contracten niet op tijd gaan binnenkomen. Opgelet: dit geldt voor alle lopende contracten. 

2.3.1.7.2. Export voor Outlook

Rent+ kan basisgegevens van uw contact- en bedrijfsgegevens exporteren in een formaat dat leesbaar is voor MS Outlook. Hierdoor kan u een synchronisatie doorvoeren met Outlook. Om deze synchronisatie te parametriseren (bepaling welke gegevens u wenst te synchroniseren met Outlook) neemt u best contact op met CMS of uw dealer. Deze parametrering behoort tot de betalende diensten van CMS of uw dealer en niet tot het standaard onderhoud. Deze export kan ofwel tijdens de nachtroutines plaats vinden of kan u manueel uitvoeren vanuit de werkvoorbereiding. Het aangemaakte bestand bevat steeds alle contacten met hun bedrijfsgegevens. Bedrijven zonder contactpersonen zullen dus niet geëxporteerd worden. Zie het technisch addendum 5.4. voor verdere uitwerking

2.3.1.7.3. Export voor synchronisaties met boekhoudingen

Voor sommige boekhoudingen kunnen we elke nacht een synchronisatie verzorgen van de klanten en contacten die zijn aangemaakt.  Overleg met CMS om na te gaan of dit ook voor u tot de mogelijkheden behoort. 

2.3.1.8. Extra basisgegevens

• Zo gewenst kan u het aantal dagen in het verleden gaan beperken, waarin u toelaat dat een bon nog wordt aangemaakt. Normaal maakt u geen bonnen aan die een startdatum hebben die vroeger ligt dan de huidige datum, tenzij u in een opstartfase zit. Als u bonnen aanmaakt die vroeger starten dan de huidige dag, gaat u mogelijk uw logistiek proces beïnvloeden alsook uw beschikbaarheidproblemen. Daarom is het nuttig om deze zone op een zo klein mogelijk waarde te plaatsten. 
• Aantal optie dagen inhuurbon: Hier bepaalt u hoelang een ingelezen inhuurbon d.m.v. synchronisatie tussen multi-magazijnen in optie blijft staan. 
• Dit is het klantennummer dat u krijgt of gekregen heeft van CMS. Dit klantennummer is het nummer dat u gebruikt om zich aan te melden aan de website van CMS. Het is ook dit nummer dat gebruikt wordt voor de automatische upgrade procedure. Deze loopt immers via het internet om op basis van dit klantennummer de gegevens op te halen die overeenstemmen met uw licentie. Zonder deze nummer is de functie ‘Programma Update’ niet operationeel.
  

2.3.2. Menuoptie configuratie boekhouding

Maakt eventueel deel uit van uw configuratiescherm.

Deze menuoptie en lay-out zijn afhankelijk van de aanwezigheid van een link met een boekhouding. In principe trachten we een link op te bouwen met de volgende bestanden.

• Verkoopfacturen
• Creditnota’s
• Klanten

Daarnaast kunnen zo mogelijk ook nog andere zaken gedeeld worde. Dit is echter volledig afhankelijk van de mogelijkheden die uw boekhoudingpakket u biedt. 

2.3.2.1. Algemeen principe

Zie ook het technisch addendum voor een beschrijving per boekhoudinglink.. 

Facturen. (verkoop- en/of verhuurfacturen)

Facturen worden opgemaakt in Rent+ en daarna overgedragen naar uw boekhouding. Hierdoor moeten twee zaken minimaal bekend staan voor Rent+. 

• Factuurnummer
• Dagboek of journaal.

Beide zaken zijn immers gegevens die normaal gesproken in uw boekhouding worden vastgelegd. Hierdoor is het ten zeerste aan te bevelen om een verschillend dagboek te houden voor uw externe facturen die u opmaakt in Rent+ en de facturen die u rechtstreeks aanmaakt in uw boekhouding. Zo niet loopt u het risico om dubbele factuurnummers te veroorzaken, waardoor de import van uw externe facturen niet succesvol zal verlopen.

Klanten.

Voor het delen van een klantenbestand gelden twee afzonderlijke principes. Ofwel wordt een klantenbestand gemeenschappelijk gebruikt, ofwel worden ook de klanten geïmporteerd te samen met de facturen. Ook dit is weer voor 100% afhankelijk van de mogelijkheden die uw boekhoudingpakket u biedt.

Algemene kenmerken.

Voor Rent+ zijn een aantal rekeningen uit het boekhoudkundig rekeningstelsel te configureren.

Rekeningnummer ‘Te betalen BTW’: rekening waarop alle bewegingen in verband met de te betalen BTW worden geboekt. Voor de Belgische boekhouding is dit een nummer in de aard van 4510.

2.3.2.2.Link met het boekhoudingpakket dClip van ICS

Niet meer van toepassing. 

2.3.2.3. Link met het boekhoudingpakket Venice van C-Logic

Er worden geen bestanden gemeenschappelijk gebruikt. Alle informatie in verband met klanten, facturen en creditnota’s worden via tijdelijke bestanden overgedragen.

Voor deze overdracht worden twee dagboeken geconfigureerd die in gemeenschappelijk overleg worden bepaald en normaal gesproken zelden mogen wijzigen. Opgelet elke wijziging aan deze gegevens kan drastische gevolgen hebben in verband met de overdracht van facturen of creditnota’s.

2.3.2.4. Link met het boekhoudingpakket Popsy95

Er worden geen bestanden gemeenschappelijk gebruikt. Alle informatie in verband met klanten, facturen en creditnota’s worden via tijdelijke bestanden overgedragen.

Voor deze overdracht worden twee dagboeken geconfigureerd die in gemeenschappelijk overleg worden bepaald en normaal gesproken zelden mogen wijzigen. Opgelet elke wijziging aan deze gegevens kan drastische gevolgen hebben in verband met de overdracht van facturen of creditnota’s.

2.3.2.5.Link met het boekhoudingpakket Popsy4.

Niet meer in werking vanaf versie 4.6 van Rent+

2.3.2.6. Link met boekhoudingpakket Sage lijn 30, Sage Lijn 100 of Sage lijn 500

Zie addendum 

2.3.2.7. Link met boekhoudingpakket APISOFT.

Zie addendum.

2.3.2.8. Link met boekhoudingpakket BOB.

Zie addendum.

2.3.2.9. Link met boekhoudingpakket DELTA-PRO.

Zie addendum.

2.3.2.10. Link met boekhoudingpakket EBP.

Zie addendum.

2.3.2.11. Link met boekhoudingpakket EXACT.

Zie addendum.

2.3.2.12. Link met boekhoudingpakket EXPERT-M.

Zie addendum.

2.3.2.13. Link met boekhoudingpakket Pro-Acc.

Zie addendum.

2.3.2.14. Link met boekhoudingpakket Vero

Zie addendum.

2.3.2.15. Link met boekhoudingpakket Globe van Exact

Zie addendum.

2.3.2.16. Link met boekhoudingpakket Winfic

Zie addendum.

2.3.2.17. Link met boekhoudingpakket TopAccount

Zie addendum.

2.3.3. Menuoptie Basis prijs- en balansgegevens

Zie 3.1.11.1.8

2.3. Configuration du programme.

Le menu "Service", poursuit deux objectifs principaux.

D’une part la mise à jour des fichiers, clients, fournisseurs, ainsi que toutes les tables annexes de RENT+ (Monnaies, pays, codes postaux ….)

D’autre part les paramètres de configuration du programme. 

2.3.1. Option du menu Configuration.

Les données de l’écran de configuration servent à personnaliser le fonctionnement du programme.

Cet écran comporte six onglets  :

• L'onglet ‘Configurer’ contient les paramètres généraux, 
• L’onglet ‘Valeurs par défaut’, un nombre de valeurs standard à utiliser à la création d’un nouveau client ou d’un nouveau bon
• L’onglet ' Valeurs par défaut 2 ' des valeurs standard à utiliser dans la gestion des magasins externes ou au moment de la facturation. 
• Les données contenues dans l’onglet "Fichiers Ini" ne doivent être modifiées qu'avec le conseil du service d’assistance de C.M.S. A moins d'être absolument sur des manipulations à effectuer, vous risquez ici de modifier toute l’initialisation de RENT+. 
• L‘onglet "Documents » permet de consulter les noms des rapports utilisés par RENT+ et de choisir pour chaque document entre une mise en page personnalisée et une mise en page standard livrée avec RENT+. 
• L’onglet « Calcul de la période » permet de définir la prise en compte des jours de week-end et des jours fériés dans le calcul du nombre de jours de location.

En bas, vous trouverez également une zone avec des choix concernant les routines de démarrage.

2.3.1.1. Onglet "Configurer"

• Monnaie de référence: C'est la devise de référence avec laquelle vous travaillez. RENT+ proposera celle-ci à la création de nouveaux clients. A l’exception du prix d’achat en devise de la fiche n° de série, tous les prix des fiches entités sont toujours exprimées dans cette devise. Les montants exprimés dans la liste de sélection des entités sont également exprimées dans la monnaie de référence indépendamment de la monnaie du bon, de la facture, du bon logistique.
• Langue: La langue dans laquelle vous imprimez vos documents. Celle-ci sera proposée comme langue par défaut pour les nouveaux clients. Elle n’a rien à voir avec la langue utilisée par l'interface utilisateur.
• Jours avant archivage: Il s’agit du nombre de jours pendant lesquels un bon de location reste disponible dans la liste des affaires en cours avant d'être archivé dans l'historique des bons par les routines de nuit.
• • Les bons en statut "Offre" ou "Option" seront archivés si la date de début de la période est dépassée du nombre de jours configuré
  • Un bon en statut "Commande" ne sera jamais transféré en historique par RENT+. 
  • Les bons en statut « Annulation » seront archivés après expiration du délai d’archivage.
  • Les bons en statut "Rentré" seront archivés après décision de facturation. Si le lien comptable est installé, l'archivage ne sera fait qu'après transfert de la facture en comptabilité. L'archivage sera fait après expiration du nombre de jours configuré.
  • Les bons logistiques (Sous-location et Achat) devront être pointés pour être archivés. Une option ajoutée en version 6.23 permet d’archiver uniquement les bons logistiques après saisie des données de facturation fournisseur (voir plus bas)
• Durée de la disponibilité: La disponibilité est calculée sans limite dans le temps indépendamment de ce paramètre. Ce paramètre n’intervient qu’à deux endroits : 
• • Dans l’aperçu des articles, produits, sets : il définit le nombre de jours de disponibilité qui sera affiché . 
  • Il définit le nombre de jours à utiliser lors du contrôle des problèmes de disponibilité Ce paramètre n’a aucune conséquence sur l’espace disque utilisé.
• Nombre de jours en liste d’attente: Ce paramètre permet de spécifier le nombre de jours standard pendant lesquels un article se trouve reste dans la liste des articles en attente de tests après retour. Voir plus bas pour plus de précisions sur les listes d’attente.
• Nombre de jours échéance: Définit le nombre de jours ajouté à la date de création d'une option pour obtenir l’échéance proposée. Evidemment, cette date d'échéance est modifiable pour chaque bon.
• Module préparation: ​Concerne uniquement les modifications apportées à la préparation dans les bons de magasins. Ce paramètre permet de spécifier le nom du module qui est créé par défaut quand des articles sont ajoutés à la préparation. RENT+ nommera le module supplémentaire "Module préparation" si aucun nom n'est spécifié dans ce champ 
• Prochaine clé client: Si vous souhaitez configurer RENT+ pour qu’il propose automatiquement une clé à la création d’un client, ce paramètre permet de définir le n° de la prochaine clé à utiliser. Les clés générées par ce procédé seront exclusivement numériques. Après création du client, la valeur contenue dans ce champ sera automatiquement incrémenté. Un paramètre supplémentaire du fichier de configuration générale de RENT+ devra être défini en collaboration avec CMS pour spécifier si la numérotation concerne
• • La clé client
  • Le n° du client en comptabilité
  • La clé client et le n° du client en comptabilité
• Longueur: Définit la longueur de la clé numérique que RENT+ devra respecter pour la génération des clés client.
• Case à cocher « Numéro externe unique pour un client »: Permet de garantir l'unicité du n° de client utilisé par le lien comptable pour chaque société. Ce n° de client est défini pour chaque société dans l'onglet "Société" de la fiche client.
• Démarrer le scan par défaut: Partout où il est possible de travailler avec des lecteurs de code barre pour la saisie des informations relatives aux numéros de série, il est possible de faire démarrer l’écran de saisie automatiquement ou non. Dans le cas où l’on ne souhaiterait pas ouvrir l’écran de scanning automatiquement, il est possible de l’activer en utilisant le bouton « Scanner » du masque de saisie 
• Scan ID: En cas de besoin il est possible de ne pas prendre en compte un préfixe de 3 caractères lors de la lecture d'un n° de série. Ces caractères sont alors retirés lors de chaque opération de scan avant même que le numéro de série ne soit recherché dans la base de données. Ce mécanisme sert uniquement si le code barre imprimé comporte un préfixe de différenciation qui ne figure pas dans la base de données. De cette manière plusieurs entreprises qui ont en commun le numéro de série ABC peuvent faire une distinction dans les codes-barres qu’elles utilisent. 
• Envoi de mail par SMTP: La possibilité d’envoyer des mails par SMTP (Simple Mail Transfer Protocol = Protocole Simple pour le Transfert des Messages) a été ajoutée en version 6.35 en alternative à l’envoi de mail utilisant le protocole MAPI, disponible depuis de nombreuses années. Le mécanisme d’envoi de mail par SMTP présente l’avantage de ne pas nécessiter qu’un client de messagerie soit installé sur le poste où s’exécute RENT+. Il permet donc d’envoyer des mails depuis un poste de travail sans client de messagerie (webmail), d’envoyer des mails sans utiliser le client de messagerie existant. En corolaire, il permet de résoudre les problèmes rencontrés lors de l’envoi par le protocle MAPI avec certains clients de messagerie. Le choix de l’envoi de mails par SMTP s’applique à tous les utilisateurs de RENT+. Le mode d’envoi par SMTP envoie les messages en texte brut. L’activation de l’envoi par SMTP nécessite de configurer les paramètres généraux d’envoi.  Ces paramètres seront utilisés par défaut pour tous les utilisateurs. Il est possible de modifier les paramètres de messagerie de chaque utilisateur. Les paramètres généraux peuvent être configurés par le bouton [SMTP] de l’onglet "Configurer". Les paramètres de chaque utilisateur seront modifiés depuis la fiche de chaque utilisateur. En cas de difficulté pour paramétrer votre connexion SMTP, faites référence à votre installateur informatique.
• Configuration des paramètres SMTP:
• • Nom du serveur : Nom effectif du serveur SMTP auquel vous vous connectez pour envoyer les mails. (ex : smtp.orange.fr, smtp.gmail.com, smtp.free.fr…)
  • Port: les serveurs SMTP utilisent généralement les ports 25, 587 ou 465: Le port 587 (envoi avec authentification et mot de passe) est propose par défaut
  • Nom utilisateur : Choisissez le nom permettant d’identifier l’expéditeur.
  • Mot de passe : Utiliser le mot de passe défini dans votre serveur de messagerie.
  • Sécurité de connexion: le transfert via SMTP fonctionne normalement sans cryptage. Il est plus sûr d’utiliser un cryptage SSL / TLS si votre serveur SMTP le supporte.
  • Adresse mail : Adresse de messagerie utilisée pour envoyer une copie cachée de chaque message pour consultation depuis votre client de messagerie.
  • Signature : Entrer ici le texte qui sera associé par défaut à tous les messages envoyés par RENT+
• Facturation client par magasin: En contexte Multi-sociétés, chaque magasin qui est identifié comme une société et dont les articles sont utilisés sur un bon, établira une facture adressée au magasin qui établit le bon.
• Autoriser les factures négatives: En principe, il est recommandé d'utiliser un journal distinct pour vos avoirs. La législation exige normalement qu’ils soient traités séparément dans la déclaration de TVA. Ce paramètre permet d'autoriser la création de factures négatives si vous décidez de ne pas tenir à jour un journal d'avoirs. Pour éviter les erreurs, il est recommandé dans ce cas d'inhiber les accès aux fonctions de gestion des avoirs pour tous les profils utilisateurs. Les rapports de facture standard devront être adaptés pour s’adapter à ce fonctionnement marginal.
• Mise à jour de la disponibilité par la liste d'attente: Les articles en attente de test influent ou non sur la disponibilité en fonction du paramètre « Mise à jour de la disponibilité par la liste d’attente » de l’écran de configuration. La durée de la disponibilité est déterminée dans le champ ' jours en liste d’attente '. Si la liste d’attente influe sur la disponibilité, les articles redeviendront disponibles uniquement lorsqu’ils ne seront plus dans la liste d’attente ou ' x ' jours après qu’ils aient été placés dans la liste d’attente. Attention: la date de fin d’indisponibilité de la liste d’attente influence n’est pas dynamique.  Cette date est fixée au moment où les articles sont placés dans la liste d’attente. Dans le cas où des articles demeurent en liste d'attente plus longtemps que vous ne l'avez défini, ces articles ne seront pas décomptés de la disponibilité. Dans le cas contraire, les articles redeviennent disponibles dès qu’ils ont été testés et sortent de la liste d’attente.
• Blocage de la facturation par la liste d'attente: Permet d'interdire la facturation d'un bon après retour tant que des articles de ce bon se trouvent encore dans la liste d'attente. Ce paramètre est employé si vous souhaitez attendre que les tests après le retour soient effectués pour établir votre facture. Il est effectivement possible de mentionner les dégâts constatés lors des tests sur la facture de la location pour les articles sérialisés. 
• Autoriser la modification des articles depuis le bon de magasin: Ce paramètre conditionne la manière de travailler des préparateurs dans le bon de magasin. Si ce paramètre est actif, il donne la possibilité au préparateur de modifier les quantités utilisées depuis le bon de magasin SANS modifier le contenu original du bon commercial. Ne cochez pas ce paramètre si vous ne souhaitez pas donner aux préparateurs la possibilité de modifier les quantités lors de la préparation.  Si ce paramètre n'est pas coché, les préparateurs ont toujours la possibilité de retirer certains matériels de la préparation en utilisant le signe "-" ou d'ajouter des articles à la préparation sans aucune influence sur les prix.
• Autoriser la modification des désignations d’article sur le bon: Ce paramètre donne la possibilité de modifier le nom de l’article sur le bon. La désignation ne pourra être modifiée qu'après validation de l'insertion de l'article. La possibilité de modifier la désignation des articles du bon introduit également un risque d'erreur important si la préparation utilise la clé d'article alors qu'un article différent a été spécifié par modification de la désignation. Pour éviter toute erreur, vous veillerez à ce qu'en aucun cas, les modifications apportées au nom de l'article ne modifient la nature du matériel. La désignation des articles génériques de location de vente et de service ainsi que des articles de commentaire est toujours modifiable indépendamment de ce paramètre. Par souci de clarté, ce paramètre ne concerne pas les bons logistiques (achat et sous-location). Un mécanisme de différenciation de la désignation fournisseur permet de communiquer sur les documents une désignation différente de la désignation définie dans la base articles.
• Routines:
• • Case à cocher « Contrôle des illustrations »: Permet de désactiver la vérification des illustrations rattachées aux entités et aux salariés lors de l’exécution de routines
  • Case à cocher « Contrôle des fichiers rattachés » : Permet de désactiver la vérification du contenu des répertoires rattachés aux clients, aux bons et aux salariés lors de l’exécution des routines.
  • Case à cocher « Archiver uniquement les bons logistiques facturés »: Ce paramètre permet de conserver les bons logistiques pointés dans l’en-cours des commandes fournisseur tant que les données de facturation fournisseur n’ont pas été saisies.

 2.3.1.2. Onglet `Valeurs par défaut'

Cet écran spécifie les valeurs à utiliser à la création d’un nouveau client, d’un nouveau contrat ou de l’enregistrement d’un bon de retour. La rubrique ‘Tables de codes’ aborde en détail certains de ces champs. 

Partie gauche de l'écran:

• % Acompte: Pourcentage d'acompte par défaut à appliquer à un nouveau client.
• % Caution: Pourcentage de la caution par défaut à appliquer à un nouveau client.
• % IDR: Le pourcentage d’Intérêts De Retard ne peut être utilisé qu’en collaboration avec C.M.S.. Un contrôle de votre comptabilité et une adaptation de vos masques de factures sont également nécessaires en cas d’augmentation du pourcentage d'intérêts de retard. 
• Grille de coefficients: Grille de coefficients  à utiliser à la création d'un client, d’un bon avant la saie du client.
• Moyen de paiement: Moyen de paiement proposé par défaut lors de la saisie d'un paiement dans les bons et les factures.
• Type: Définit le type de ' contact ' utilisé par défaut pour un nouveau contact.
• Ligne tarifaire: Ligne tarifaire utilisée lors de la création d’un client. Les lignes tarifaires permettent de définir plusieurs prix de base pour une même entité (voir plus loin) 
• Assurance de la location: Facturation d'assurance . Utilisé à la création d'un client.
• Peut louer: Détermine si un client peut louer dès sa création ou si un contrôle de solvabilité doit être fait (Par exemple dans le cas d’un affacturage, il est nécessaire d'attendre l'approbation préalable de la société d’affacturage.)

Partie droite de l'écran:

• Classification: Classification utilisée par défaut à la création d’un bon.
• Raison vente: Valeur de la liste des motifs de sortie de stock proposée lors de la vente d’un article.
• Raison HS: Valeur de la liste des motifs de sortie de stock attribuée aux articles définitivement hors service.
• Facturation périodique: Case à cocher permettant de définir si un nouveau bon doit ou non apparaître par défaut dans la listes des bons à facturer périodiquement ou faire l'objet d'une facturation d'acompte.
• Facturation périodique: Sélection du type de facturation périodique à utiliser par défaut à la création d’un bon. Chaque nouveau bon héritera de la valeur définie ici.
• Clé article d'acompte: Clé de l’article à utiliser pour la création de factures d’acompte. Le montant de l’acompte calculé par RENT+ sera affecté à cet article dans le bon de la facture. Cet article doit être un article de vente sans gestion de la disponibilité (afin de pouvoir être déduit de la facture finale en cas de forfait de location) 
• Clé article fac. pér.: Clé de l’article à utiliser pour la création de chaque facture périodique sans détail du contenu du bon et donc sans clôture de la période à facturer.
• Périodicité fact.: Nombre de jour à utiliser pour calculer la période à facturer lors de la création des factures périodiques. 

Enregistrement du retour

• Autoriser les configurations locales: Utilise la configuration définie sur les postes locaux plutôt que la configuration générale pour le retour 
• Compléter le retour: Permet de marquer comme rentré tous les articles de location dès l’ouverture de l’écran de retour.
• Masquer les articles divers lors du retour: Si cette option est active, les articles divers ne seront pas affichés dans les différents onglets de l’écran de retour. Cette option élimine le risque que des techniciens retirent par erreur des services lors de l’enregistrement du retour du matériel. Cette option peut être utilisée en combinaison avec l’option « Autoriser les configurations locales » si uniquement certains postes doivent conserver la possibilité de retirer des services lors du retour du matériel.                         

2.3.1.3 Onglet ' Valeurs par défaut 2 '

Maintenance des définitions d'articles lors de l'importation de magasin 

Lors de l’importation d’articles de magasins externes, il peut se produire que la clé d’un article soit déjà connue. Vous définissez ici ce que RENT+ doit faire dans ce cas.

• Définir un nouvel article sans poser de questions
• Poser la question avant la création d'un nouvel article.
• Utiliser la définition de l’article déjà existante. Cette option comporte un risque dans la mesure où vous ne savez pas si le magasin d'origine associe le même article que vous à cette clé

De la même manière si un article est déjà défini pour le magasin en cours d'importation, les trois même choix permettent de définir la position à adopter par RENT+ 

Responsabilité de transport par défaut:

Permet de définir pour chaque bon qui sera créé qui - du client ou de vous-même  - assurera le transport par défaut. Vous pourrez choisir entre les 3 options suivantes : 

• Transport effectué par le client: Ce choix concerne les sociétés dont l’activité principale est la location comptoir.
• Transport par nos soins: Ce choix concerne les sociétés qui assument généralement la livraison de leurs matériels.
• Non défini: Concerne les sociétés qui partagent leur activité entre les 2 possibilités précédentes. La responsabilité par défaut est "non défini", Vous pouvez l'adapter à vos besoins.

Partie droite de l'écran: valeurs par défaut utilisées à  la création d’une facture

Options de recalcul du bon en cas de retard: 

Définit le choix par défaut au moment de la rédaction d’une facture lorsque la date de retour est postérieure à  la date de retour originale.

• Aucun: Pas de recalcul du montant de location. Le montant proposé pour la facture est identique au devis
• Ajouter une ligne de supplément pour le retard: RENT+ ajoutera une ligne de supplément de facturation à la création de la facture. Le champ commentaire de la ligne précise la durée d'utilisation supplémentaire.
• Recalcul ligne par ligne: chaque ligne du bon est recalculée en se basant sur la période d'utilisation effective.

Options de recalcul  en cas de retour partiel anticipé : idem que dans le cas ' trop tôt '

Création de lignes de facturation globale:

Si cette option est cochée, RENT+ analysera le contenu de la facture lors de la création et remplira l'onglet "Commentaires" de la facture en fonction des, types trouvés (Location, Vente, Services, Transport, Assurance). Pour plus de détails, reportez-vous à la section 3.3.5.2.1.5 Création des lignes de facturation globale

Nombre d’exemplaires: 

Utiliser préférentiellement le nombre d'exemplaire défini dans la fiche client au moment de l’impression des factures.

2.3.1.4. Onglet 'Fichiers Ini"

Cet onglet donne accès aux deux fichiers principaux de configuration de RENT+

CMIS_SIN.INI Fichier de configuration du poste de travail. Ce fichier se trouve dans le répertoire des exécutables de RENT+ du poste local.

CMIS_DAT.INI Fichier de configuration des options communes à tous les utilisateurs. Ce fichier se trouve dans le répertoire des données RENT+ partagées par tous les utilisateurs

L'accès à ces fichiers est uniquement destiné à faciliter la configuration de votre installation. Le contenu de ces fichiers n'est pas destiné à un utilisateur final et ne doit être modifié qu’en coopération avec C.M.S.

2.3.1.5. Onglet "Documents"

Cet onglet liste tous les rapports imprimés dans le cadre de la gestion de vos affaires. Cela inclut les rapports personnalisables pour les différents statuts de vos bons, les bons de vente, les factures et les bons logistiques Les documents de travail standard ne font pas l’objet d’une personnalisation. 

Le modèle de document fourni par CMS sera utilisé pour tous les documents dont la case à gauche du nom du document est décochée, 

Les rapports standards sont toujours remplacés lors des mises à jour. C'est la raison pour laquelle il est nécessaire de renommer les modèles de documents standard que vous personnalisez.. La mise à jour tentera de faire une vérification automatisée des documents basés sur des données XML. Cependant certaines évolutions apportent des modifications importantes et il est possible que CMS doive vérifier vos documents personnalisés. Ce contrôle sera facturé au temps passé et ne fait pas partie du contrat de maintenance.

2.3.1.6. Onglet "Calcul de la période"

Des paramètres de la configuration permettent de ne pas comptabiliser les samedi, les dimanches ainsi que certains jours fériés positionnés par l'utilisateur dans le calcul du nombre de jours de la période . 

• Les week-end: Les samedis et les dimanches ne sont pas comptés par défaut dans le calcul du nombre de jours de la période de location. Pour inclure ces jours dans le calcul de la période, il est nécessaire de cocher leurs cases respectives. Ces paramètres sont généraux. Il n'est donc pas possible de gérer ces statuts pour chaque société en contexte multi-sociétés ou par bon. La modification de ces paramètres agira sur vos bons en cours implique un risque que tous les bons en cours ne soient pas évalués de la même manière.
• Inclure date de fin (loc. et blocage): Définit si le dernier jour de la période doit être comptabilisé par défaut dans le calcul du nombre de jours de location lors de la création d'un bon et dans l’évaluation de la disponibilité du dernier jour de location.
• Les jours fériés: Vous pouvez également spécifier que certains jours de l'année ne doivent pas être comptabilisés dans le calcul du nombre de jours de la période de location. Chaque jour que vous ferez figurer dans cette liste ne sera pas comptabilisé comme jour de location. Chaque année, il sera nécessaire de réactualiser manuellement la liste des jours à décompter.

2.3.1.7. Rapports de routines de démarrage

2.3.1.7.1. Choix d'impression des rapports de routines de nuit. 

• Rapports routine de démarrage: Vous pouvez choisir d’imprimer quotidiennement certains rapports d’exploitation. Chaque rapport sélectionné sera systématiquement imprimé une fois par jour à l’occasion de l’exécution des routines de nuit. Les rapports de routines sont systématiquement imprimés sur l’imprimante par défaut du poste qui exécute les routines. Si vous le préférez, vous pourrez imprimer la plupart de ces rapports à la demande depuis le menu Services / Préparation de travail
• Problèmes dus au retard: Imprime les indisponibilités occasionnées par les locations en cours qui ne sont pas rentrées à la date prévue 
• Jours suivants: Imprime les problèmes de disponibilités sur le nombre de jours spécifié en paramètre
• Options à échéance demain: Cette option permet d'imprimer la liste des options arrivant à échéance le lendemain. L'objectif est de vous permettre de réévaluer si la date d'échéance peut encore être repoussée et d'informer vos clients des conséquences concernant vos engagements de validités des options. Important: Les options dont l'échéance est dépassée ne sont pas imprimées dans cette liste.
• Locations en retard: Fournit un relevé de tous les bons qui auraient déjà dû être rentrés et dont le retour n'a pas été enregistré. Ces bons apparaissent dans RENT+ avec le statut abrégé "LR".
• Commandes du jour: Fournit un relevé de tous les bons en statut "Commande" dont la date de transport aller (onglet transport) est prévue pour le jour courant.
• Retours attendus: Fournit un relevé des bons en statut "Livré" dont la date de transport retour (onglet transport) est prévue pour le jour courant.
• Contrôle en cas de prolongation de x jours des bons: Vous pouvez ainsi faire une simulation des problèmes à prévoir si tous les contrats en cours ne sont pas rentrés à temps. Attention : ceci vaut pour tous les contrats en cours.

2.3.1.7.2. Export vers Outlook.

RENT+ peut exporter des données de base relatives à vos interlocuteurs et leurs entreprises dans un format utilisable par Outlook. Il est préférable que vous preniez contact avec CMS ou avec votre revendeur pour paramétrer cette synchronisation (détermination des données que vous souhaitez synchroniser avec Outlook). Ce paramétrage relève des services payants et ne fait donc pas partie de l’entretien normal. Cet export peut soit avoir lieu pendant les routines de nuit soit vous pouvez la déclencher manuellement depuis la préparation du travail. Le fichier ainsi préparé contient toujours tous les interlocuteurs avec les coordonnées de leur entreprise. Les entreprises qui n’ont pas d’interlocuteur désigné ne seront donc pas exportées. Consultez l’addendum 5.4. pour plus de développement.

2.3.1.7.3. Export pour synchronisation avec les logiciels de comptabilité

Seuls certains logiciels de comptabilité ont la possibilité de synchroniser les clients et les contacts une fois par jour. Appelez CMS pour vérifier si votre logiciel dispose de cette possibilité. Une activation inappropriée de cette option empêchera un déroulement correct des routines.

2.3.1.8. Données de base supplémentaires.

• Antériorité de la date de départ: Permet de limiter l’antériorité de la date de début de location d’un nouveau bon afin d’éviter des erreurs de saisie.. A moins que vous ne soyez en phase de lancement, vous ne devriez pas avoir à créer de bons dont la date de début soit antérieure à aujourd’hui. La création de bons dont la date de début de location commence dans le passé  risque d’avoir un impact sur votre processus logistique. De même, vous risquez de rencontrer des problèmes dans les disponibilités. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de donner à ce champ une valeur aussi faible que possible. Nota : Ce contrôle de la date de début de location est uniquement effectué à la création du bon 
• Nombre de jours d’échéance de sous-location: Définit le nombre de jours d’échéance qui sera appliqué aux options créées par synchronisation en contexte multisociétés.
• N° de connexion: Il s’agit du numéro client qui vous a attribué par CMS lors de l'acquisition de RENT+. Ce numéro client est celui que vous utilisez pour vous connecter sur le site Web de CMS. Il est également utilisé par la procédure de mise à jour par Internet pour déterminer les données qui correspondent à votre licence. Il ne sera pas possible d'utiliser la fonction « Mise à jour du logiciel» du menu "Aide / Assistance" si ce numéro n'est pas renseigné ou est incorrect.

2.3.3. Option du menu "Codification des articles génériques".

Les articles génériques sont destinés à des utilisations exceptionnelles d'articles que vous ne souhaitez pas référencer. Il est cependant nécessaire de les codifier pour pouvoir différencier le mode de calcul du prix, leur gestion logistique et leur planification éventuelle.

Ces codes sont redéfinissables pour vous permettre d'utiliser les initiales que vous souhaitez pour les groupes. 

Choisissez ces codes avec soin car ils ne seront plus modifiables après leur première utilisation dans RENT+.

Les initiales utilisées pour les 4 articles génériques ne pourront pas être utilisées pour des groupes. Il est recommandé que les codes de ces articles génériques aient exactement 4 caractères. 

Depuis la version 6.10, les paramètres comptables associés aux articles génériques ci-dessous sont définis pour chaque société dans l'onglet "Prix et comptes comptables" 

• Location additionnelle: Code permettant d'ajouter  à un bon un article de location non défini dans le stock. Cet article générique n'étant rattaché à aucun matériel, aucun contrôle de disponibilité ne sera effectué et aucune alerte de d'indisponibilité ne sera affichée. Il se comportera cependant comme un article de location, concernant le calcul du prix et  la logique de retour.
• Vente additionnelle: Code permettant l'ajout d'un article de vente non référencé dans la base articles à un bon.
• Services divers additionnels: Code permettant l'ajout d'un article de services non défini dans la base des articles de service à un bon.
• Commentaire: Code permettant l'ajout de lignes de commentaire sur les bons, les bons logistiques et les factures.

2.4. Menuoptie gebruikers

2.4.1. Overzicht

Via deze menuoptie verkrijgt men een overzicht van alle gebruikers waar men gebruikers toevoegt, wist of wijzigt. 

Elke gebruiker heeft minimaal een uniek nummer, een naam, zijn initialen en behoort tot een bepaald veiligheidsniveau en een bepaald magazijn. De gebruiker meldt zich aan door middel van zijn naam. De initialen worden weggeschreven bij de handelingen die worden verricht in het programma. Het veiligheidsniveau biedt de mogelijkheid om de menuopties te beveiligen voor bepaalde gebruikers. Er is geen onderling verband tussen veiligheidsniveaus. Elk niveau wordt volledig onafhankelijk ingesteld. De menubeperking wordt steeds in onderling overleg met CMS of dealer bepaald. Bepaalde restricties kunnen worden opgelegd:

• Geen registratie bon indien tekorten: Per gebruiker kan ook ingesteld worden of een reservatie of huurcontract mag geregistreerd worden, al dan niet met tekorten. Deze instelling geldt niet voor offertes.  Gebruikers zonder toestemming om tekorten te registreren, kunnen een bon met tekorten dan enkel als offerte bewaren. U moet deze mogelijkheid natuurlijk met voorzichtigheid behandelen, omdat het perfect kan voorkomen dat een contract in problemen komt door een externe factor. Als u bijvoorbeeld één persoon wel contracten laat registreren met tekorten, kan men hierdoor ook de andere contracten in problemen brengen, waardoor u natuurlijk het wijzigen of omvorming van status gaat blokkeren.
• Enkel producten en sets op bon: Voor gebruikers die hoofdzakelijk commercieel werk verrichten in Rent+ kan het nuttig zijn om enkel toegang te geven tot de producten en de sets. Dit is natuurlijk sterk afhankelijk van d door u gekozen werkwijze. Als dit nuttig is voor een gebruiker, kan u door middel van de checkbox ‘Enkel producten en sets op bon’ vastleggen dat deze gebruiker GEEN onderdelen of varia mag toevoegen op een bon. Dit limiteert deze gebruiker wel sterk in zijn mogelijkheden. 
• Editeer verkoop: U kan per gebruiker instellen of u toestaat dat bij de inname van het materiaal, artikels aangeduid mogen worden als verkocht. Als dit niet toegelaten wordt, moet u na de inname een gebruiker die deze mogelijkheden wel heeft, goedkeuren welke artikels aangerekend moeten worden.  Editeer kosten: Sta het wijzigen van kosten op een bon toe voor deze gebruiker. Vanaf versie 6.49. Verkoop verhuurartikels: vanaf versie 6.46. Instelling om verkoop van verhuurartikel toe te laten voor deze gebruiker.
• Deactiveer gebruiker: Als een gebruiker geen toegang meer nodig heeft tot Rent+, kan u met deze keuze de gebruiker de toegang blokkeren. Dit is veel beter dan het wissen van deze gebruiker. Als deze gebruiker immers nog gekoppeld zit aan bonnen, kan u die bon niet meer verder behandelen als de gebruiker gewist zou zijn.  
• Taal: De taal waarin Rent+ de schermen zal opbouwen is afhankelijk van de taal van de gebruiker. Als deze taal niet wordt ingevuld, zal de taal gebruikt worden die bij installatie gekozen werd. 
• Labels: Vanaf versie 6.19 bestaat de mogelijkheid om artikels extra te filteren op zelf te bepalen criteria, gedefinieerd onder ‘diensten’, ‘codetabellen’, ‘artikel labels’.   De interface laat toe om meerdere items te activeren.  Indien niets geselecteerd staat, is deze filter niet actief.  Bij een selectie wordt dit automatisch toegepast in de filter van de artikellijst.  Via F8 kan de filter van de artikellijst evenwel nog steeds aangepast worden. Bedoeld is bv. pm een label ‘kleine onderdelen’ of ‘accessoires’ aan te duiden en standaard de artikellijst of het zoekscherm hierop de filteren, omdat ze de selectie van artikels op een bon hinderen. Het systeem is open opgevat, zodat het de gebruiker toelaat om een eigen gebruik hieraan te geven, gekoppeld aan de wensen of noden van de verschillende gebruikers. Belangrijk: extra filter condities kunnen de opbouw van de artikellijst vertragen.

Koppeling klant:

Naam: of Key:  Daarnaast kunt u ook gebruikers definiëren die gekoppeld worden aan een specifieke klant. Deze gebruikers maakt u aan om toe te laten dat partners in Rent+ bonnen kunnen importeren en enkel deze bonnen kunnen raadplegen die opgemaakt zijn met deze gebruiker als klant. Dit is het geval bij een partner die u toegang geeft tot uw Rent+ om hun aanvragen van inhuringen te kunnen importeren.

Het veiligheidsniveau is te bepalen, maar moet wel als vast gegeven ingesteld worden in Rent+. Naast de 4 standaardzones, geeft u ook de klantenkey in. Rent+ toont u de naam van de klant en de directory die gebruikt zal worden voor import van de bongegevens. Zie ook verder onder de communicatiemodule.

Elke gebruiker behoort tot een bepaald magazijn. Bij opmaak van bonnen, zal standaard dit magazijn worden voorgesteld en niet meer het magazijn dat aan de klant verbonden is. 

Koppeling personeel:

Pers. Nr: U kan een gebruiker ook koppelen aan een personeelslid. In principe is elke gebruiker wel een mogelijk personeelslid. Via de koppeling van het pers. nr staan ook alle gegevens die op de personeelsfiche ter beschikking voor afdrukken als nodig. 

Elke gebruiker kan maar één keer ingelogd zijn in Rent+. Een reden te meer om ervoor te zorgen dat alle Rent+ gebruikers een individuele inlognaam hebben. Als u zich aanmeldt en Rent+ merkt dat deze gebruikersnaam in gebruik is, kan u meer info opvragen. Rent+ kan u eventueel het uniek computeradres geven waar deze gebruiker zich bevindt. U kan ook een overzicht vragen van alle aangemelde gebruikers. Dit kan ook nuttig gebruikt worden als het aantal gebruikerslicenties minder is dan het aantal effectieve gebruikers

Automatische logout:

Deze optie laat toe om per gebruiker een automatische logout te forceren na x-aantal minuten van inactiviteit. Bedoeling is om geen licenties te verbruiken bij een slapend gebruik van Rent+. Standaardwaarde is 10 minuten, tot een maximum waarde van 60 minuten.  Enkel wanneer een gebruiker in een consulterende, dus een niet editerende modus is, wordt de logout doorgevoerd.  Hierdoor gaan geen gegevens verloren.  Als het automatisch uitloggen actief is, verschijnt een boodschap op het bureaublad van Rent+ en ook enkele ogenblikken voor het automatisch afsluiten.

SMTP instellingen:

Wanneer het verzenden van mail via SMTP in de algemene configuratie actief staat, kunnen hier de individuele instellingen per gebruiker aangepast worden.   Zie 2.3.1.1.

2.4.2. Wijzig paswoord

Als tweede mogelijkheid kan u uw eigen paswoord of paswoorden van andere gebruikers waarvan u reeds het paswoord kent, wijzigen. Deze functie staat enkel ter beschikking, als geen enkel ander venster open staat. 

2.4.3. Login

Deze optie laat u te om in te loggen als een andere gebruiker zonder dat u het programma hoeft te verlaten. De beveiligingsniveaus worden direct aangepast. Het gebruik van de Cancel knop zal leiden tot het verlaten van het programma. Deze functie staat enkel ter beschikking, als geen enkel ander venster open staat. Door het wijzigen van de aangemelde gebruiker, kan het zijn dat het beveiligingsniveau wijzigt, waardoor openstaande vensters, eventueel niet meer toegankelijk zouden mogen zijn. 

Als u verschillende beveiligingsniveaus inbouwt in Rent+, is deze functie telkens aan te raden als u uw schermt verlaat of als u dezelfde computer gebruikt met verschillende personen. Daarom staat deze functie ook direct ter beschikking via de functietoets F12. 

U kan nooit tweemaal onder dezelfde naam inloggen. Rent+ onthoudt immers continu uw schermposities en uw voorkeuren. Als u op twee werkposten onder dezelfde gebruikersnaam zou inloggen zou dit een conflict geven in deze posities.

2.4. Option du menu Utilisateurs.

2.4.1. Liste des utilisateurs

Cette option de menu permet d’ajouter, et de modifier les utilisateurs de RENT+.

Pour ajouter un nouvel utilisateur, sélectionner le bouton [Ajouter]

Dans la ligne d’édition (en haut de l’écran), 

RENT+ crée un n° interne unique pour cet utilisateur. (non modifiable)

Sélectionner dans la liste le magasin dont dépend l’utilisateur. Les objets créés par l'utilisateur seront par défaut rattachés à cette société.

Entrez un nom de connexion et des initiales uniques pour cet utilisateur.

Entrer un n° de groupe de sécurité entre 1 et 9.

Chaque utilisateur soumis à un niveau de sécurité déterminé par le groupe d’utilisateur auquel il est rattaché. 

Le niveau de sécurité permet d’appliquer les restrictions souhaitées à certains groupes d’utilisateurs. Il n’existe pas de hiérarchie entre les niveaux de sécurité, chaque niveau pouvant être réglé tout à fait indépendamment. Les restrictions d'accès aux menus des différents groupes d'utilisateurs sont toujours définies en concertation avec votre distributeur RENT+.

Certaines options facultatives peuvent être définies pour chaque utilisateur 

• Pas d'enregistrement en cas de manque: Si certains articles du bon sont indisponibles, les utilisateurs pour lesquels cette option est cochée pourront uniquement enregistrer le bon en statut « Offre ». Il convient de gérer cette possibilité avec prudence car il est parfaitement possible qu’un problème de disponibilité extérieur au bon vienne empêcher ces utilisateurs d'enregistrer les modifications apportées. Par exemple, si vous laissez un utilisateur enregistrer des contrats avec des articles manquants, d’autres contrats pourraient en subir le contrecoup, ce qui bloquerait évidemment la modification ou la transformation de statut.
• Priorité de sélection aux produits et aux sets: Certains utilisateurs ont principalement une utilisation commerciale de RENT+. Pour ceux-ci, il peut être utile de donner prioritairement accès aux produits et aux sets. Ce choix est cependant intimement lié à vos méthodes de travail et au référencement qui a été fait dans votre entreprise. Vous cocherez la case "Priorité de sélection aux produits et aux sets" pour ces utilisateurs. Cela aura pour conséquence de ne montrer ni les articles simples ni les services dans la liste de sélection des entités. Cette restriction forte peut s'avérer contraignante à l'usage et nécessitera peut-être de revoir la structure du référencement des sets en y incluant les services et les consommables nécessaires ou de créer des sets de services.
• Modifier vente : Pour chaque utilisateur, il est possible de spécifier si celui-ci aura la possibilité de modifier la stratégie de vente définie dans la configuration en cas de sortie de stock d'un article lors du retour. 
• Langue : La langue utilisée pour l'interface utilisateur peut être spécifiée pour chaque utilisateur. Si la langue de l’utilisateur n’est pas définie, la langue configurée par défaut est utilisée. 

 Fiche client: 

• Nom ou clé: L’usage de ce paramètre est à réserver au cas particulier d’un utilisateur qui doit pouvoir uniquement consulter les informations relatives à un seul client. C’est le cas d’un partenaire à qui vous donnez un accès limité à RENT+ afin d’importer leurs demandes de sous-location. Un niveau de sécurité spécifique devra être défini en complément pour ces utilisateurs, la sévérité de ce niveau de sécurité est laissée à votre appréciation. Si la clé client est remplie, RENT+ affichera le nom du client et le répertoire qui sera utilisé pour l’importation des données relatives au bon. Voir plus loin sous le module de communication.
• Statut désactivé: Permet d'interdire à un utilisateur de se connecter à RENT+. La possibilité de supprimer un utilisateur a été retirée car elle causait l'apparition de messages d'erreur quand un utilisateur supprimé était responsable d'un bon en cours. Il est possible de désactiver un utilisateur par le bouton [Désactiver] ou en cochant la case "Désactivé". La désactivation d'un utilisateur est réversible.
• Délai de fermeture automatique (min): Cette option permet de régler pour chaque utilisateur le délai au terme duquel RENT+ se fermera en cas d’inactvitité. Si cette option est décochée, l’utilisateur ne sera jamais déconnecté automatiquement. Le délai de déconnexion par défaut est de 10 minutes. Il peut être étendu à 1 heure.
• La fermeture automatique de RENT+ est inopérante si une donnée est en cours de modification: RENT+ affichera un pop-up au lancement de la session avec le délai de déconnexion automatique s’il a été défini.  Juste avant de fermer la session, RENT+ affiche un message « Délai d’inactivité expiré. RENT+ va être fermé automatiquement ».
• Etiquettes / filtres personnalisables sur entités: Donne la possibilité de filtrer les listes d’entités pour chaque utilisateur en fonction des critères paramétrables définis dans le menu services / étiquettes. Si aucun critère n’est sélectionné, aucun filtre n’est appliqué. Dès qu’un critère est sélectionné, seuls les critères sélectionnés seront affichés par défaut. L’utilisateur conserve le droit de modifier les critères de filtrage par défaut
• Mise en garde: l’utilisation des critères de filtrages paramétrables peut ralentir l’affichage des listes d’entités lors de l’ouverture de l’écran. 

Lien fiche salarié

• N° Pers.: Il est possible de rattacher une fiche salarié à chaque utilisateur. En principe, chaque utilisateur est un salarié. Le rattachement d'une fiche salarié à un utilisateur permet d'imprimer les différentes données de la fiche salarié sur les bons. Il facilite la connexion des utilisateurs en permettant de différencier le nom de connexion de celui utilisé dans les impressions. Chaque utilisateur peut uniquement être connecté à RENT+ sur un seul poste à la fois. C’est une raison supplémentaire pour veiller à ce que chaque utilisateur ait son propre identifiant de connexion à RENT+. Si le nom utilisé à la connexion est déjà utilisé, RENT+ peut vous indiquer dans certains cas le n° du poste qui l'utilise. Vous pouvez également demander la liste des utilisateurs connectés dans le cas où le nombre maximum d'utilisateurs est atteint.

SMTP

Le mode d’envoi de mail et les paramètres SMTP définis dans la configuration générale. 

Si L’envoi par SMTP a été choisi dans la configuration générale, il est possible de redéfinir les paramètres SMTP de chaque utilisateur.

Reportez-vous au chapitre 2.3.1.1 concernant les paramètres SMTP

2.4.2. Modification du mot de passe.

Permet aux utilisateurs n'ayant pas accès à la liste des utilisateurs de modifier leur mot de passe ou de ceux d’autres utilisateurs dont ils connaissent déjà le mot de passe. 

Nota : Il est nécessaire de fermer toutes les autres fenêtres de RENT+ pour accéder à cette option.

2.4.3. Connexion.

Cette option permet à un utilisateur de se connecter sous une autre identité sans devoir quitter le programme. Les niveaux de sécurité sont automatiquement adaptés au nouvel utilisateur. L’utilisation du bouton ‘Annuler’ provoquera la fermeture de RENT+.

L'activation de cette fonction ferme toutes les fenêtres en cours d'utilisation pour garantir les différences de niveaux de sécurité existant entre l'utilisateur qui était connecté et le nouvel utilisateur.

RENT+ libère une licence utilisateur dès l'activation de cette fonction.

Cette fonction est à conseiller dès que vous activez plusieurs niveaux de sécurité ou que plusieurs utilisateurs partagent un même ordinateur. La touche de raccourci <F12> facilite ces opérations de déconnexion.

RENT+ mémorise en permanence vos préférences et la position de vos fenêtres. 

Pour éviter un conflit de définition de vos préférences, RENT+ ne permet pas de se connecter simultanément sur 2 postes avec le même nom de connexion.

2.5. Menuoptie Codetabellen

In de codetabellen staan alle kleine configuratiebestanden. Een aantal van deze configuratiebestanden spelen een zeer belangrijke rol in de prijszetting en in de berekeningen in Rent+. Een goed en doordacht beheer is hier zeker noodzakelijk.

Deze tabellen kunt u zelf beheren met behulp van de drukknoppen onder aan elk scherm. De wijze van  beheer voor deze tabellen is identiek voor allen.

De allerbelangrijkste tabel is de tabel met de periodes. De andere tabellen die nog worden uitgelegd zijn de betalingsvoorwaarden, de balansnummers, de muntcodes, de herstelcodes, de BTW plichtig codes, de analytische codes, de huurverzekeringen en de commentaar. De overige tabellen zijn eenvoudig te beheren zaken, die slechts kort worden aangehaald en daar waar nodig van uitleg voorzien.

2.5.1. Periodes voor de prijszetting

In de tabel met periodes komt de essentie van de prijszetting in de verhuuradministratie ter sprake.

2.5.1.1. Principe Rent+

2.5.1.1.1. Periodecoëfficiënten

Elke periode waarvoor iets verhuurd wordt, moet opgenomen worden in deze tabel.

De volgende zones zijn van toepassing.

• Code: unieke nummer dat u zelf beheert.
• Min dag: het aantal dagen vanaf wanneer deze coëfficiënt in rekening wordt gebracht.
• Max. dag: Het maximum aantal dagen tot of tot en met wanneer deze coëfficiënt in rekening wordt gebracht.
• Uitleg: Een verklaring die u  toekent aan deze periode.
• Tabel 1 tot Tabel 4. : hierin bevindt zich de coëfficiënt waarmee de basisprijs van het artikel moet vermenigvuldigd worden om de verhuurprijs over de totale periode te kennen. Op artikelniveau bepaalt u of de coëfficiënt uit kolom 1, 2, 3 of 4 wordt gebruikt.
• Dagen: een indicatie van het aantal werkdagen dat u wenst mede te delen. (Vb. als u geen weekends meetelt).Opgelet, dit dient louter tot informatieve doeleinden, maar beïnvloedt de prijszetting niet.
• W: Weekend. Als u speciale prijzen maakt voor een weekend, bepaalt u met dit vinkvakje welke coëfficiënt gebruikt zal worden als de periode juist op een weekend valt. U mag slechts één periodecoëfficiënt  aanduiden als weekend calculator per periodetabel. 

Deze informatie gaan we even verder uitdiepen. 

Elk artikel dat verhuurd wordt heeft een basisprijs of een prijs gekoppeld aan een prijscategorie. Deze prijs wordt vermenigvuldigd met de coëfficiënt uit kolom 1, 2, 3 of 4. Aan het artikel kent u zelf toe uit welke kolom men de coëfficiënt opneemt. Dit is afhankelijk van de ‘return on investment’ die men aan het artikel wenst toe te kennen. 

Telkens u het artikel verhuurt, moet eerst de periode gekend zijn. Deze periode wordt omgezet in een aantal dagen. Eventueel kan rekening gehouden worden met het uitsluiten van feestdagen of zaterdagen of zondagen. Als u voor uw cliënteel bepaalt dat u feestdagen of bijvoorbeeld de zondag niet aanrekent, zal die dag ook niet meegeteld worden in het aantal dagen.  Dit aantal dagen wordt opgezocht in de periodetabel. Om te zorgen dat deze terug te vinden is, wilt dit zeggen dat de gedefinieerde periodes elkaar moeten opvolgen. Met ander woorden: het maximum aantal dagen moet gelijk zijn aan het minimum aantal dagen - 1 van de volgende periodecoëfficiënt. 

De basisprijs wordt dan vermenigvuldigd met de coëfficiënt die in deze rij is terug te vinden.

Deze manier van werken is flexibel en lost alle, of toch bijna alle prijszettingen op. U bent immers niet meer beperkt in een aantal periodes. U maakt deze lijst zo lang of zo kort als u zelf wenst. Bijkomende periodes bijvoegen wordt dan zeer eenvoudig. Als u werkt met een verschillende verhuurprijs voor elke verschillende dag, wordt het beheer van deze coëfficiënten wel zwaarder. 

Het gemiddelde aantal periodes over een jaar is 22, gezien over de installaties die zijn uitgevoerd tussen  1995 tot 2000. Maar er zijn evengoed installaties die voor elke dag een nieuwe rij aanmaken.

2.5.1.1.2. Periodetabellen

Een verdere uitdieping van dit principe wordt bekomen doordat u een aantal van zulke tabellen met periodecoëfficiënten kan aanmaken. Via de codetabel ‘Periodetabellen’ kan u verschillende tabellen gaan aanmaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

1. Standaard
2. Nederland
3. Frankrijk

als u voor de verschillende landen een verschillende tabel zou wensen te gebruiken. 

U zou ook kunnen denken aan een tabel ‘Speciaal’ bijvoorbeeld waar u andere coëfficiënten gebruikt tegen eindejaar of voor Carnaval bijvoorbeeld. Elke klant en dus ook elke bon, kan u aan een tabel koppelen. Zo u dus een project heeft waar u een andere periodecoëfficiënten voor wenst te gebruiken, kiest u in de bon voor de andere periodetabel. 

2.5.1.1.3. Prijs categorieën

Als u dus aan één basisprijs per artikel niet voldoende heeft, kan u nog verschillende prijs categorieën aanmaken. De categorie is dan gekoppeld aan de klant en na de keuze klant, dus ook aan de bon of factuur. Het principe qua periode blijft wel volledig behouden. 

2.5.1.1.4. Andere berekeningswijze

Het vorige principe is het standaard prijszettingprincipe dat iedereen als mogelijkheid heeft. Daarnaast zijn er nog twee andere prijszettingen mogelijk. Namelijk via de x% regel van de som van de verkoopprijzen of via de x% regel van de som van de aankoopprijzen. De ‘x’ percent zal dan gehaald worden uit de coëfficiëntentabel. [1]

2.5.2. Betalingsvoorwaarden

Aan elke klant kunt u betalingsvoorwaarden koppelen. De betalingsvoorwaarden zijn eenvoudigweg een aantal dagen die bij de factuurdatum kunnen opgeteld worden om zo de vervaldag van de factuur te kennen. De betalingscode moet uniek zijn.

Vanaf versie 6.42 bestaat de betalingsvoorwaarden uit drie componenten:

• termijn: aantal dagen dat bijgeteld wordt aan de factuurdatum
• de berekeningswijze: E-einde maand of N-netto
• dagen na: aantal dat nog extra toegevoegd kan worden enkel in geval van E-einde maand. Dit laat toe om de verschillende interpretaties van einde maand en het aantal toe te voegen dagen te berekenen.  Voorbeeld met factuurdatum: 10/1/XX
• datum factuur + 45 dagen + einde maand termijn: 45 dagen, E-einde maand, 0 dagen na 10/1+45, is 24/2/XX, einde maand 28/2
• datum factuur + einde maand + dagen na:45 termijn: 0, E-einde maand, dagen na: 45 10/1 wordt 31/1 einde maand + 45 is 17/3.

2.5.3. Kwantumkortingen

Percentage kortingen die automatisch worden berekend op basis van het totaal huur op elk contract. 

2.5.4. Balansnummers

Vanaf versie 6.10 is deze functie terug te vinden in de definitie van het magazijn, onder de tab balans nrs. Zie 3.1.11.1.7.

2.5.5. Interessegroepen

Elke klant kan u indelen in een viertal categorieën. De verschillende categorieën die beschikbaar staan, maakt u hier bekend. Deze dienen enkel voor mailing of statistiek doeleinden.

2.5.6. De postnummers

Het postcode bestand is afhankelijk van het land uit de configuratie, reeds ingevuld of nog leeg. Rent+ veronderstelt dat alle postnummers van het land dat identiek is als uit de configuratie, ook daadwerkelijk wordt onderhouden vanuit deze tabel. Hier kunt u dus postnummers toevoegen of wijzigen zo noodzakelijk.  Postnummers kunnen ook toegevoegd worden vanuit de creatie klant.  Per postnummer en per magazijn kan je aan de rechterkant het aantal kilometers invullen die aangerekend moet worden per rit vanuit dat magazijn naar dat postnummer. Dit aantal kilometers wordt dan opgehaald op de bon in de transportfiche na het inbrengen van het leveringsadres. P.S. Je vergroot dit scherm best een klein beetje om de invoer te vereenvoudigen. 

2.5.7. De landen

De tabel met de verschillende landen. Van belang  zijn hier de BTW voorloopcodes zoals ze gebruikt zullen worden op de klantenfiche.

2.5.8. De talen

De tabel met de verschillende talen die door de klanten en de contactpersonen kunnen gebruikt worden. Opgelet, zo u een bepaalde taal in gebruik wenst te nemen, moeten de afdrukken wel in overleg met CMS of uw dealer besproken worden.

2.5.9. De munten

De tabel met de verschillende munttabellen. U koppelt een munt aan uw eigen vennootschap, aan de verschillende magazijnen, aan de klanten en aan elke bon. Vanaf 2002 speelt de munteenheid een kleinere rol. Standaard zal Rent+ nu steeds geleverd worden met de Euro als standaard.  Het is niet mogelijk om voor eenzelfde munteenheid verschillende wisselkoersen per datum in te geven. 

2.5.10. Klant- en contactlevels

U kunt een aantal types beheren waaronder u uw klanten en contactpersonen indeelt. Dit heeft niets te maken met het soort van klant, maar wel met de belangrijkheid van klant of contactpersoon. Dit staat nog naast de interessecodes die gebruikt worden om de klanten in sectoren op te splitsen. Deze dienen vooral voor mailing of statistiek doeleinden.

2.5.11. Bon Classificaties

Voor statistiek doeleinden kan u aan elke verhuurbon een code toewijzen. Achteraf kan u dan via de statistiek module de verschillende gerealiseerde omzetten bekijken per bon klasse. 

2.5.12. Herstelcodes

U kunt per groep een aantal herstelcodes aanmaken. Deze laten u toe om standaard omschrijvingen te voorzien met hun eventuele standaard kostprijs. Op het moment dat men dan een inkombon opmaakt of u artikels beoordeelt vanuit de wachtrij, kan u dan een schade inbrengen. Dit is enkel van toepassing op artikels met een serienummer. De schade zal immers een artikel uniek moeten gaan definiëren, wat enkel kan via zijn serienummer. Hieraan gekoppeld wordt dan de standaard kostprijs mee toegevoegd aan de inkombon. 

Ook hier weer krijgt u door gestructureerd te werken op lange termijn meer mogelijkheden aan beschikbare informatie. 

2.5.13. BTW Plichtig Codes

Om te definiëren welke klant onder welk BTW stelsel valt, laat Rent+ u toe de verschillende regimes te configureren.

2.5.14. Analytische codes of kostenplaatsen

Kostenplaatsen of kostendragers zijn boekhoudkundige begrippen. Deze staan voor extra boekhoudkundige informatie die u toelaten om analytisch te gaan boeken. Elke factuur kan een kostenplaats meekrijgen die mee wordt overgedragen naar de boekhouding. De standaard instelling komt voort vanuit de klantenfiche. Deze instelling wordt opgehaald bij elke factuur die voor die klant wordt opgesteld. 

Vanaf versie 6.10 bevindt deze info zich onder de magazijndefinitie, tab analytische codes.

2.5.15. Stock Codes

Om een structuur vast te leggen in het verloop van uw artikels, kan u een lijst opstellen van hoe u stockbewegingen kan vastleggen. Hierdoor kunt u later op gestructureerde wijze opvragen hoeveel materiaal gestolen of verloren of verkocht wordt. Deze staan ter beschikking bij de retour, als een verhuurartikel wordt verkocht, buiten gebruik gesteld wordt na herstelling of bij een manueel ingevoerde stockbeweging. 

2.5.16. Huur verzekeringen

Rent+ kan op elk contract een huurverzekering toepassen. Op elk artikel bepaalt u of huurverzekering kan toegepast worden J/N. Voor elke klant kan u bepalen of deze klant een huurverzekering wenst J/N. In de tabel met huurverzekeringen bepaalt u de percentages of de premie die u gaat toepassen afhankelijk van het totaal bedrag huur. De huurverzekering wordt berekend op het netto huurbedrag van de artikels waarvoor de verzekering moet gelden, niet het bruto huurbedrag. U kunt met verschillende percentages werken zo u een zekere degressiviteit gaat toepassen, afhankelijk van de omvang van het contract. Opgelet. Dit wordt niet als een artikel op uw contract toegevoegd. Dit is een automatische berekening die u zo gewenst wijzigen. Als u geen percentage wenst toe te passen, maar een vast bedrag, dan laat u het percentage gewoon op 0 staan en dan vult u de premie in de laatste zone. Opgelet, beide sluiten elkaar uit. U gaat de werking van Rent+ storen als u zowel een premie als een percentage zou gaan invullen. Dit kan wel, maar het zal niet correct werken.  

De berekende huurverzekering blijft steeds een voorgesteld bedrag. U kan dit op de bon en op de factuur steeds wijzigen. 

2.5.17. Commentaar

Deze commentaarregels worden gebruikt voor drie doeleinden. 

• Type 1: pure commentaar: het toevoegen van extra commentaarregels aan elk type factuur: Om u de mogelijkheid te geven van vaste commentaar regels toe te voegen aan elke factuur, kan u hier per taal deze regels instellen. De lijst van commentaarregels is op te roepen bij het opmaken van elke factuur.
• Type 2: aanmaak globale factuurlijnen. Bij het opstellen van een globale factuur worden een aantal regels op uw factuur toegevoegd. Deze regels betreffen de totaliteit verhuur, varia, transport en eventueel de verkochte artikels. Om deze toe toevoegen, gebruik makend van uw termen, kan u hier de gewenste omschrijvingen toevoegen.
• Type 3: extra lijnen op de factuur. 

Afhankelijk van de berekeningswijze kunnen extra lijnen op uw factuur toegevoegd worden. Voorbeeld: het bedrag door dat de verhuring langer heeft plaats gevonden dan voorzien. 

2.5.18. Dagboeken

Vanaf versie 6.10 bevinden de dagboeken zich bij de magazijndefinitie, tab dagboeken. Zie 3.1.11.1.9 Dagboeken.

2.5.19. Investeringen

De codetabel met investeringscodes wordt enkel gebruikt als u Rent+ ook wenst te gebruiken voor het beheer van uw investeringsgoederen. In dit kader beheert u dan al uw aankopen via Rent+, beheert u uw afschrijvingstabellen ook in Rent+ en draagt u de aankoop- en verkoopinformatie over naar een boekhoudingpakket voor het verder beheer van uw passiva. Zo u denkt dat deze mogelijkheid ook voor u van toepassing kan zijn, neemt u best even contact op met CMS om deze module te bespreken. 

2.5.20. Mail categorieën contacten

Voor mailingdoeleinden kan u verschillende groepen aanmaken. Dit is bijkomend ten opzichte van de klantentypes en de interessegroepen.  Aan elk contact kan u dan een mailing categorie toekennen. Bij het opstellen van de mailing kan u extra selecties leggen op deze mail categorie. 

2.5.21. Klanttypes

Voor mailing of statistiek doeleinden kan u verschillende klant types aanmaken. Dit is bijkomend ten opzichte van de interessegroepen. Aan elke klant kan u een type toekennen. 

2.5.22. Prijscategorieën

Voor bepaalde sectoren heeft men niet voldoende aan één basisprijs per artikel. Afhankelijk van het type klant, of van het evenement wenst men een andere basisprijs toe te passen. Dit staat los van de periode en heeft echt betrekking op de basis verhuurprijs of de verkoopprijs. Rent+ kan werken met een onbeperkt aantal basisprijzen als u wenst. Deze zijn dus niet vast beperkt tot een vast aantal. U definieert hier een nieuwe categorie via een code en een omschrijving. Deze categorie komt dan automatisch mee ter beschikking bij het beheer van de artikels. (Onderdelen, producten, sets en varia). Deze categorie kan u dan ook koppelen aan een klant. Voor elke bon of factuur dat u dan opmaakt voor deze prijs categorie zal Rent+ deze prijzen gebruiken. Enkel als er voor een artikel deze categorie niet gedefinieerd is, zal Rent+ terugvallen op de basisprijs. 

2.5.23 Artikellabels

Deze tabel laat toe om eigen labels te definiëren die toepasbaar zijn op alle types artikelen

(onderdelen, producten, sets en varia).  Meerdere labels kunnen toegekend worden aan eenzelfde artikel.  Deze labels laten toe om zo de artikel op eigen gedefinieerde criteria te filteren.   

Deze condities zijn terug te vinden in de filter (F8) onder “Artikel labels” en kunnen standaard worden alle artikels gelabeld als “Standaard”.

Bij de gebruiker (zie menu, diensten, gebruikers) kunnen meerdere labels geactiveerd worden, waardoor de artikels standaard hierop gefilterd worden.   Deze automatische selectie kan bij het filteren manueel aangepast worden en dit zowel in de artikeloverzichten als in het zoekscherm van artikels. 

Voorbeeld van gebruik is bv. Om bepaalde artikels die deel uitmaken van een set als hulponderdeel of klein materiaal aan te duiden om het zo uit de zoeklijst te weren en deze overzichtelijk te houden.   Omdat het systeem open is, laat het de gebruiker toe dit naar wens in te stellen.  Maximaal kunnen er 9 labels toegekend worden aan een artikel. 

2.5.24 Competenties

Deze tabel definieert verschillende competenties om te gebruiken in de personeelsfiche. 

2.5 Option du menu « Tableaux de codes ».

Les tables de codes comportent tous les petits fichiers de configuration. Certains de ces fichiers de configuration jouent un rôle très important dans la définition des prix et les calculs effectués par RENT+. Une gestion bien pensée est une condition indispensable de bon fonctionnement.

Vous pouvez gérer vous-même ces tables à l’aide des boutons au bas de chaque écran. Le mode de gestion de ces tables est toujours la même.

La table la plus importante est la table des coefficients de périodes. Les autres tables expliquées sont celles des conditions de règlement, des monnaies, motifs de sortie de stock, des régimes de TVA, des codes analytiques, des assurances location et des commentaires. Les autres tables sont simples à gérer, brièvement évoquées et éventuellement accompagnées d'une explication.

2.5.1. Périodes utilisées pour le calcul des prix de location.

La table qui contient les coefficients de périodes est l’essence même de la définition des prix dans l’administration de la location.

2.5.1.1. Principe RENT+.

2.5.1.1.1. Coefficients de période

Chaque période de location doit apparaître dans cette table.

Chaque ligne de période contient les champs suivants : 

• Code: Numéro unique de la période à spécifier.
• J. Min.: Nombre de jours minimum à partir duquel ce coefficient est utilisé.
• J. Max.: Nombre de jours maximum jusqu’auquel ce coefficient est utilisé.
• Détails: Libellé associé à cette période affiché dans la liste des périodes du masque de saisie du bon.
• Les colonnes de 1 à 4 contiennent les coefficients multiplicateurs du prix de base de l’article permettant de calculer le prix de location des différentes gammes de matériels sur la période. La colonne de référence (1, 2, 3 ou 4) est spécifiée dans la fiche de définition de chaque article de location.
• Jours: Indication du nombre de jours ouvrables à retenir dans les statistiques pour chaque période. (ex : si vous ne prenez pas en compte les week-ends). Cette valeur est purement informative, sans influence sur la définition du prix.
• W: Week-end.: Désigne quel coefficient doit être utilisé pour une période correspondant au week-end dans le cas où vous souhaitez définir un tarif spécial week-end. Veillez à ne cocher qu'une seule ligne Week-End par grille de coefficient 

Voici quelques explications détaillées concernant ces informations :

Chaque article loué a un prix de base (généralement défini pour 1 jour). Ce prix de base celui de la fiche article ou celui rattaché à une ligne tarifaire. Il est multiplié par le coefficient de la colonne 1, 2, 3 ou 4. Vous décidez vous-même du coefficient à attribuer à l’article. Cela dépend du retour sur investissement que l’on souhaite attribuer à l’article. 

Chaque fois que vous louez l’article, les dates de début et de fin de location du bon définissent une période. Cette période est convertie en nombre de jours. RENT+ tiendra compte des exclusions éventuelles de jours (samedi, dimanche et jours fériés) dans le calcul du nombre de jours. Si vous avez défini que pour votre clientèle le dimanche ne devait pas être compté, il ne sera pas comptabilisé dans le nombre de jours. . Le nombre de jours calculé est recherché dans la grille de coefficients. Pour être certain de le trouver, on s'assurera que les périodes définies sont consécutives. En d’autres termes, le nombre de jours maximum d'une période doit correspondre au nombre de jours minimum – 1 de la période suivante.

Le prix de base est ensuite multiplié par le coefficient que l’on retrouve dans cette ligne.

Cette manière de travailler est flexible et permet de fixer tous les prix ou presque. En effet, vous n’êtes plus limité à un certain nombre de périodes. Vous décidez vous-même de la longueur de cette liste. Il est alors très simple d’ajouter des périodes supplémentaires. Travailler avec un coefficient multiplicateur différent pour chaque jour, peut alourdir la gestion de ces coefficients. Le nombre moyen de périodes sur une année est de 22, pour les installations qui ont été exécutées entre 1995 et 2003. Cependant, nombre de sociétés utilisent un coefficient différent pour chaque jour.      

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2.5.1.1.2. Grilles de coefficients

Vous pouvez créer plusieurs grilles de coefficients par l'option "Grilles de coefficients" du menu Services / Tableaux de codes

Exemple : 

1. Location comptoir
2. Prestations
3. Longue durée

Cet exemple illustre le cas de tarifs différents par activité.

Vous pouvez également envisager des grilles de coefficients dont l'utilisation est temporaire ou exceptionnelle, par exemple ‘d’ici la fin de l’année’ ou ‘avant le Carnaval’. Chaque client est rattaché à une grille de coefficients préférentielle qui sera proposée à la création de tout nouveau bon pour ce client. Il est cependant possible de changer la grille de coefficients pour chaque bon en cas de besoin. 

2.5.1.1.3. Lignes tarifaires.

Si un seul prix de base ne suffit pas pour certaines entités, vous avez la possibilité de définir des lignes tarifaires et y rattacher plusieurs prix de location et/ou de vente pour une même entité. La ligne tarifaire est prédéfinie dans la fiche client et peut être adapté pour chaque bon ou chaque facture. Le principe de coefficient multiplicateur dépendant de la période reste applicable aux prix de location définis dans les différentes lignes tarifaires.

Quand une ligne tarifaire est spécifiée dans un bon, le prix de base de la fiche entité sera utilisé si l'entité n'a pas de prix défini pour cette ligne tarifaire.

2.5.1.1.4. Autres modes de calcul

Le principe précédent est le principe de détermination de prix standard disponible pour tous. 

Il existe deux autres méthodes pour calculer le prix unitaire de location pour la période: 

• Le coefficient est utilisé comme un pourcentage du prix d'achat défini dans la fiche entité.
• Le coefficient est utilisé comme un pourcentage du prix de vente défini dans la fiche entité, 

 2.5.2 Conditions de règlement.

Les conditions de règlement correspondent au nombre de jours qui doit être additionné à la date de facture pour obtenir la date d’échéance de la facture. Chaque client est associé à l'une de ces conditions de règlement.

La liste des conditions de règlement est commune à toutes les sociétés en contexte multi-sociétés. Les ajouts ou modification de conditions de règlement devront donc être effectuées ici.

En complément, chaque société a la possibilité de spécifier dans l'onglet "Conditions de règlement" de la fiche société les informations à transmettre à son logiciel comptable si celui-ci le nécessite.

Chaque société peut spécifier la condition de règlement qui devra être utilisée pour la création d'un nouveau client. (Voir l'onglet "Comptabilité" de la fiche société).

Le code de règlement doit être unique. Il est volontairement modifiable pour permettre une correction par l'utilisateur et éviter un travail fastidieux en cas de suppression accidentelle.

Depuis la version 6.42, une condition de règlement se compose de 3 paramètres :

• Le terme de paiement est le nombre de jours additionné à la date de facture.
• Le sélecteur Net (N)/ Fin de mois (E). 
• Le nombre de jours à additionner après la fin de mois (ou jour de tombée). Ce paramètre est uniquement utilisé si le sélecteur est positionné sur "Fin de mois".  L’addition du nombre de jours s’applique après calcul de la fin du mois

Exemples : 

Pour définir une condition de règlement à 30 jours fin de mois le 10, terme vaudra 30, le sélecteur, "E" et le jour de tombée 10

Le délai de paiement 45 jours fin de mois, très utilisé depuis l’entrée en vigueur de la Loi de Modernisation de l'Economieen janvier 2009 (LME), peut être calculé de deux manières différentes : 

date de facture + 45 jours + fin du mois, Dans ce cas "Terme" vaudra 45, le sélecteur "E" et le jour de tombée 0 date de facture + fin du mois + 45 jours. Dans ce cas, "Terme" vaudra 0, le sélecteur "E" et le jour de tombée 45

2.5.3 Remise de volume

Les pourcentages de remise définis dans cette table sont appliqués automatiquement au montant total du loyer de chaque contrat.

A noter qu'un montant de remise négatif permettra de comptabiliser un supplément basé sur un pourcentage du montant total du loyer.

2.5.4 Secteur d'activités

Pour chaque client, vous pouvez définir quatre catégories de secteurs d'activités. Vous spécifiez ici les diverses catégories disponibles qui serviront uniquement aux fins de mailing.

2.5.5 Les codes postaux.

Le fichier des codes postaux dépend du pays défini dans la configuration, déjà complété ou encore vierge. RENT+ suppose que tous les codes postaux du pays identique à celui de la configuration sont effectivement aussi mis à jour depuis ce tableau. Vous pouvez librement ajouter ou modifier les codes postaux. Partout où des codes postaux doivent être saisis, RENT+ vous proposera d'ajouter à la liste, les codes postaux non trouvés dans la liste.

Dans la partie droite du tableau, il est possible de noter la distance en km séparant la ville de chaque magasin. Cette distance sera ajoutée dans l'onglet transport du bon après saisie de l'adresse de livraison.

Nota : Agrandir un peu cet écran pour faciliter la saisie des distances.

2.5.6 Les pays.

Tableau des différents pays utilisés dans les champs d’adresse. Les codes de la troisième colonne seront utilisés comme préfixes de TVA dans la fiche client. Les pays seront également utilisés dans la fiche n° de série pour définir le pays d'origine du matériel.

2.5.7 Les langues.

Tableau des différentes langues qui peuvent être utilisées par les clients et les interlocuteurs. Attention : dans le cas où vous souhaiteriez définir une langue, il convient d'adapter vos masques d'impression en collaboration avec C.M.S. ou votre distributeur RENT+.

2.5.8 Monnaies.

Table des monnaies utilisables avec le taux de change en cours. Il n’est pas prévu de pouvoir créer plusieurs taux de change avec des dates différentes pour une même monnaie.  

La monnaie de référence est définie dans la configuration générale. Les taux de changes sont exprimés par rapport à la monnaie de référence. . Depuis 2002 l’unité monétaire joue un rôle moins important. RENT+ est maintenant livré en standard avec l’Euro comme monnaie de référence.

• Monn. : Trigramme normalisé ISO de définition de la devise.
• Description : Nom de la devise en langage naturel.
• Unité : Facteur multiplicateur utilisé pour pondérer le cours de la monnaie.
• Cours : Taux de change de la monnaie par rapport à la monnaie de référence définie dans la configuration..     Date de valeur du cours défini

Les monnaies sont également utilisables dans les magasins, les clients, les fournisseurs, les bons, les factures, les bons logistiques et les fiches n° de série.

2.5.9 Niveaux des clients et des contacts.

Vous pouvez définir une échelle d'importance pour répartir vos clients et vos contacts. Il ne s’agit pas des types de client, mais plutôt de l’importance que vous accordez au client ou au contact. Ces informations peuvent être utilisées dans les critères de sélection de mailing ou à des fins statistiques.

2.5.10 Classifications de bons

Vous pouvez attribuer une classification à chaque bon de location à des fins statistiques. L’extension statistique vous permet de consulter les différents chiffres d’affaires réalisés par classification de bon.

2.5.11 Codes de réparations

Les codes de réparation permettent de définir les montants à facturer en cas de dégats constatés au retour du matériel. Vous pouvez décrire les réparations applicables à chaque groupe, le prix par défaut à utiliser ainsi que les libellés en plusieurs langues. Vous pourrez enregistrer des dégats utilisant ces codes réparation lors du traitement du retour ou en effectuant les tests sur les articles de la liste d’attente. Les dégâts s’appliquent uniquement aux articles sérialisés. La mention de dégât devra identifier un matériel précis, ce qui ne saurait se faire sans son numéro de série. Les dégâts sont ajoutés au bon de retour, avec le prix standard.

Dans ce cas également, vous obtiendrez davantage de possibilités en matière d’informations disponibles si vous travaillez de façon structurée.

2.5.12 Régimes de TVA

On définira ici les différents régimes de TVA communs à toutes les sociétés (en contexte multi-sociétés). En complément, chaque société pourra associer les informations à transmettre au logiciel de comptabilité si nécessaire. 

Les régimes de TVA définis ici sont utilisés à plusieurs endroits dans RENT+

Dans l'onglet "Société" de la fiche client / fournisseur : Chaque société sélectionne le régime de TVA à appliquer par défaut à ce client / ce fournisseur lors de la création des bons, des factures, des commandes fournisseur

Dans chaque bon : L'utilisateur a la possibilité de modifier le régime TVA hérité de la fiche client à la création du bon.

Dans chaque facture : L'utilisateur a la possibilité de modifier le régime de TVA hérité du bon ou de la fiche client en cas de création de facture directe.

Informations obligatoires : 

• Code de TVA: Code à usage interne
• Détails: Description du régime de TVA.
• TVA xxx: Faut-il facturer de la TVA ou pas?
• N° nécessaire: Le N° de TVA doit-il être connu pour répondre aux exigences du régime?

2.5.13 Motifs de sortie de stock

Cette liste permet de structurer les motifs de mouvements de stocks de vos matériels. Elle permet de motiver les raisons d’entrée en stock et de déstockage des articles au cours des différentes manipulations. (Cela vous permettra de demander ultérieurement, au système et ce de façon structurée, l'origine des mouvements de stock (volé, perdu ou vendu…). Ces données seront disponibles à lors des déstockages au retour, mise hors service après réparations, facturation d'un article de location ou saisie manuelle d’un mouvement de stock.

2.5.14 Assurances de location

RENT+ peut appliquer une assurance de location à chaque contrat. 

Pour chaque article de location, vous pouvez spécifier  si une assurance de location est applicable ou non. 

Pour chaque client, vous pouvez préciser si une assurance de location doit être calculée ou non sur ses bons, ses factures. 

Dans la table des assurances de location, vous fixez les pourcentages ou les montants d'assurance applicables en fonction du montant total de la location. En fonction du paramètre de configuration « CalculateInsurance », le calcul de l'assurance sera effectué sur le montant brut (non remisé) ou sur le montant net des articles de location soumis à facturation d'assurance. Vous pouvez utiliser différents pourcentages ou différent forfaits d’assurance si vous comptez appliquer une certaine dégressivité, selon le montant de location du contrat. Attention : l'assurance n’est pas ajoutée à votre contrat sous la forme d’un article. Il s’agit d’un calcul automatique affiché dans l'onglet "Financier" du bon. Le montant l'assurance de location est toujours proposé. Vous aurez la possibilité de débrayer le calcul d'assurance en décochant le champ "calcul d'assurance" dans l'onglet "Financier" de chaque bon. A partir de ce moment, vous pourrez également modifier le montant de l'assurance facturée sur ce bon. 

Si vous souhaitez facturer un montant forfaitaire d'assurance, laissez le pourcentage à 0 et saisissez le montant de l'assurance à facturer dans le dernier champ. Notez que les deux mécanismes s'excluent. Le montant d'assurance qui sera facturé peut ne pas être exact si vous remplissez à la fois un montant et un pourcentage d'assurance pour une même tranche de montants de location.

2.5.15 Commentaires de facture

Ces lignes de commentaires servent trois buts :

• Type 1 : Commentaire simple : Ajout de lignes supplémentaires de commentaires à chaque type de facture. Pour vous donner la possibilité d’ajouter des lignes de commentaires fixe à chaque facture, vous pouvez définir ces lignes par langue. La liste des lignes de commentaires peut être appelée au moment de la création de la facture.
• Type 2 : Création de lignes de facturation globales. Au moment de la création de la facture les lignes supplémentaires sont ajoutées. Ces lignes portent sur la totalité de la location, les services, le transport, l'assurance de location et éventuellement les articles vendus. Vous pouvez adapter ici les libellés à votre propre usage. 
• Type 3 : Lignes supplémentaires sur la facture. Il est possible d’ajouter des lignes supplémentaires en fonction du mode de calcul. Par exemple : le montant occasionné par une durée de location plus longue que prévue.

2.5.16 Familles d'immobilisation

La table des familles d'immobilisation sera utilisée uniquement si vous souhaitez gérer vos immobilisations avec RENT+. Cela implique de remplir également les autres données d'immobilisation lors de l'achat de vos matériels. Les calculs d'amortissement seront effectués par un logiciel de gestion d'immobilisation à partir des données de RENT+. Si vous êtes intéressés par ce mode de fonctionnement, prenez contact avec CMS pour discuter de cette fonctionnalité.

2.5.17 Critères de mailing des contacts

Vous pouvez créer différents critères de mailing (Ex : Vœux de fin d'année, nouveaux produits à la location…) Ces critères s'ajoutent aux types de clients et aux secteurs d'activités. Vous pouvez rattacher chaque contact à 4 critères de mailing au maximum. Ces critères peuvent être sélectionnés lors de la préparation de vos envois de mailing 

2.5.18 Types de clients

Les types de clients peuvent être utilisés tant pour le mailing que pour les statistiques. Ce critère vient compléter les secteurs d'activités. Chaque client peut être rattaché à un type de client prédéfini.

2.5.19 Lignes tarifaires. 

Dans certains cas, il est nécessaire de définir plus d'un prix de base pour certaines entités. Ces prix spécifiques concernent certains clients (marchés pluriannuels, prix négociés) ou certains événements. Ces prix spécifiques –de location et de vente - sont indépendants du coefficient qui sera appliqué en fonction de la période. RENT+ vous permet de rattacher une entité à autant de lignes tarifaire que nécessaire, sans aucune limite. Une ligne tarifaire est sélectionnable dans l'onglet "Prix spécifiques" des différentes entités - Articles, Produits, Sets et Services - après définition de son code et de son libellé.

Si un client est rattaché à une ligne tarifaire, RENT+ utilisera celle-ci pour chaque nouveau bon et chaque nouvelle facture de ce client. 

RENT+ utilisera le prix principal de la fiche entité si aucun prix n'a été défini pour la ligne tarifaire spécifiée. Il n'est donc en aucun cas nécessaire de redéfinir les prix de toutes les entités pour chaque ligne tarifaire.

2.5.20 Etiquettes articles

Cette table permet de définir des critères de filtrages combinables et modulables par utilisateur utilisable par chaque entité de RENT+ (Article, produit, set ou article divers).

Il est possible de définir au maximum 16 étiquettes différentes.

Les étiquettes définies ici pourront être utilisées comme critères de filtrage dans chaque fiche entité. Une même entité peut être rattachée à un ou plusieurs critères.

Dans chaque fiche utilisateur (voir Menu Services/utilisateurs), on pourra sélectionner quels critères de filtrages devront être appliqués par défaut pour cet utilisateur. Ces critères seront appliqués par défaut dans chaque liste faisant référence aux entités. L’utilisateur a la possibilité de changer temporairement ces critères en cours de travail par la fonction de filtrage (touche <F8>)

2.5.21 Compétences

Cette table permet de définir des compétences personnelles sélectionnables pour chaque salarié.

2.6. Locaties en evenementen

2.6.1 Definitie

Locaties worden gebruikt in bonnen en in dossiers. Deze categorie groepeert twee types :

• Locatie: leveringsadres dat frequent gebruikt wordt
• Evenement : een evenement of beurs met een begin- en einddatum.  

Beiden types hebben een deel informatie gemeen, sommige zijn enkel op een evenement van toepassing. 

2.6.2 Beheer van locaties

Dit gebeurt vanuit het menu diensten, locaties...

2.6.2.1 Editeren van een locatie en evenement

• Key: sleutel of code van de locatie
• Verantw.: Initialen van de verantwoordelijke Rent+ gebruiker voor deze locatie of evenement.
• Naam: Plaatsnaam
• Omschrijving: Deze omschrijving van de locatie wordt voor transport gebruikt op een bon
• Adres: Volledig adres
• Evenement: Activeert locatie als evenement of beurs
• Traject (km): Afstand in km tussen magazijn en locatie. Kan zowel manueel ingegeven worden als berekend volgens de gedefinieerde afstand per postcode. De afstand wordt gebruikt bij het berekenen van de transportkost voor de varia artikels van type transport gespecifieerd bij deze locatie.

Specifieke gegevens voor een evenement :

• Begin- en einddatum van een evenement.  Datums voor opbouw en afbraak.
• Historiek: Geeft aan dat het evenement gearchiveerd is.  Een evenement staat gearchiveerd van zodra het op geen enkele actieve bon nog gebruikt wordt. Een evenement komt terug actief als het opnieuw op een bon gebruikt wordt.  Een gewone locatie staat nooit geactiveerd. Gearchiveerde en actieve locaties kunnen gefilterd worden in de filterconditie.
• Deze parameter finaliseert de berekening van de geschatte kosten voor dit evenement. Hiermee wordt ook het editeren van de geschatte en finale kosten in het tabblad kosten geregeld.
• Geschatte omzet: Schatting van de omzet voor dit evenement
• Geschatte kost: Som van de geschatte kosten in het tabblad kosten
• Totaal van de kosten van alle bonnen (actief en historiek) gekoppeld aan dit evenement. Offertes, opties en geannuleerde bonnen niet meegerekend.
• Gefactureerde omzet: Som excl. BTW van alle facturen en creditnota’s gekoppeld aan dit evenement.
• Som van de effectieve kosten uit het tabblad kosten na finalisatie van het evenement.

2.6 Lieux d'événements

2.6.1 Définition

Le terme ‘ lieu d'événement ’ est à considérer au sens le plus large du terme. Si aucune date d’évènement n’est définie, c’est simplement un lieu où l'on doit livrer régulièrement ou une adresse fréquemment utilisée pour les transports. Si la case "Evènement" est cochée, c’est alors un événement ou un salon avec des dates délimitées dans le temps.

2.6.2 Gestion des lieux d'événements

La gestion des lieux d'événement sera faite depuis le menu Services / Lieu d''événements. Cette liste permet d'ajouter, modifier et supprimer des lieux.

Les lieux d’événement peuvent être associés aux dossiers et aux bons.

2.6.2.1 Ajout d'un lieu

La fiche lieu d'événement comporte les champs suivants : 

• Clé: Clé du lieu
• Resp: Initiales de l'utilisateur RENT+ responsable de l'événement.
• Nom: Nom de la fiche lieu
• Description: Description du lieu utilisée dans l'onglet transport du bon.
• Adresse: Adresse complète avec n° de téléphone et de fax.
• Contact: Nom, prénom, N° de mobile et adresse courriel du responsable du lieu.
• Site web: Site web du lieu.
• URL: Vous pouvez spécifier un lien vers un fichier, un répertoire de votre réseau ou une adresse web (par exemple les plans d'accès, le plan du lieu, etc…)
• Evénement: Cette case à cocher permet de spécifier que ce lieu est un salon ou un événement. Les 4 champs dates disponibles dans la fiche lieu seront recopiés dans les bons associés à ce lieu.

2.6.2.2 Aperçu d’une fiche lieu d’événement

L'aperçu des fiches lieu d’événement permet d’envoyer un mail, d'accéder au site web et au lien URL défini dans la fiche lieu. 

2.6.3 Différence entre un lieu d’événement et un évènement (ou un salon)

La case à cocher “Evenement” permet de transformer un lieu d’événement en évènement à part entière.

En cochant cette case, vous avez la possibilité de définir les dates d’exploitation ainsi que les dates de montage et de démontage de l’événement. 

Ces dates seront automatiquement reportées dans le bon lors de l’association de l’événement au bon. (voir section 3.2.2.2.04. Gestion des données de transport)

Vous conservez toutefois la possibilité de modifier les dates du bon après association de l’événement au bon

2.7. De PC configuratie

Normaal wordt één PC aangeduid als ‘Master’ PC in een netwerkconfiguratie. Het is deze PC die steeds moet blijven aanstaan met het programma actief om te zorgen dat tijdens de nacht een aantal routines kunnen werken. Deze routines staan garant om de nodige lijsten voor de werking van de volgende dag te kunnen bieden en om de statistische informatie voor te bereiden. Wat er precies gebeurt tijdens deze routines vindt u terug op 4.3.

Na het uitvoeren van de routines, meldt Rent+ zich automatisch af van de databank, waardoor een back-up van de gegevens kan uitgevoerd worden door uw back-up software.

2.7. La configuration du PC.

Normalement, un seul poste de travail est désigné comme ‘Master’ dans la configuration du réseau. Ce poste doit toujours rester branché, le programme ouvert, pour que les différentes tâches des routines puissent s'exécuter pendant la nuit. Ces routines garantissent l'actualité des listes nécessaires au fonctionnement du travail du lendemain et à la mise à jour des données statistiques. Pour savoir en quoi consistent précisément ces routines, référez-vous au point 4.3.

Après l’exécution des routines, RENT+ termine automatiquement sa session ‘base de données’, ce qui permet à votre logiciel de sauvegarde de réaliser une copie de sauvegarde des données.

2.8. Andere front-ends voor het Rent+ gebruik

Rent+ biedt u voor specifieke doeleinden zoals web toepassingen, CRM of mobiele toepassingen ook web services aan. Als u de nood heeft aan andere gebruikersinterface voor het beheer van bonnen of voor het berekenen van de beschikbaarheid, neem dan contact op met CMS  om de mogelijkheden te bespreken.  Op basis van een module ‘Web services Rent+’ kunnen immers verschillende front-ends ter beschikking gesteld worden. 

2.8.1. Een kort overzicht van de beschikbare functies:

Deze functies vallen uiteen in vijf categorieën : 

• Informatie betreffende artikels, producten, sets en diensten via een website
• Beheer klanten en contactpersonen 
• Opmaken prijsberekeningen inclusief beschikbaarheid en offertes, mogelijkheid tot import van bestellingen in Rent+ 
• Overzicht lopende contracten
• Informatie betreffende personeel en geplande taken

Deze functies laten toe om websites te beheren die zonder enige vorm van complexe logica in staat zijn om dezelfde prijs- en beschikbaarheidberekeningen te voeren zoals Rent+. U kan dus de eindgebruikers de mogelijkheid bieden om hun eigen Rent+ bonnen op te stellen via een website.

2.8 Autres interfaces utilisateurs utilisables pour RENT+.

RENT+ a la possibilité de s'adapter à des applications spécifiques telles que les applications web, les logiciels de gestion de la relation client (CRM) ou mobiles utilisant les services web ainsi que les interfaces PDA . Appelez CMS pour discuter des possibilités proposées si vous envisagez de mettre en place d'autres interfaces utilisateurs pour la gestion de vos affaires ou le calcul de vos disponibilités. 

Linterface RENT+ Services Web met à disposition différentes d'interfaces avec le logiciel RENT+

2.8.1. Aperçu des fonctions disponibles

Ces fonctions se répartissent en 7 catégories

• Interrogations sur les entités de la base article de RENT+ (Articles, produits, sets et services)
• Interrogation de clients et des contacts de RENT+
• Évaluation des prix et des disponibilités incluant les remises spécifiques des clients en vue d'importer les demandes rédigées sur le site web dans RENT+
• Informations sur les affaires en cours et en historique
• Informations sur les salariés et les tâches planifiées dans le planning personnel de RENT+
• Informations sur les factures et les avoirs
• Informations sur les n° de série

Ces fonctions sont particulièrement efficaces pour mettre en œuvre des sites web dynamiques en apportant les mêmes possibilités de calcul de prix et de disponibilité que dans RENT+. Vous pouvez donc donner la possibilité aux utilisateurs finaux de rédiger leurs propres demandes RENT+ intégrées à l'interface de votre site web.

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